法院诉讼归档管理办法

法院诉讼归档管理办法一、总则（一）目的为加强法院诉讼档案的规范化管理，确保诉讼档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》《人民法院诉讼档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本院各类诉讼案件档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。诉讼档案由本院档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实完整原则。诉讼档案应如实反映案件的审理过程和结果，确保档案内容的真实、准确、完整。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为审判工作和其他各项工作提供服务。4.安全保密原则。严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保诉讼档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本院设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责诉讼档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院诉讼档案管理的各项规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等诉讼档案的日常管理工作。3.对诉讼档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。4.按照规定的范围和程序，为本院各部门及有关单位和个人提供诉讼档案的查阅和利用服务。5.负责诉讼档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。7.对本院各部门的诉讼档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案工作考核评价。三、诉讼档案的收集（一）收集范围1.本院受理的各类一审、二审、再审诉讼案件档案，包括刑事、民事、行政诉讼案件。2.执行案件档案，包括各类生效法律文书的执行过程中形成的相关材料。3.其他与诉讼活动有关的档案材料，如案件移送函、委托鉴定书、调查笔录等。（二）收集要求1.案件承办部门应在案件办结后及时将整理好的诉讼档案移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.诉讼档案应齐全完整，包括案件的立案材料、庭审笔录、证据材料、裁判文书、送达回证等所有与案件有关的材料。3.档案材料应使用钢笔、毛笔或碳素笔书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水书写。纸张应符合档案保存要求，破损或褪色的材料应进行修补或复制。4.电子档案应与纸质档案同步收集，确保电子档案的内容与纸质档案一致。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储。四、诉讼档案的整理（一）整理原则诉讼档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类诉讼档案按照案件性质分为刑事、民事、行政三大类，每大类下再根据案件的具体情况进行细分。例如，民事案件可分为婚姻家庭、合同纠纷、侵权纠纷等小类。2.排列按照案件的审理程序和时间顺序对档案进行排列，同一案件的材料应集中排列在一起。3.编号为每卷档案编制唯一的档案编号，编号应按照一定的规则进行编排，便于识别和管理。4.编目编制档案目录，包括案卷号、案件名称、当事人姓名或名称、案由、审理法院、审判程序、结案日期、保管期限等内容。目录应打印或抄写清晰，一式两份，一份装订在案卷内，一份单独成册。5.装订将整理好的档案材料按照顺序进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。五、诉讼档案的归档（一）归档时间案件承办部门应在案件办结后[X]个工作日内将诉讼档案移交档案管理部门归档。对于重大、复杂案件或特殊情况，经档案管理部门同意后，可适当延长移交时间，但最长不得超过[X]个工作日。（二）归档程序1.案件承办人对整理好的诉讼档案进行自查，确保档案材料齐全完整、整理规范。2.自查合格后，填写档案移交清单，将档案及清单一并送交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行核对，核对无误后在移交清单上签字盖章，并将档案入库保管。六、诉讼档案的保管（一）保管期限诉讼档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）本院作出的终审裁判文书；（2）上级法院发回重审、指令再审的案件档案；（3）具有重大影响的案件档案；（4）其他需要永久保管的档案。2.长期保管的档案保管期限为[X]年的档案，主要包括一般的一审、二审案件档案等。3.短期保管的档案保管期限为[X]年的档案，如一些简易程序案件档案等。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。七、诉讼档案的查阅和利用（一）查阅范围1.本院工作人员因工作需要查阅诉讼档案的，可查阅与本人承办案件相关的档案材料。2.当事人及其代理人、辩护人查阅诉讼档案的，应按照规定办理查阅手续，查阅范围限于与该当事人案件相关的档案材料。3.其他单位和个人因工作需要查阅诉讼档案的，应经本院分管领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅人应填写查阅申请表，注明查阅的案件名称、当事人姓名或名称、查阅内容、查阅目的等信息。2.本院工作人员查阅诉讼档案的，经所在部门负责人签字同意后，可直接到档案管理部门查阅。3.当事人及其代理人、辩护人查阅诉讼档案的，应提交有效身份证件和授权委托书，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。4.其他单位和个人查阅诉讼档案的，应提交单位介绍信和有效身份证件，经本院分管领导批准后，到档案管理部门查阅。（三）查阅方式1.档案管理部门应提供专门的查阅场所，配备必要的查阅设备，方便查阅人查阅档案。2.查阅人应在档案管理部门指定的范围内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘抄档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。八、诉讼档案的鉴定和销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的诉讼档案进行鉴定，成立由档案管理人员、审判人员等组成的鉴定小组，对档案的保管价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、保管期限等因素，逐卷对档案进行审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报本院分管领导批准后进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织专人对拟销毁的档案进行清点核对，确保销毁档案与清单一致。2.销毁档案应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