外贸企业IT工程师离职账号注销制度

外贸企业IT工程师离职账号注销制度

一、总则1.目的本制度旨在规范外贸企业IT工程师离职时账号注销流程，确保企业信息安全，避免因人员流动导致的账号失控、数据泄露等风险，保障公司业务的正常运行。同时，体现企业对信息资产规范管理的重视，契合公司严谨、负责的企业文化。2.适用范围本制度适用于外贸企业所有离职的IT工程师，包括全职、兼职及实习的IT工程师岗位人员。同时，涉及到与IT工程师账号相关的所有系统、平台及业务领域。3.基本原则遵循信息安全、数据保密、流程规范的原则。在账号注销过程中，严格按照规定流程操作，确保企业数据资产的完整性和保密性，维护公司利益和形象。二、组织架构与职责划分1.人力资源部门-负责在IT工程师提出离职申请时，及时将相关信息告知IT部门。-提供离职IT工程师的详细信息，包括姓名、员工编号、岗位、入职时间、离职时间等。-跟进离职流程，确保所有相关部门完成相应工作，协调解决部门间沟通问题。2.IT部门-负责制定账号注销的技术方案和操作流程。-实施离职IT工程师各类账号的注销工作，包括但不限于公司内部办公系统账号、服务器访问账号、业务系统账号等。-对注销账号的数据进行备份、迁移或清理，确保数据的安全性和合规性。-检查账号注销后相关系统的运行情况，及时处理可能出现的异常问题。3.业务部门-确认离职IT工程师是否存在未完成的与本部门相关的IT项目或任务。-如有未完成工作，与IT部门和离职IT工程师协调交接事宜，确保业务不受影响。三、管理流程1.离职申请阶段-IT工程师向人力资源部门提交书面离职申请，详细说明离职原因、预计离职时间等信息。-人力资源部门在收到申请后，启动离职流程，填写《IT工程师离职信息表》，并在一个工作日内将信息传达至IT部门。2.账号清查阶段-IT部门收到离职信息后，安排专人对离职IT工程师的账号进行全面清查。清查范围包括公司内部办公系统、邮件系统、服务器、业务系统等所有相关平台。-填写《IT工程师账号清单》，详细记录账号名称、所属系统、权限级别等信息。-在两个工作日内完成清查工作，并将账号清单反馈给人力资源部门和业务部门确认。3.数据处理阶段-根据业务部门需求和公司数据管理规定，IT部门对离职IT工程师账号下的数据进行处理。-对于重要数据，进行备份存储，存储期限按照公司数据存档政策执行；对于不再需要的数据，进行彻底删除或匿名化处理。-在数据处理过程中，严格遵循数据保密和合规性要求，确保数据不被泄露或非法使用。4.账号注销阶段-在完成数据处理且得到相关部门确认后，IT部门按照既定流程进行账号注销操作。-对于不同系统的账号，分别在相应系统中执行注销程序，并记录注销时间和操作人信息。-注销完成后，更新《IT工程师账号清单》，注明账号已注销状态。5.交接与确认阶段-IT部门与业务部门进行离职IT工程师账号相关工作的交接，确保业务部门了解账号注销情况及后续可能的影响。-业务部门在确认无问题后，在《IT工程师离职账号注销确认表》上签字盖章。-人力资源部门收到确认表后，将其归入离职员工档案，完成整个离职账号注销流程。四、权利与义务1.离职IT工程师的权利-有权要求公司按照规定流程和时间处理账号注销事宜，确保个人信息和数据得到妥善处理。-如对账号注销过程中的数据处理、操作方式等有疑问，可向IT部门提出咨询，IT部门应给予合理解答。2.离职IT工程师的义务-在离职申请提交后，积极配合公司完成账号清查、数据处理和账号注销等相关工作。-不得故意隐瞒账号信息或阻碍账号注销流程，确保所提供的信息真实、准确。-对在职期间接触到的公司机密信息，在离职后仍负有保密义务，不得泄露给第三方。3.公司各部门的权利-人力资源部门有权要求IT部门和业务部门按照规定时间和要求完成离职账号注销相关工作，并对流程进行监督。-IT部门有权要求离职IT工程师提供必要的账号信息和协助，以确保账号注销工作顺利进行。-业务部门有权对涉及本部门业务的账号注销情况提出意见和建议，保障业务的正常开展。4.公司各部门的义务-人力资源部门有义务及时传达离职信息，协调各部门工作，确保离职流程的顺畅。-IT部门有义务按照信息安全标准和操作规范，完成账号清查、数据处理和账号注销工作，保障公司信息系统的安全稳定运行。-业务部门有义务配合IT部门和人力资源部门的工作，及时反馈账号相关问题，确保业务不受影响。五、监督与奖惩机制1.监督机制-人力资源部门作为离职流程的总协调人，对IT工程师离职账号注销制度的执行情况进行全程监督。-定期检查《IT工程师账号清单》《IT工程师离职账号注销确认表》等相关文档的完整性和准确性，确保流程符合规定。-设立举报渠道，鼓励员工对违反账号注销制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。2.奖励机制-对于严格执行账号注销制度，在工作中表现出色，保障公司信息安全的部门或个人，给予一定的物质奖励和精神表彰。-对在账号注销过程中提出创新性建议，有效提高工作效率或降低信息安全风险的员工，给予绩效加分等奖励。3.惩罚机制-对于违反账号注销制度，导致公司信息泄露、业务受阻等不良后果的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚。-处罚措施包括但不限于警告、罚款、绩效扣分、降职降薪等，构成违法犯罪的，依法追究法律责任。六、附则1.制度解释权本制度的解释权归外贸企业人力资源部门和IT部门共同所有。如有未尽事宜或需要对制度