正荣基金会合同管理办法

正荣基金会合同管理办法一、总则（一）目的为加强正荣基金会合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，保障基金会合法权益，根据相关法律法规及行业标准，结合基金会实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于正荣基金会与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于捐赠协议、合作协议、服务合同、采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动应符合国家法律法规及相关政策要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和第三方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.综合管理部门负责制定、修订合同管理制度，并组织实施。负责合同模板的制定、审核和更新。负责合同签订、履行、变更、终止等环节的统筹协调和监督管理。负责合同档案的整理、归档和保管。2.业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作。负责对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查和审核。负责向综合管理部门提交合同签订、履行等相关资料。3.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查。参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。负责处理合同纠纷，维护基金会合法权益。二、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，具备合同的主要条款，包括但不限于合同双方的名称、地址、联系方式，合同标的，数量、质量、价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、容易引起争议的表述。（二）合同的审核1.业务部门起草的合同文本应提交综合管理部门进行形式审核，审核内容包括合同格式是否规范、条款是否齐全、表述是否清晰等。2.综合管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行合法性审核。法务部门应重点审查合同是否符合法律法规的规定，合同条款是否公平合理，是否存在法律风险等，并出具法律审核意见。3.业务部门应根据综合管理部门和法务部门的审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同合法合规、风险可控。（三）合同的审批1.合同经审核通过后，业务部门应按照基金会的审批流程提交审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保合同审批的规范、高效。2.审批人员应认真审查合同内容，对合同的必要性、可行性、合法性、风险等进行综合评估，并签署审批意见。3.未经审批或审批未通过的合同不得签订。（四）合同的签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同相对方签订合同。签订合同应使用基金会统一的合同专用章，并严格按照合同审批意见填写合同内容。2.合同签订过程中，应确保合同双方的签字（盖章）真实、有效，合同份数应符合规定要求。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交综合管理部门和法务部门备案。三、合同的履行（一）履行计划1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，确保合同能够按时、按质、按量履行。2.履行计划应提交综合管理部门备案，综合管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查。（二）履行跟踪1.业务部门应指定专人负责合同履行的跟踪工作，及时掌握合同履行进展情况，发现问题及时协调解决。2.合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应按照合同变更的相关规定办理变更手续，并及时通知合同相对方。3.综合管理部门应定期对合同履行情况进行统计分析，及时发现合同履行中的风险点，并向相关部门提出预警和建议。（三）验收结算1.合同履行完毕后，业务部门应按照合同约定组织验收工作。验收合格后，业务部门应及时办理结算手续，并提交相关结算资料。2.财务部门应根据合同约定和结算资料进行审核结算，确保结算金额准确无误。3.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告综合管理部门和法务部门，共同研究解决方案，维护基金会合法权益。四、合同的变更与终止（一）变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知综合管理部门和法务部门备案。（二）终止1.合同期满、双方协商一致、一方违约或因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，合同可以终止。2.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，并办理结算、交接等手续。3.综合管理部门应将合同终止情况进行记录，并对合同档案进行整理归档。五、合同的风险管理（一）风险识别1.综合管理部门、业务部门和法务部门应定期对合同进行风险排查，识别合同签订、履行、变更、终止等环节可能存在的风险点。2.风险识别应重点关注合同主体资格、合同条款、履行能力、违约责任、争议解决方式等方面的风险。（二）风险评估1.对识别出的合同风险，应进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性分析和定量分析相结合的方法，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于重大合同风险，应组织专题会议进行研究讨论，制定切实可行的应对方案，并报基金会领导审批。六、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、审批文件、履行记录等相关资料收集齐全，并移交综合管理部门。2.综合管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.综合管理部门应对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类归档。2.合同档案应编制目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放地点应安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规及基金会相关规定执行，期满后如需销毁，应按照规定程序进行审批和销毁。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.查阅合同档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。如需复制合同档案资料，应经综合管理部门负责人批准，并办理相关手续。七、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门应定期对合同管理情况进行内部监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.内部监督检查可以采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.基金会应定期聘请外部审计机构对合同管理