企业合同存档管理办法

企业合同存档管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同存档工作，维护公司合法权益，特制定本办法。本办法旨在确保公司合同文件的妥善保存，便于查阅、使用和管理，为公司的决策、运营及法律事务提供有力支持，促进公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、劳动合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同存档管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同的签订、履行及存档过程合法合规。2.真实完整原则：合同存档应真实反映合同签订及履行的全过程，确保存档文件的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则：妥善保管合同档案，确保档案信息的安全，防止信息泄露，维护公司商业秘密。4.便于查阅原则：建立科学合理的存档分类体系，便于合同的查阅、检索和使用，提高工作效率。二、合同签订与审批（一）合同签订流程1.业务部门负责合同的起草工作，合同内容应明确双方的权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款。2.合同起草完成后，由业务部门负责人审核，重点审核合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险等。3.审核通过后的合同提交至法务部门进行法律审查，法务部门从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法有效。4.经法务部门审查通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签字盖章。（二）合同审批要求1.业务部门应在合同签订前，将合同草案及相关资料提交至各审批部门，审批部门应在规定时间内完成审批工作。2.审批意见应明确、具体，对于存在问题的合同，应提出修改意见，业务部门应根据审批意见对合同进行修改完善。3.未经审批或审批未通过的合同，不得签订。三、合同编号与分类（一）合同编号规则1.公司合同采用统一的编号规则，编号应具有唯一性，便于合同的识别和管理。2.合同编号由年份、部门代码、合同类别代码、顺序号组成。例如：20230102001，其中“2023”表示年份，“01”表示部门代码，“02”表示合同类别代码，“001”表示顺序号。3.部门代码和合同类别代码由公司统一制定并发布，各部门应严格按照规定填写。（二）合同分类标准1.买卖合同：包括原材料采购合同、产品销售合同等。2.租赁合同：包括房屋租赁合同、设备租赁合同等。3.服务合同：包括咨询服务合同、技术服务合同、劳务合同等。4.技术合同：包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。5.劳动合同：包括员工聘用合同、劳动合同续签合同等。6.其他合同：除上述合同类别以外的其他合同。四、合同存档内容（一）合同正本合同签订后，业务部门应及时将合同正本提交至档案管理部门存档。合同正本应包括合同封面、合同条款、双方签字盖章页等完整内容。（二）合同附件1.与合同相关的补充协议、变更协议等。2.合同履行过程中的往来函件、通知、纪要等。3.合同涉及的技术文件、图纸、清单等。4.合同审批过程中形成的审批意见、修改稿等。（三）合同履行记录1.合同履行过程中的发货单、收货单、发票、付款凭证等。2.合同履行过程中的质量检验报告、验收报告等。3.合同履行过程中的纠纷处理记录，包括协商记录、仲裁裁决书、法院判决书等。五、合同存档流程（一）业务部门提交业务部门在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本及附件整理齐全，填写《合同存档登记表》，提交至档案管理部门。（二）档案管理部门审核档案管理部门收到业务部门提交的合同存档资料后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括合同资料是否齐全、合同编号是否正确、合同分类是否准确等。对于审核不合格的合同，档案管理部门应及时通知业务部门进行补充或修改。（三）合同存档经审核合格的合同，档案管理部门应按照合同编号和分类标准进行整理、装订，并建立电子档案和纸质档案。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在公司指定的服务器上，并进行定期备份。六、合同查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.涉及公司重大利益、商业秘密或法律纠纷的合同档案，查阅人员应经公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《合同查阅申请表》，注明查阅合同的编号、名称、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持有效证件到档案管理部门查阅合同档案。3.档案管理部门应安排专人负责陪同查阅，并提供必要的协助。查阅人员不得擅自将合同档案带出档案管理部门，如需复印或摘录合同内容，应经档案管理部门同意。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《合同借阅申请表》，注明借阅合同的编号、名称、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，借阅人员持有效证件到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应在合同档案上加盖“借阅专用章”，并登记借阅日期、归还日期等信息。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在合同档案上涂改、污损。借阅期满后，借阅人员应及时归还合同档案。档案管理部门应对归还的合同档案进行检查，如发现有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。七、合同保管与保密（一）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案柜和存储设备，确保合同档案的安全存放。2.定期对合同档案进行检查和清理，发现问题及时处理，确保档案的完整性和可读性。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。对于保管期满的合同档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（二）保密措施1.档案管理部门应建立严格的保密制度，对合同档案信息进行保密管理。2.接触合同档案的人员应签订保密协议，明确保密义务和责任。3.未经公司授权，任何人不得擅自对外披露合同档案信息。如因工作需要必须披露的，应按照公司规定的程序进行审批。八、合同变更与解除（一）变更流程1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议签订后，业务部门应在[X]个工作日内将变更协议及相关资料提交至档案管理部门存档。档案管理部门应按照合同存档流程进行审核、整理和归档。（二）解除流程1.合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面解除协议。2.解除协议签订后，业务部门应在[X]个工作日内将解除协议及相关资料提交至档案管理部门存档。档案管理部门应按照合同存档流程进行审核、整理和归档。同时，应将解除合同的相关信息通知公司内部相关部门，如财务部门、法务部门等。九、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在合同签订前，应充分了解对方的资信状况、经营情况等，避免与信誉不佳的客户签订合同。2.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现问题并采取措施解决，避免纠纷的发生。3.加强对合同管理人员的培训，提高合同管理水平，增强风险防范意识。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向公司领导汇报，并与法务部门沟通协商，制定纠纷处理方案。2.根据纠纷处理方案，业务部门与对方进行协商解决。协商过程中，应注意收集相关证据，如合同文件、往来函件、会议纪要等。3.如协商不成，可根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。4.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将纠纷处理结果及相关资料提交至档案管理部门存档。档案管理部门应按照合同存档流程进行审核、整理和归档。十、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同存档管理工作进行监督检查，检查内容包括合同存档的完整性、准确性、规范性，合同查阅与借阅的管理情况，合同保管与保密措施的执行情况等。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核机制1.建立合同存档管理工作考核机制，对各部门合同存档管理工作进行考核评价。考核内容包括合同存档工作的完成情况、合同管理的规范性