保密外场协作管理办法

保密外场协作管理办法一、总则（一）目的为加强公司保密外场协作活动的管理，确保国家秘密、公司商业秘密和敏感信息的安全，规范外场协作行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与外部单位或个人开展的涉及保密信息的外场协作活动，包括但不限于项目合作、技术交流、现场服务、试验测试等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司的保密规定，确保外场协作活动合法合规进行。2.保密优先原则：将保密工作贯穿于外场协作活动的全过程，采取有效措施防止保密信息的泄露、丢失或被非法获取。3.风险可控原则：对协作过程中可能出现的保密风险进行识别、评估和控制，确保风险处于可接受范围内。4.责任明确原则：明确公司内部各部门、外场协作方以及相关人员在保密工作中的职责和义务，做到责任清晰、分工明确。二、保密职责与分工（一）公司保密管理部门职责1.负责制定和完善保密外场协作管理办法，并监督执行。2.对外场协作项目进行保密审查，确定保密级别和保密要求。3.组织开展保密培训和教育，提高参与外场协作人员的保密意识和技能。4.监督检查外场协作活动中的保密措施落实情况，及时发现和处理保密违规行为。5.协调解决外场协作过程中的保密纠纷和问题。（二）项目管理部门职责1.在项目立项阶段，负责审查外场协作的必要性和可行性，明确保密要求，并提交保密管理部门进行保密审查。2.与外场协作方签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保保密条款符合法律法规和公司要求。3.负责对外场协作项目进行全程管理，监督协作方按照合同约定和保密要求开展工作。4.定期向保密管理部门报告外场协作项目的进展情况和保密工作情况。（三）外场协作方职责1.遵守国家法律法规、行业标准以及公司的保密规定，履行保密义务。2.与公司签订保密协议，并严格按照协议约定执行。3.对外场协作过程中接触到的公司保密信息进行严格保密，不得擅自使用、披露或转让给第三方。4.采取必要的保密措施，确保协作场所、设备、文件等的安全，防止保密信息泄露。5.对参与外场协作的人员进行保密教育和培训，明确保密责任。（四）参与外场协作人员职责1.严格遵守公司的保密规定，保守外场协作过程中知悉的公司保密信息。2.不得私自复制、记录、传播公司保密信息，因工作需要确需复制、记录的，须经公司批准，并按照规定进行管理。3.在协作结束后，及时归还所接触的公司保密文件、资料和物品，不得留存或擅自销毁。4.发现保密信息泄露或可能泄露的情况，应立即采取措施，并及时报告公司相关部门。三、保密审查与审批（一）保密审查1.项目管理部门在提出外场协作需求时，应填写《保密外场协作项目审查申请表》，详细说明协作项目的内容、目的、涉及的保密信息范围、协作方情况等，并提交保密管理部门进行保密审查。2.保密管理部门收到审查申请后，应组织相关人员对项目进行保密审查，重点审查协作项目是否涉及国家秘密、公司核心商业秘密，协作方的保密资质和信誉情况，以及拟采取的保密措施是否有效等。3.根据审查结果，保密管理部门出具《保密外场协作项目审查意见书》，明确项目的保密级别、保密要求和审查意见。对于涉及国家秘密的项目，应按照国家有关规定办理审批手续。（二）审批流程1.对于保密审查通过的外场协作项目，项目管理部门应将《保密外场协作项目审查申请表》、《保密外场协作项目审查意见书》等相关材料提交公司主管领导审批。2.公司主管领导根据项目情况和保密要求进行审批，签署审批意见。对于重大外场协作项目，需经公司保密委员会审议通过后，由公司主要领导审批。3.经审批同意的外场协作项目，项目管理部门应及时与外场协作方签订保密协议，并按照协议要求组织实施。四、保密协议管理（一）协议签订1.在开展外场协作活动前，项目管理部门应与外场协作方签订保密协议。保密协议应明确双方的保密权利和义务，保密信息的范围、保密期限、违约责任等内容。2.保密协议的条款应符合法律法规和公司要求，具有可操作性和可执行性。对于涉及国家秘密的项目，保密协议应按照国家有关规定签订。3.保密协议签订后，项目管理部门应将协议副本提交保密管理部门备案。（二）协议变更与解除1.在协作过程中，如因项目内容调整、协作方变更等原因需要变更保密协议的，项目管理部门应及时与外场协作方协商，签订变更协议，并将变更协议副本提交保密管理部门备案。2.协作结束后，如保密协议约定的保密期限届满或双方协商一致解除保密协议的，项目管理部门应及时办理协议解除手续，并将解除情况通知保密管理部门。3.无论保密协议是否解除，外场协作方均应对在协作过程中知悉的公司保密信息承担永久保密义务。（三）协议执行监督1.项目管理部门负责监督外场协作方执行保密协议的情况，定期检查协作方的保密措施落实情况，确保协作方严格遵守协议约定。2.保密管理部门应不定期对外场协作项目的保密协议执行情况进行抽查，发现问题及时督促项目管理部门和协作方进行整改。3.如外场协作方违反保密协议约定，公司有权按照协议约定追究其违约责任，要求其采取补救措施，赔偿公司因此遭受的损失。如情节严重的，公司有权解除保密协议，并依法追究其法律责任。五、保密措施与要求（一）物理隔离措施1.根据保密信息的敏感程度和协作活动的实际需要，对外场协作场所采取必要的物理隔离措施，如设置专门的办公区域、使用加密存储设备等，防止保密信息与外界非授权接触。2.对协作场所的出入口进行严格管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。