木材销售结算管理办法

木材销售结算管理办法一、总则（一）目的为了加强公司木材销售结算管理，规范结算流程，确保销售款项的及时、准确回收，保障公司资金安全，提高财务管理效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有木材销售业务的结算管理，包括国内销售和出口销售。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保结算业务合法合规。2.准确性原则：销售数据、结算金额等信息必须准确无误，保证财务核算的真实性。3.及时性原则：及时办理结算手续，加快资金回笼，提高资金使用效率。4.完整性原则：涵盖木材销售业务的各个环节，确保结算管理无遗漏。二、销售合同管理（一）合同签订1.销售部门在与客户签订木材销售合同前，应仔细审核客户资质，包括营业执照、税务登记证、信用状况等，确保客户具备履约能力。2.合同条款应明确木材的品种、规格、数量、价格、交货地点、交货时间、付款方式、结算周期等关键内容，避免模糊不清或产生歧义。3.合同签订后，销售部门应及时将合同副本送交财务部门备案，以便财务人员提前了解结算要求。（二）合同执行跟踪1.销售部门负责跟踪合同执行情况，及时掌握木材的生产进度、发货情况等信息，并定期向财务部门反馈。2.如遇合同变更或客户特殊需求，销售部门应及时与客户协商签订补充协议，并将相关情况通知财务部门，确保结算依据的准确性。三、结算流程（一）发货结算1.木材发货前，销售部门应根据合同约定填写发货通知单，详细注明木材品种、规格、数量、发货日期等信息，并提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门根据发货通知单组织发货，并在发货完成后开具发货清单，发货清单应与发货通知单内容一致。3.销售部门将发货清单提交给财务部门，财务部门根据发货清单和合同约定计算销售金额，并开具销售发票。4.销售发票开具后，财务部门应及时将发票联和抵扣联交给销售部门，由销售部门转交给客户。（二）收款结算1.客户应按照合同约定的付款方式和结算周期支付货款。财务部门应及时跟踪客户付款情况，对于逾期未付款的客户，应及时通知销售部门进行催款。2.销售部门在收到客户货款后，应及时填写收款收据，并将收款收据和银行回单提交给财务部门。3.财务部门根据收款收据和银行回单进行收款确认，并进行账务处理。如客户采用支票等方式付款，财务部门应在支票到账后进行收款确认。（三）结算核对1.每月末，财务部门应与销售部门核对当月销售结算情况，包括销售数量、销售金额、收款金额等信息，确保双方数据一致。2.如发现数据不一致，财务部门和销售部门应共同查找原因，进行调整。如因发货数量差异、价格调整等原因导致结算差异，应及时查明原因并进行相应的账务处理。四、结算方式（一）现金结算1.对于金额较小的木材销售业务，经公司领导批准后，可以采用现金结算方式。2.采用现金结算时，销售部门应在收到现金后及时存入公司指定银行账户，并将银行回单提交给财务部门。（二）银行转账结算1.公司鼓励客户采用银行转账方式支付货款，以确保资金安全和结算效率。2.销售部门应在合同中明确客户的银行转账信息，包括开户银行、账号等。客户付款时，应确保转账信息准确无误。3.财务部门收到银行转账后，应及时进行收款确认，并与销售部门核对收款信息。（三）票据结算1.客户可以采用支票、汇票、本票等票据方式支付货款。2.销售部门收到票据后，应及时提交给财务部门。财务部门应按照票据管理规定进行审核、保管和入账处理。3.对于支票，财务部门应在支票提示付款期限内及时办理收款手续，如遇支票退票等情况，应及时通知销售部门与客户协商解决。五、应收账款管理（一）账龄分析1.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照账龄长短将应收账款分为不同类别，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。2.通过账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况，为制定催款策略提供依据。（二）催款措施1.对于逾期未付款的客户，销售部门应及时进行催款。催款方式可以包括电话催款、邮件催款、上门催款等。2.对于多次催款仍未付款的客户，销售部门应制定详细的催款计划，并将催款情况及时反馈给财务部门。财务部门可以根据实际情况采取暂停供货、法律诉讼等措施，以确保公司利益不受损失。（三）坏账处理1.对于确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司坏账管理制度进行坏账处理。2.坏账处理应经过严格的审批程序，包括销售部门、财务部门、审计部门等相关部门的审核和公司领导的批准。3.坏账处理后，财务部门应及时进行账务调整，确保财务数据的准确性。六、财务核算与报表（一）财务核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度，对木材销售业务进行准确的财务核算。2.财务核算应包括销售收入、销售成本、应收账款、预收账款等相关科目，确保财务数据真实、完整。（二）报表编制1.财务部门应定期编制木材销售业务相关报表，如销售明细表、应收账款明细表、收款情况表等。2.报表应准确反映木材销售业务的财务状况和经营成果，为公司管理层提供决策依据。3.销售明细表应详细列出木材的品种、规格、销售数量、销售金额等信息；应收账款明细表应按照客户名称、账龄、金额等列示应收账款情况；收款情况表应反映各客户的收款金额、收款日期等信息。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对木材销售结算业务进行审计，检查结算流程是否合规、财务核算是否准确、应收账款管理是否有效等。2.审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）财务检查1.财务部门应定期对木材销售结算业务进行自查，检查财务制度的执行情况、结算数据的准确性等。2.对于自查发现的问题，财务部门应及时进