招标备案管理办法试行

招标备案管理办法试行一、总则（一）目的为了加强公司/组织招标活动的规范管理，确保招标过程合法、合规、公正、透明，提高招标质量和效益，保护公司/组织及相关方的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各类项目的招标活动，包括但不限于工程建设、货物采购、服务外包等项目，涉及金额达到公司/组织规定的招标限额标准的情况。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规，确保各项程序和操作符合法律要求。2.公正性原则：招标过程应公平对待所有潜在投标人，不偏袒任何一方，保证竞争环境的公平性。3.公开性原则：招标信息应全面、及时、准确地公开，接受公司/组织内部及相关部门的监督。4.择优性原则：通过合理的评标标准和方法，选择最符合项目需求、性价比最高的中标人。二、招标备案管理职责（一）招标管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织招标管理制度、流程和标准文件。2.审核招标项目的必要性、可行性及招标方式的合理性。3.组织招标项目的实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。4.建立和管理招标项目档案，保存相关文件和资料。5.协调处理招标过程中的争议和投诉。（二）项目需求部门职责1.提出招标项目的需求，明确项目的技术规格、质量要求、服务标准等关键内容。2.协助招标管理部门编制招标文件，提供必要的技术支持和资料。3.参与开标、评标等环节，对投标文件进行评审并提出意见。4.负责与中标人签订合同，并跟踪合同执行情况。（三）法务部门职责1.对招标活动的合法性进行审查，提供法律意见和建议。2.协助处理招标过程中的法律纠纷和风险防范。3.审核招标文件、合同等法律文件，确保其符合法律法规要求。（四）财务部门职责1.参与招标项目预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责对招标项目的资金安排和支付进行监督管理。3.协助评估投标报价的合理性，参与评标过程中的商务评审。三、招标备案流程（一）招标申请1.项目需求部门根据项目实施计划和要求，填写《招标申请表》，详细说明招标项目的名称、内容、预算金额、招标方式、时间要求等信息。2.提交申请时，应附上项目立项批复、可行性研究报告、技术规格书等相关资料。3.《招标申请表》经部门负责人签字确认后，报招标管理部门。（二）招标审批1.招标管理部门收到《招标申请表》后，对项目需求的合理性、招标方式的合规性等进行初审。2.初审通过后，将申请表及相关资料提交法务部门进行合法性审查，提交财务部门进行预算审核。3.法务部门和财务部门分别出具审查意见后，报公司/组织主管领导审批。主管领导根据审查意见做出是否同意招标的决定。（三）招标文件编制1.经批准同意招标后，招标管理部门组织项目需求部门及相关专业人员编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等主要内容。3.招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等关键信息，确保投标人能够准确理解项目需求。4.招标文件编制完成后，经招标管理部门负责人审核，报法务部门进行合法性审查，确保文件内容符合法律法规要求。（四）招标公告发布1.根据招标项目的性质和特点，选择合适的媒介发布招标公告。招标公告应在公司/组织内部网站、相关行业媒体等平台同步发布。2.招标公告应包括招标项目的基本信息、招标人及联系方式、招标范围、资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.招标公告发布后，应及时关注潜在投标人的报名情况，对报名的投标人进行资格预审。（五）资格预审（如有）1.对于需要进行资格预审的招标项目，招标管理部门根据招标文件规定的资格条件，对潜在投标人提交的资格预审申请文件进行审查。2.资格预审内容包括投标人的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。3.通过资格预审的潜在投标人数量应符合招标文件规定的要求，一般不少于三家。如通过资格预审的投标人不足三家，应重新发布招标公告或采取其他方式进行招标。（六）招标文件发售1.向通过资格预审（如有）的潜在投标人发售招标文件。招标文件售价应合理，不得过高。2.发售招标文件时，应向投标人提供招标文件的书面文本，并告知其获取招标文件的相关注意事项。3.对投标人提出的关于招标文件的疑问，招标管理部门应及时进行解答，并以书面形式通知所有潜在投标人。（七）投标文件接收与开标1.投标人应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。招标管理部门负责接收投标文件，并进行登记和编号。2.在投标截止时间后送达的投标文件，招标人应予以拒收。3.开标时间应与投标截止时间一致，开标地点应符合招标文件规定。开标由招标管理部门主持，邀请所有投标人代表参加。4.开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标保证金等主要内容，并记录在案。（八）评标1.开标结束后，按照招标文件规定的评标办法，组建评标委员会进行评标。评标委员会由公司/组织内部相关专业人员及外部专家组成，成员人数应为五人以上单数。2.评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立、客观、公正地对投标文件进行评审。评审内容包括商务部分、技术部分和价格部分。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会根据评标标准和方法，对各投标人的投标文件进行综合评审，推荐中标候选人。中标候选人一般为三名，排名第一的为第一中标候选人。（九）中标公示1.评标结束后，招标管理部门应将中标候选人名单在公司/组织内部网站及相关媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，接受公司/组织内部及社会公众的监督。如对中标候选人有异议，应在公示期内向招标管理部门提出书面质疑。3.招标管理部门对质疑内容进行调查核实，如发现中标候选人存在问题，应取消其中标资格，并按照评标委员会推荐的顺序依次确定其他中标候选人为中标人。（十）合同签订1.公示期满无异议后，招标人向第一中标候选人发出中标通知书，并同时将中标结果通知其他未中标人。2.中标人应在中标通知书发出之日起规定时间内，与招标人签订合同。合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方的权利和义务。3.签订合同前，中标人应按照招标文件规定提交履约保证金。履约保证金的金额和形式应符合合同约定。4.合同签订后，招标管理部门应将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门备案。四、招标备案文件管理（一）文件归档范围招标备案过程中产生的各类文件和资料，包括招标申请表、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等，均应作为档案进行归档管理。（二）文件整理与装订1.对归档文件进行分类整理，按照文件形成的时间顺序和逻辑关系进行排列。2.文件应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。3.每份文件应编制页码，并在文件首页加盖档案章，注明档案编号、文件名称、日期等信息。（三）档案保管与查阅1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。2.建立档案管理制度，明确档案管理人员的职责和档案查阅、借阅的流程。3.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对招标项目进行审计监督，检查招标程序的执行情况、文件资料的完整性、合同签订及履行情况等。2.招标管理部门应定期对招标项目进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向公司/组织领导汇报。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司/组织领导。（三）责任追究1.对在招标活动中违反法律法规、公司/组织制度规定的单位