对进入协作场所的人员进行身份验证和登记，确保人员身份合法合规。3.在协作场所内，对涉及保密信息的设备、文件、资料等进行分类存放，并采取相应的防护措施，如加密存储、设置访问权限等，防止信息泄露。（二）信息安全措施1.对涉及保密信息的电子设备和存储介质进行加密管理，设置强密码，并定期更换。在设备和介质的使用、传输、存储过程中，采取加密技术，确保信息的保密性、完整性和可用性。2.对外场协作过程中产生的保密信息，应通过安全的网络通道进行传输，并采取数据备份和恢复措施，防止数据丢失或损坏。3.加强对协作场所网络环境的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部网络攻击和非法入侵。（三）人员管理措施1.对外场协作方参与项目的人员进行背景审查，确保其具备良好的品德和职业道德，无违法违纪记录。2.对参与外场协作的人员进行保密培训和教育，使其熟悉公司的保密规定和协作项目的保密要求，掌握必要的保密技能。培训后应进行考核，考核合格后方可参与协作活动。3.在协作过程中，对参与人员的行为进行监督，要求其严格遵守保密规定，不得擅自扩大知悉范围，不得在非工作场所谈论保密信息。（四）文件资料管理措施1.对外场协作过程中产生的文件资料进行严格管理，明确文件资料的密级、保管期限和查阅权限。2.文件资料应按照规定进行编号、登记和归档，确保文件资料的完整性和可追溯性。3.如需对外提供文件资料，应按照公司的文件资料管理规定进行审批，确保提供的文件资料符合保密要求，并要求接收方签订保密承诺书。（五）废弃物管理措施1.对外场协作过程中产生的含有保密信息的废弃物，如纸张、磁盘、光盘等，应按照公司的废弃物管理规定进行分类收集、存放和处理。2.对废弃的保密文件资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由专人负责监督。3.严禁将含有保密信息的废弃物随意丢弃或出售给废品收购站等第三方，防止保密信息泄露。六、保密监督与检查（一）定期检查1.保密管理部门应定期对外场协作项目的保密工作进行检查，检查内容包括保密协议执行情况、保密措施落实情况、人员保密教育情况、文件资料管理情况等。2.检查周期根据项目实际情况确定，一般每季度不少于一次。对于涉及国家秘密或重要商业秘密的项目，应增加检查频次。3.检查结束后，保密管理部门应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。（二）不定期抽查1.保密管理部门应不定期对外场协作项目进行抽查，重点检查保密措施的有效性、人员的保密行为规范等情况。2.抽查可以采取现场检查、文件资料审查、人员访谈等方式进行。对于发现的问题，应及时责令相关部门和人员进行整改，并对整改情况进行跟踪复查。（三）专项检查1.根据公司保密工作的需要或外场协作项目出现的特殊情况，保密管理部门可以组织开展专项保密检查，对特定的保密事项或协作项目进行深入检查。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和步骤。检查结束后，应形成专项检查报告，提出改进措施和建议。（四）问题整改1.对于保密监督检查中发现的问题，责任部门应制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标，并及时进行整改。2.整改措施应具有针对性和可操作性，能够有效解决问题，防止类似问题再次发生。整改过程中，应定期向保密管理部门报告整改情况。3.保密管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底整改。对于整改不力的部门和人员，应按照公司规定进行问责。七、保密培训与教育（一）培训计划制定1.保密管理部门应根据公司外场协作活动的实际情况，制定年度保密培训计划，明确培训对象、培训内容、培训方式和培训时间等。2.培训计划应涵盖公司保密制度、保密法律法规、保密技术和技能等方面的内容，确保培训的针对性和实用性。3.培训计划应根据公司业务发展和保密工作需要及时进行调整和完善。（二）培训实施1.保密管理部门负责组织实施保密培训工作，培训方式可以采用集中授课、在线学习、案例分析、实地演练等多种形式。2.对于外场协作方参与项目的人员，应在协作活动开始前进行专门的保密培训，使其熟悉公司的保密规定和协作项目的保密要求。培训时间不少于[X]小时。3.在培训过程中，应注重培训效果的评估，通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式对培训人员的学习情况进行考核，确保培训人员掌握必要的保密知识和技能。（三）教育活动开展1.公司应定期开展保密教育活动，提高全体员工的保密意识和责任感。教育活动可以结合公司内部会议、宣传展板、内部刊物等形式进行。2.在外场协作活动期间，应加强对参与人员的保密教育，提醒其注意保密事项，遵守保密规定。3.对于发生保密违规事件的部门或项目，应及时开展针对性的保密教育活动，分析原因，吸取教训，防止类似事件再次发生。八、保密奖惩（一）奖励1.对于在保密外场协作工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。表彰和奖励的形式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升等。2.表现突出的情形包括但不限于：严格遵守保密规定，有效防止保密信息泄露；积极采取保密措施，为公司挽回重大经济损失；提出创新性的保密建议，被公司采纳并取得良好效果等。（二）惩罚1.对