活动策划合同管理办法

活动策划合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司活动策划合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高合同管理水平，保障活动策划项目的顺利实施，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及活动策划的合同管理，包括但不限于商业活动、文化活动、会议活动、促销活动等各类活动策划项目所签订的合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策，确保合同合法有效。2.全面管理原则对活动策划合同实行全过程管理，涵盖合同的起草、审核、签订、履行、监督、归档等各个环节。3.风险防控原则注重对合同风险的识别、评估和防控，采取有效措施降低合同风险，保障公司利益。4.协作配合原则合同管理涉及公司多个部门，各部门应密切协作、相互配合，共同做好合同管理工作。二、合同起草（一）职责分工1.活动策划部门负责根据活动需求起草合同初稿，明确活动内容、要求、时间、地点、费用等关键条款。2.法务部门负责对合同初稿进行法律审核，提出法律意见和建议。3.财务部门负责对合同中的费用条款、支付方式等进行审核，确保财务合规。（二）起草要求1.合同内容应完整、准确、清晰，具备合同的基本要素，包括当事人信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。2.对于活动策划的具体内容，应详细描述活动的主题、形式、流程、参与人员、预期效果等，避免模糊不清或产生歧义。3.明确双方的权利和义务，确保权利义务对等，避免出现显失公平的条款。4.合同条款应符合法律法规和行业惯例，不得设置违法违规或损害公司利益的条款。（三）合同模板公司应制定统一的活动策划合同模板，合同模板应涵盖常见的条款和内容，并根据不同类型的活动进行适当调整。各部门在起草合同时应优先使用合同模板，确保合同格式规范、内容完整。三、合同审核（一）审核流程1.活动策划部门将合同初稿提交至法务部门进行法律审核。2.法务部门在收到合同初稿后，应在规定时间内完成审核，并出具法律审核意见。3.活动策划部门根据法务部门的审核意见对合同初稿进行修改完善，如涉及重大法律问题或争议条款，应与法务部门进行沟通协商。4.修改后的合同初稿经活动策划部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行财务审核。5.财务部门在收到合同初稿后，应在规定时间内完成审核，并出具财务审核意见。6.活动策划部门根据财务部门的审核意见对合同进行进一步修改完善，如涉及费用调整或支付方式变更等问题，应与财务部门进行沟通协商。7.修改后的合同经活动策划部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审核签字后，提交至公司领导审批。8.公司领导根据审核意见对合同进行审批，如合同符合要求，予以批准；如合同存在问题或风险，应提出修改意见或不予批准。（二）审核内容1.法务部门审核内容合同主体资格是否合法，当事人是否具备签订合同的权利能力和行为能力。合同内容是否符合法律法规和政策要求，是否存在违法违规或损害公司利益的条款。合同条款是否完整、准确、清晰，是否存在歧义或漏洞。合同的签订、履行、变更、解除等程序是否符合法律规定。合同的违约责任和争议解决方式是否明确、合理。2.财务部门审核内容合同中的费用条款是否明确、合理，费用计算是否准确。支付方式是否符合公司财务规定，是否存在风险。发票开具和结算方式是否明确，是否符合税务法规要求。合同中的财务条款是否与公司预算和财务计划相匹配。四、合同签订（一）签订权限1.公司法定代表人或其授权代表有权签订活动策划合同。2.授权代表应持有公司法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围和期限。（二）签订流程1.经公司领导审批通过的合同，由活动策划部门负责与对方当事人签订。2.签订合同前，应仔细核对合同文本与审批意见是否一致，确保合同内容准确无误。3.合同签订时，应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。4.合同签订后，应及时将合同副本分送法务部门、财务部门等相关部门备案。（三）合同份数合同一般应一式多份，双方当事人各执一份，公司法务部门、财务部门、活动策划部门等相关部门各执一份。五、合同履行（一）履行职责1.活动策划部门负责组织实施活动策划项目，按照合同约定履行义务，确保活动顺利进行。2.财务部门负责按照合同约定及时支付款项，并对合同履行过程中的财务事项进行监督管理。3.法务部门负责对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，及时处理法律纠纷。（二）履行跟踪1.活动策划部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施解决。2.如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时与对方沟通协商，要求对方履行义务或承担违约责任。3.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，应及时通知对方当事人，并采取措施减少损失。同时，应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，双方当事人可以协商解除合同。解除合同应签订书面解除协议，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。3.合同变更或解除后，应及时通知相关部门，并对合同变更或解除的原因、过程、结果等进行记录和归档。六、合同监督（一）监督职责1.法务部门负责对合同履行过程中的法律风险进行监督检查，及时发现和纠正违法违规行为。2.财务部门负责对合同履行过程中的财务事项进行监督检查，确保财务合规。3.审计部门负责对合同履行情况进行定期审计，检查合同执行的真实性、合法性和效益性。（二）监督方式1.定期检查法务部门、财务部门、审计部门等相关部门应定期对合同履行情况进行检查，检查内容包括合同执行情况、款项支付情况、发票开具情况等。2.不定期抽查相关部门可根据工作需要，对合同履行情况进行不定期抽查，及时发现问题并采取措施解决。3.专项检查对于重大活动策划合同或存在风险的合同，可组织专项检查，深入了解合同履行情况，评估合同风险。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时向相关部门反馈，并要求其限期整改。2.如发现合同履行过程中存在违法违规行为或重大风险，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员的责任。3.对于合同履行过程中出现的纠纷或争议，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，必要时可寻求法律帮助。七、合同归档（一）归档范围公司所有签订的活动策划合同及相关文件资料，包括合同初稿、审核意见、审批文件、签订文本、履行记录、变更协议、解除协议等。（二）归档要求1.合同归档应及时、完整、准确，确保合同资料的真实性和完整性。2.合同归档应按照档案管理的有关规定进行分类、编号、装订，便于查阅和管理。3.合同归档应建立电子档案和纸质档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人、公司领导批准后，方可借阅。借阅期限