医院档案管理管理办法

医院档案管理管理办法一、引言医院档案管理工作对于医院的发展至关重要，它记录了医院的历史、医疗业务、科研成果等各个方面的信息，是医院进行科学决策、医疗质量管理、教学科研以及对外交流合作的重要依据。为了进一步加强医院档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家相关法律法规以及医疗卫生行业标准，结合我院实际情况，特制定本管理办法。二、适用范围本办法适用于我院各科室、部门以及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。三、档案管理职责分工（一）医院档案管理工作领导小组成立以医院主要领导为组长，各相关职能部门负责人为成员的档案管理工作领导小组。其职责是全面领导和统筹规划医院档案管理工作，审议档案管理工作的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）档案管理部门医院设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，对全院档案工作进行指导、监督和检查；负责各类档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计等工作；负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。（三）各科室、部门各科室、部门应明确一名档案工作兼职人员，负责本科室、部门档案资料的收集、整理和初步审核，并定期移交至档案管理部门。同时，各科室、部门应积极配合档案管理部门做好档案管理相关工作，确保本科室、部门档案资料的完整、准确。四、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案主要分为以下几大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫等方面的文件材料。3.医疗业务类：包含医疗质量管理、临床诊疗、护理工作、医技科室工作、医疗纠纷处理等方面的文件材料。4.教学科研类：涉及医院教学管理、教学活动、科研项目管理、科研成果等方面的文件材料。5.设备物资类：包括医院设备采购、验收、使用、维护、报废等方面的文件材料，以及物资采购、库存管理等方面的文件材料。6.基本建设类：有关医院基本建设项目规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。7.声像档案类：医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。8.电子档案类：以电子数据形式存在的各类档案资料，如电子文档、电子表格、数据库等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码+年度+顺序号”的方式，例如：医疗业务类档案编号为“YL+20XX+001”，其中“YL”为医疗业务类的大类代码，“20XX”为档案形成年度，“001”为该年度该类档案的顺序号。五、档案的收集与整理（一）收集要求1.各科室、部门应按照档案管理的要求，及时收集本科室、部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案资料的齐全、完整。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集，并在活动结束后及时整理归档。3.员工在工作中形成的个人业务档案，如病历、科研论文、教学课件等，应按照规定定期移交至所在科室、部门的档案管理人员。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。3.对文件材料进行编号、编目，填写档案盒封面、脊背和备考表等，确保档案的有序存放。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保其可读性和可检索性。六、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.医疗业务档案、教学科研档案等应在相关工作结束后及时归档。3.声像档案应在拍摄或录制完成后，及时整理并归档。4.电子档案应实时或定期进行归档，确保与纸质档案同步。（二）移交手续1.各科室、部门的档案兼职人员应定期将整理好的档案移交至档案管理部门。2.移交时，双方应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息，并签字确认。3.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。七、档案的保管（一）保管场所医院应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：主要是反映医院历史面貌、具有重要凭证和参考价值的档案，如医院的重大决策文件、重要会议记录、历史沿革资料等。2.长期保管的档案：一般是在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：是在较短时间内对医院工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。清查过程中如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。八、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。同时，应积极为医院的各项工作提供服务，提高档案的利用效率。（二）利用方式1.查阅：医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在科室、部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的完整和安全。3.复制：根据工作需要，经档案管理部门负责人批准，可以对档案进行复制。复制档案时，应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在科室、利用目的、档案名称及数量等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计。九、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，保守档案机密，不得泄露档案内容。2.对涉及医院机密、患者隐私等重要档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的安全。3.未经批准，任何单位和个人不得擅自对外公布档案内容。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房24小时有人值守。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，制定应急预案，提高应对突发事件的能力。十、档案信息化建设（一）建设目标建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平，为医院的信息化建设提供支持。（二）建设内容1.档案数字化：对现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用。2.系统功能开发：档案信息管理系统应具备档案收集、整理、归档、保管、利用、统计等功能，同时应与医院其他信息系统进行集成，实现数据共享。3.安全保障体系建设：加强档案信息化系统的安全防护，建立数据备份和恢复机制，确保档案信息的安全和可靠。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.开展档案数字化工作，按照标准规范进行档案扫描、图像处理、数据挂接等操作。3.开发档案信息管理系统，进行系统测试和上线运行。4.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化水平。十一、监督与考核（一）监督检查医院档案管理工作领导小组应定期对档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。档案管理部门应加强对各科室、部门档案工作的日常指导和监督，确保档案管理工作规范有序进行。（二）考核评价建立档案管理工作考核评价机制，将档