文书打印复印管理办法

文书打印复印管理办法一、总则（一）目的为加强公司文书打印复印管理，规范打印复印行为，提高工作效率，节约办公成本，确保公司各类文书的准确、及时、安全流转，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的文书打印复印活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规，确保文书打印复印活动在法律框架内进行。2.规范性原则：遵循公司统一的文书格式和排版要求，保证打印复印质量。3.节约性原则：合理控制打印复印数量，提倡双面打印复印，降低纸张消耗。4.保密性原则：对涉及公司机密的文书，严格执行保密规定，防止信息泄露。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定和完善文书打印复印管理办法，并监督执行。2.负责公司办公区域打印复印设备的日常管理和维护，确保设备正常运行。3.负责对各部门打印复印需求进行统计和分析，合理调配资源。4.负责对打印复印耗材的采购、存储和发放进行管理。（二）各部门1.负责本部门文书打印复印需求的申报和审核，确保需求合理、必要。2.负责对本部门员工进行文书打印复印规范的培训和教育，提高员工节约意识和保密意识。3.负责对本部门打印复印设备的日常使用和维护，发现问题及时报告行政部门。（三）员工个人1.严格遵守公司文书打印复印管理办法，按照规定流程进行操作。2.合理控制打印复印数量，优先选择电子文档进行查阅和使用。3.对涉及公司机密的文书，妥善保管，防止泄露。三、打印复印流程（一）申请1.各部门员工因工作需要打印复印文书时，应填写《文书打印复印申请表》，详细注明打印复印的内容、份数、用途等信息。2.《文书打印复印申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）审核1.行政部门收到《文书打印复印申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括申请的必要性、打印复印数量的合理性、格式是否符合要求等。2.对于不符合要求的申请，行政部门应及时与申请人沟通，说明原因并要求其修改或补充相关信息。（三）打印复印1.经审核通过的申请，行政部门根据实际情况安排打印复印任务。2.打印复印人员应按照规定的格式和排版要求进行操作，确保打印复印质量。3.对于涉及公司机密的文书，打印复印人员应严格执行保密规定，在指定的保密区域进行操作，并采取必要的保密措施，如加密存储、专人保管等。（四）领取1.打印复印完成后，申请人应及时到行政部门领取文书。领取时，需在《文书打印复印登记表》上签字确认。2.如申请人无法及时领取，应提前与行政部门沟通，说明原因并委托他人代领。代领人需在《文书打印复印登记表》上注明代领人姓名及与申请人的关系。四、打印复印设备管理（一）设备配置1.行政部门根据公司实际工作需求，合理配置打印复印设备。设备配置应考虑设备性能、打印复印速度、纸张处理能力等因素，确保满足公司日常办公需要。2.在设备选型过程中，应优先选择节能环保、性能稳定、易于维护的设备，并参考市场同类产品的价格和售后服务情况，进行综合比较和评估。（二）设备维护1.行政部门负责制定打印复印设备的维护计划，定期对设备进行保养和维修，确保设备正常运行。2.设备维护计划应包括设备清洁、耗材更换、故障排除等内容。维护人员应按照维护计划的要求，按时对设备进行维护，并做好维护记录。3.对于设备出现的故障，维护人员应及时进行维修。如遇重大故障或无法自行解决的问题，应及时联系设备供应商或专业维修人员进行处理。4.在设备维修期间，行政部门应及时调整打印复印任务，确保公司工作不受影响。（三）设备使用1.员工在使用打印复印设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得随意更改设备设置或拆卸设备部件。2.如发现设备出现异常情况，应立即停止使用，并及时报告行政部门。严禁在设备故障状态下继续使用，以免造成设备损坏或安全事故。3.员工应爱护打印复印设备，保持设备清洁卫生。使用完毕后，应及时清理设备周围的纸张和杂物，关闭设备电源。五、打印复印耗材管理（一）耗材采购1.行政部门负责打印复印耗材的采购工作。采购前，应根据公司实际使用情况，制定耗材采购计划，明确采购品种、数量、规格等信息。2.在采购过程中，应选择质量可靠、价格合理的耗材供应商，并与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购人员应严格按照采购合同的要求，及时、准确地完成耗材采购任务，并做好采购记录。（二）耗材存储1.行政部门应设立专门的耗材存储仓库，对采购回来的耗材进行分类存放。存储仓库应保持干燥、通风良好，避免耗材受潮、变质或损坏。2.耗材应按照品种、规格、批次等进行分类标识，便于管理和查找。同时，应建立耗材库存台账，详细记录耗材的出入库情况。3.对于易燃易爆、易腐蚀等特殊耗材，应按照相关规定进行单独存储，并采取必要的安全防护措施。（三）耗材发放1.各部门员工因工作需要领取打印复印耗材时，应填写《耗材领取申请表》，注明领取耗材的品种、数量、用途等信息。2.《耗材领取申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门根据库存情况进行发放，并在《耗材领取登记表》上记录发放情况。3.为避免浪费，行政部门应根据实际工作需求，合理控制耗材发放数量。对于用量较大的部门，可实行限额领用制度。六、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息的文书，均属于保密范围。2.公司内部会议纪要、决策文件、人事档案等敏感信息，也应严格保密。（二）保密措施1.对涉及保密的文书，应在文件上加盖“机密”、“秘密”等保密标识，并按照规定的密级进行管理。2.在打印复印过程中，应采取加密存储、专人操作、专用设备等保密措施，防止信息泄露。3.打印复印人员应严格遵守保密规定，不得将涉及保密的文书内容透露给无关人员。如因工作需要查阅保密文书，应经公司相关领导批准，并在指定地点进行查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播。4.对于不再使用或已过期的保密文书，应按照公司文件销毁规定进行销毁，确保信息彻底消除。七、监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对公司文书打印复印管理情况进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对违反文书打印复印管理规定的行为进行举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。（二）检查内容1.检查各部门文书打印复印申请的审核情况，是否存在不合理申请或超量申请的现象。2.检查打印复印设备的使用和维护情况，是否存在设备故障未及时维修、设备清洁不到位等问题。3.检查打印复印耗材的采购、存储和发放情况，是否存在耗材浪费、库存管理混乱等问题。4.检查保密制度的执行情况，是否存在保密措施落实不到位、信息泄露等问题。（三）结果处理1.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向行政部门提交整改报告。3.对于违反文书打印复印管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款