文件托管合同管理办法

文件托管合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司文件托管合同的规范化管理，保障公司文件的安全存储、有效利用和流转，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与文件托管服务提供商签订的各类文件托管合同，包括但不限于纸质文件、电子文件的托管。（三）基本原则1.合法性原则：文件托管合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.安全性原则：确保托管文件的安全，防止文件丢失、损坏、泄露等情况发生。3.规范性原则：合同条款应明确、具体、规范，避免模糊不清或产生歧义。4.效益性原则：在保障文件安全和满足使用需求的前提下，合理控制托管成本，提高文件管理的效益。二、合同签订管理（一）托管服务提供商选择1.建立托管服务提供商评估机制，对潜在的服务提供商进行资质审查、信誉评估、服务能力考察等。2.优先选择具有良好信誉、专业资质、丰富经验且具备完善安全保障措施的服务提供商。3.与选定的服务提供商签订保密协议，明确其在文件托管期间的保密义务。（二）合同条款拟定1.合同应明确双方的权利和义务，包括但不限于文件的交付、存储、保管、查阅、归还等具体要求。2.详细规定托管服务的费用及支付方式、支付期限等。3.明确服务提供商的违约责任，如文件丢失、损坏、延误交付等情况下应承担的赔偿责任。4.约定合同的变更、解除条件及程序，以及争议解决方式。（三）合同审批1.合同初稿拟定后，由相关业务部门进行审核，重点审查合同条款是否符合业务需求和公司利益。2.法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，确保合同不存在法律风险。3.财务部门对合同的费用条款进行审核，评估费用的合理性和经济性。4.经各部门审核通过后，报公司领导审批，审批通过后方可签订合同。三、文件交付与接收管理（一）交付前准备1.业务部门负责整理待托管的文件，确保文件的完整性、准确性和规范性。2.对待交付的文件进行分类、编号、登记，建立详细的文件清单。（二）交付过程1.按照合同约定的方式和时间，将文件交付给托管服务提供商。2.办理文件交接手续，双方在交接清单上签字确认，明确文件的名称、数量、交付时间等信息。（三）接收确认1.托管服务提供商在收到文件后，应及时进行核对，如发现文件存在问题，应及时通知业务部门。2.业务部门对托管服务提供商反馈的问题进行核实和处理，确保文件准确无误地完成交付。四、文件存储管理（一）存储环境要求1.要求托管服务提供商提供安全、稳定、适宜的文件存储环境，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对存储环境进行检查和维护，确保环境条件符合文件存储要求。（二）存储方式与分类1.根据文件的性质、用途、重要程度等进行合理分类存储，便于查找和管理。2.对于电子文件，应采用安全可靠的存储方式，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。（三）存储安全管理1.建立严格的访问控制机制，限制非授权人员对文件的访问。2.对文件存储区域进行监控，确保存储过程的安全性。3.定期对存储的文件进行清查和盘点，核实文件的数量和状态。五、文件查阅与使用管理（一）查阅权限设定1.根据公司内部规定和业务需求，明确不同人员对托管文件的查阅权限。2.查阅权限应进行严格的审批和登记，确保查阅行为的合规性。（二）查阅流程1.需要查阅文件的人员填写查阅申请表，注明查阅文件的名称、目的、时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交给文件托管管理部门。3.文件托管管理部门根据查阅权限进行审核，审核通过后通知托管服务提供商安排查阅事宜。4.查阅人员在指定地点查阅文件，不得擅自复制、传播或带出文件存储区域。（三）使用记录与跟踪1.对文件的查阅和使用情况进行详细记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅文件内容等。2.定期对文件使用记录进行统计和分析，评估文件的使用频率和需求变化，为文件管理提供参考依据。六、文件归还与处置管理（一）归还要求1.文件使用完毕后，查阅人员应按照规定的时间和方式将文件归还给托管服务提供商。2.托管服务提供商在接收归还文件时，应进行认真核对，确保文件的完整性和准确性。（二）处置方式1.根据公司的文件管理制度和业务需求，确定文件的处置方式，如销毁、存档等。2.对于需要销毁的文件，应按照规定的程序进行销毁处理，确保文件信息的彻底删除。3.对于需要长期存档的文件，应按照档案管理的要求进行妥善保管。七、费用管理（一）费用核算1.财务部门按照合同约定的费用标准和支付方式，定期对文件托管费用进行核算。2.核算内容包括服务费用、逾期费用、赔偿费用等。（二）费用支付1.根据费用核算结果，及时向托管服务提供商支付费用。2.支付前，应确保相关手续齐全，如发票、费用明细清单等。3.对费用支付情况进行记录和跟踪，确保费用支付的准确性和及时性。八、合同变更与解除管理（一）变更情形1.因公司业务调整、文件管理需求变化等原因，需要对合同条款进行变更的。2.托管服务提供商提出的合理变更建议，经公司评估同意的。（二）变更程序1.由业务部门或托管服务提供商提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对双方权利义务的影响。2.相关部门对变更申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.经审批同意后，双方签订合同变更协议，明确变更后的条款和内容。（三）解除情形1.合同期满，双方不再续签的。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法继续履行的。3.一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同的。（四）解除程序1.提出解除合同的一方应提前通知对方，并说明解除合同的原因和时间。2.双方对合同解除后的相关事宜进行协商，如文件的交接、费用结算、违约责任承担等。3.协商一致后，签订合同解除协议，并按照协议约定办理相关手续。九、监督与检查（一）内部监督1.文件托管管理部门定期对文件托管合同的履行情况进行检查，包括文件存储环境、查阅使用记录、费用支付等方面。2.建立内部监督机制，对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对文件托管合同的管理情况进行审计，评估合同管理的合规性、有效性和经济性。2.根据审计结果，提出改进建议和措施，完善文件托管合同管理工作。十、违约责任与争议解决（一）违约责任1.双方应严格履行合同约定的义务，如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。2.违约责任的承担方式包括但不限于支付违约金、赔偿损失、继续履行合同等。（二）争议解