公司合同管理暂行办法

公司合同管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.审慎签约原则在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面审查，确保合同条款合法、合理、明确，避免签订显失公平或存在重大风险的合同。3.全面履行原则合同签订后，各方应严格按照合同约定履行义务，确保合同目的实现。如遇特殊情况需要变更或解除合同，应按照法定程序进行，并承担相应的法律责任。4.归口管理原则公司合同实行归口管理，由法务部门负责合同的法律审查，业务部门负责合同的谈判、起草、履行等具体工作，财务部门负责合同的付款审核，其他相关部门按照职责分工协同做好合同管理工作。二、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据公司经营计划和业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并附上相关背景资料和可行性分析报告。2.合同立项申请经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导应从业务合理性、风险可控性等方面进行审查，签署审批意见。（二）合同起草1.合同立项批准后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务，避免模糊不清或歧义条款。2.对于格式合同或常用合同文本，业务部门应优先选用公司统一制定的模板，并根据具体情况进行必要的修改和补充。对于特殊合同或重大合同，业务部门可委托律师或专业机构起草。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交法务部门进行法律审查。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性、严密性等方面，对合同条款提出修改意见和风险提示。2.法务部门审查通过后，合同文本应依次提交财务部门、其他相关部门进行审核。财务部门主要审核合同的付款方式、付款期限、资金来源等财务条款；其他相关部门根据各自职责对合同涉及的专业内容进行审核。3.各审核部门应在[规定时间]内完成审核工作，并签署审核意见。如审核部门提出修改意见，业务部门应根据意见对合同文本进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责人与合同对方当事人进行谈判，达成一致意见后，签订合同。合同签字人应具备相应的授权，签字盖章应齐全、清晰。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门及其他相关部门备案。备案的合同副本应与原件一致，如有修改或补充，应同时提供修改后的合同文本。三、合同的履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等，并将履行计划报分管领导审批。2.履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、按质、按量履行。如遇特殊情况需要调整履行计划，业务部门应及时向分管领导报告，并说明调整的原因和影响，经批准后实施。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划对合同的履行情况进行跟踪，及时掌握合同对方的履行进度和质量，发现问题及时解决。2.法务部门应对合同履行过程进行法律监督，对可能出现的法律风险提出预警和防范措施。财务部门应按照合同约定对付款情况进行审核和监督，确保资金安全。3.合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为，业务部门应及时收集相关证据，采取有效措施追究对方的违约责任，并向分管领导报告。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容，业务部门应及时与合同对方协商，达成一致意见后签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因合同对方违约或其他原因需要解除合同，业务部门应按照合同约定或法律法规规定的程序进行，并及时通知法务部门、财务部门等相关部门。解除合同应签订书面协议，明确双方的权利义务和违约责任。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知各相关部门，并对合同履行情况进行总结和评估，分析原因，总结经验教训，提出改进措施。四、合同的归档与保管（一）归档范围公司签订的各类合同及相关文件资料，包括合同文本、合同立项申请表、合同审核意见、履行计划、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等，均应进行归档。（二）归档要求1.合同归档应遵循及时、完整、准确的原则，确保归档资料的真实性、完整性和有效性。2.业务部门应在合同履行完毕或终止后[规定时间]内，将合同及相关文件资料整理成册，移交公司档案室统一保管。档案室应按照档案管理规定对合同档案进行分类、编号、装订、上架，并建立电子档案目录，便于查询和利用。3.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。档案室应配备必要的保管设施，确保档案安全。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.因特殊情况需要借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、分管领导批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定时间]，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损，按时归还档案。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在合同签订和履行过程中，应加强与合同对方的沟通协调，及时了解对方的需求和意见，避免因误解或沟通不畅引发纠纷。2.法务部门应定期对公司合同管理情况进行检查和分析，针对存在的问题提出改进建议，防范合同纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出初步解决方案，并向分管领导报告。2.分管领导应组织法务部门、业务部门等相关人员对纠纷进行研究，制定具体的处理方案。处理方案应根据纠纷的性质、程度、影响等因素，综合考虑采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。3.如需通过仲裁或诉讼方式解决纠纷，法务部门应及时委托律师代理，并按照法律程序进行操作。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持。（三）纠纷总结与改进1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时对纠纷处理情况进行总结，分析纠纷产生的原因，总结经验教训，提出改进措施，并形成书面报告报分管领导。2.公司应根据合同纠纷总结报告，对合同管理制度和流程进行完善，加强对合同签订、履行等环节的管理，提高合同管理水平，防范类似纠纷的再次发生。六、监督与考核（一）监督检查1.法务部门负责对公司合同管理情况进行定期监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、归档等环节的合规性、完整性、准确性等方面。2.监督检查可采取查阅合同档案、实地走访、问卷调查、听取汇报等方式进行。对于检查中发现的问题，法务部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量、履行情况、纠纷处理情况、档案管理情况等方面。2.考核评价结果作为部门和个人绩效考核的重要依据。