济宁城乡档案管理办法

济宁城乡档案管理办法一、总则（一）目的为加强济宁市城乡档案管理，有效保护和利用档案资源，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本市行政区域内城乡各类机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。市、县（市、区）档案行政管理部门负责本行政区域内档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导；各单位负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真实、完整、准确、系统原则。档案管理应当确保档案内容真实可靠，全面反映城乡各项活动的历史面貌，做到整理规范、分类科学、编号有序。3.便于利用原则。档案管理应充分考虑档案利用需求，优化档案管理流程，提高档案检索效率，为社会提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案机构与人员（一）档案机构设置1.各级机关、团体、企业事业单位和其他组织应当设立档案工作机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案管理工作。2.乡镇人民政府、街道办事处应当明确档案管理机构或者人员，负责本辖区内档案的收集、整理、保管和指导等工作。3.村（居）民委员会应当指定专人负责档案管理工作，确保档案资料的妥善保存。（二）档案人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整与安全。3.积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案利用服务，编制档案检索工具和参考资料。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高本单位人员的档案意识。5.接受档案行政管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。（三）档案人员要求1.档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守档案机密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家和地方有关规定，收集反映本单位职能活动、业务工作和历史沿革等方面的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式。2.乡镇人民政府、街道办事处应当收集本辖区内政治、经济、文化、社会等方面的档案资料，重点收集涉及民生保障、乡村振兴、基层治理等方面的档案。3.村（居）民委员会应当收集本村（居）历史沿革、村规民约、村民自治、人口计生、土地管理、财务收支、社会保障等方面的档案资料。（二）收集要求1.各单位应当建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，明确各部门和人员在档案收集工作中的职责。2.档案收集应当遵循及时、完整、准确的原则，确保档案资料不遗漏、不丢失、不损坏。3.对重要活动、重大项目等形成的档案，应当实行同步收集、同步整理、同步归档。（三）整理原则与方法1.档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案整理按照《归档文件整理规则》等相关标准进行，采用年度—机构（问题）—保管期限的分类方法，进行装订、编页、编号、编目等操作。3.电子档案整理应当符合国家有关电子文件管理的规定，按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。4.照片、录音、录像等特殊载体档案应当单独整理，编制目录，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行数字化处理，以便长期保存和利用。四、档案的保管与保护（一）保管场所建设1.各单位应当根据档案数量和管理需要，建设符合安全保管要求的档案库房。档案库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应当配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、消防器材、防虫药品、防盗门窗等，确保档案保管环境适宜。（二）档案保管制度1.建立健全档案库房管理制度，明确档案出入库登记、盘点、整理等操作流程，确保档案的安全有序保管。2.对珍贵、重要档案应当采取特殊的保管措施，如专柜存放、异地备份等，防止档案损坏、丢失或泄密。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应当及时进行修复和复制。（三）档案保护技术1.积极采用先进的档案保护技术和设备，如档案数字化加工设备、电子文件存储设备、档案消毒杀菌设备等，提高档案保护水平。2.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露、篡改或丢失。3.对纸质档案进行科学保护，采用适宜的纸张、装订材料和装具，防止档案纸张老化、字迹褪色等问题。五、档案的利用与公布（一）利用原则与范围1.档案利用应当遵循合法、合理、安全的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为社会提供优质、高效的档案利用服务。2.单位和个人持有合法证明，可以利用已开放的档案。利用未开放档案的，应当按照国家有关规定办理审批手续。3.档案利用范围包括查阅、借阅、复印、摘录等，档案利用者应当遵守档案利用规定，爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。（二）利用服务方式1.各级档案管理部门应当建立档案查阅利用服务窗口，提供现场查阅、电话咨询、网络查询等多种服务方式，方便利用者获取档案信息。2.对涉及民生保障、经济建设、文化传承等方面的档案，应当优先提供利用服务，满足社会公众的需求。3.鼓励档案管理部门开展档案数字化建设，建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的远程查询和利用，提高档案利用效率。（三）档案公布1.档案公布应当按照国家有关规定进行，未经档案形成单位同意，不得擅自公布档案内容。2.档案公布可以通过网站、报纸、杂志、电视、广播等媒体，以及举办展览、编印资料等形式进行。3.公布档案应当注明档案的来源、保管单位和公布时间等信息，确保档案信息的真实性和准确性。六、监督与检查（一）监督检查主体1.市、县（市、区）档案行政管理部门负责对本行政区域内档案管理工作进行监督检查。2.各单位的上级主管部门应当加强对所属单位档案管理工作的监督指导，定期组织检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案安全保管措施的落实情况，包括档案库房建设、设施设备配备、档案保护技术应用等。4.档案信息化建设情况，包括电子档案管理系统建设、档案数字化成果等。（三）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，档案行政管理部门应当下达整改通知书，责令限期整改。2.被检查单位应当按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，及时整改存在的问题，并将整改情况书面报告档案行政管理部门。3.对违反档案法律法规的单位和个人，档案行政管理部门应当依法予以处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，由档案行政管理部门或者所在单位给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，以激励广大档案工作者积极投身档案事业，提高档案管理水平。（二）处罚1.违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照规定建立档案管理制度的；未按照规定收集、整理、保管档案的；擅自销毁、涂改、伪造档案的；不按照规定开放、利用档案的