数字资源资产管理办法

数字资源资产管理办法一、总则（一）目的为了加强公司数字资源资产的管理，规范数字资源资产的收集、存储、使用、共享、处置等行为，保障数字资源资产的安全与完整，提高数字资源资产的使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及数字资源资产的部门和人员，包括但不限于数字内容创作部门、信息技术部门、市场营销部门、财务部门等。数字资源资产涵盖公司在业务活动中形成的各类电子文档、图片、音频、视频、数据库、软件系统等数字化信息。（三）基本原则1.合法性原则：数字资源资产的管理应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保公司在数字资源资产管理过程中的各项活动合法合规。2.安全性原则：建立健全数字资源资产安全保护机制，采取有效的技术和管理措施，防止数字资源资产的泄露、篡改、丢失等安全事故的发生。3.完整性原则：保证数字资源资产的内容完整、准确，维护数字资源资产之间的关联关系，确保数字资源资产能够真实反映公司的业务活动和历史状况。4.效益性原则：充分挖掘数字资源资产的价值，促进数字资源资产的合理利用和共享，提高公司的运营效率和经济效益。二、管理职责（一）公司管理层1.负责审批数字资源资产管理的相关制度、政策和规划，确保数字资源资产管理工作符合公司战略发展方向。2.协调公司各部门之间在数字资源资产管理方面的工作，解决数字资源资产管理过程中出现的重大问题。（二）数字资源资产管理部门1.制定和完善数字资源资产管理的具体制度、流程和标准，并组织实施。2.负责数字资源资产的统一登记、分类、编号、标识等基础管理工作，建立数字资源资产目录和数据库。3.定期对数字资源资产进行清查、盘点，核实数字资源资产的数量、状态和使用情况，确保账实相符。4.指导和监督各部门的数字资源资产管理工作，对各部门数字资源资产管理情况进行检查和评估。5.负责数字资源资产的安全管理，制定安全策略和应急预案，组织实施安全技术措施，保障数字资源资产的安全。（三）各业务部门1.负责本部门数字资源资产的日常管理，包括数字资源资产的收集、整理、存储、使用等工作，并指定专人负责数字资源资产管理工作。2.按照公司数字资源资产管理的要求，及时向数字资源资产管理部门报送本部门数字资源资产的相关信息，配合数字资源资产管理部门完成数字资源资产的清查、盘点等工作。3.严格遵守公司数字资源资产管理的各项制度和规定，合理使用数字资源资产，确保数字资源资产的安全与完整。（四）信息技术部门1.提供数字资源资产管理所需的技术支持和保障，确保数字资源资产管理系统的稳定运行。2.协助数字资源资产管理部门制定数字资源资产的安全技术方案，实施安全技术措施，防范数字资源资产的安全风险。3.根据数字资源资产管理的需要，开发和完善数字资源资产管理系统，提高数字资源资产管理的信息化水平。（五）财务部门1.负责数字资源资产的价值核算，按照国家会计准则和公司财务制度的规定，对数字资源资产进行计价、折旧、摊销等财务处理。2.参与数字资源资产的清查、盘点工作，对数字资源资产的财务状况进行监督和检查。3.根据数字资源资产管理的相关规定，审核数字资源资产的采购、处置等费用支出，确保费用支出的合理性和合规性。三、数字资源资产的分类与编号（一）分类标准1.按业务领域分类：可分为市场营销类、产品研发类、客户服务类、财务管理类、人力资源管理类等，每个大类下再根据具体业务内容细分小类。2.按文件类型分类：包括文档文件（如Word、Excel、PPT等）、图像文件（如JPEG、PNG等）、音频文件（如MP3、WAV等）、视频文件（如MP4、AVI等）、数据库文件等。3.按重要性和时效性分类：分为重要且长期保存的资产、重要但时效性较短的资产、一般性资产等。（二）编号规则数字资源资产编号采用“业务领域代码+文件类型代码+年份+顺序号”的格式。例如，市场营销类的Word文件，编号为“SCYW2023001”，其中“SCY”代表市场营销业务领域，“W”代表Word文件类型，“2023”表示年份，“001”为该类文件在当年的顺序号。编号应具有唯一性，便于识别和管理。四、数字资源资产的收集与整理（一）收集渠道1.业务部门在日常工作中产生的数字资源资产，应及时按照公司规定进行整理和归档，并提交给数字资源资产管理部门。2.通过购买、合作、捐赠等方式获取的数字资源资产，相关部门应在获取后及时向数字资源资产管理部门报备，并提供资产的详细信息。3.公司内部员工个人创作或收集的与公司业务相关的数字资源资产，在经所在部门审核同意后，可纳入公司数字资源资产管理范围。（二）整理要求1.对收集到的数字资源资产进行格式统一、命名规范、内容审核等整理工作。格式统一应根据公司数字资源资产管理的需要，将不同格式的文件转换为规定的标准格式；命名规范应按照编号规则进行命名，确保文件名能够准确反映数字资源资产的内容和性质；内容审核应确保数字资源资产的内容真实、准确、完整，符合公司业务要求和法律法规规定。2.建立数字资源资产的元数据信息，元数据应包括数字资源资产的名称、编号、类型、来源、创建时间、修改时间、有效期、密级等基本信息，以便于对数字资源资产进行查询、检索和管理。五、数字资源资产的存储与保管（一）存储方式1.根据数字资源资产的类型、规模和使用频率等因素，选择合适的存储方式，包括本地存储、网络存储（如NAS、SAN等）、云存储等。2.对于重要的数字资源资产，应采用多种存储方式进行备份，如本地备份与异地备份相结合，定期备份与实时备份相结合，确保数字资源资产的安全性和可靠性。（二）存储环境1.提供安全、稳定、可靠的存储环境，确保存储设备的正常运行。存储环境应具备防火、防潮、防盗、防雷、防静电等设施，温度、湿度等环境参数应符合设备要求。2.对存储设备进行定期维护和检查，及时发现和处理存储设备的故障和隐患，确保数字资源资产的存储安全。（三）保管责任1.数字资源资产管理部门负责数字资源资产存储设备的统一管理和维护，指定专人负责存储设备的日常操作和监控。2.各业务部门应按照公司规定，对本部门使用的数字资源资产存储设备进行定期检查和维护，确保数字资源资产的安全存储。3.对于存储在外部存储机构的数字资源资产，应与存储机构签订相关协议，明确双方的权利和义务，确保数字资源资产的安全保管。六、数字资源资产的使用与共享（一）使用权限1.根据数字资源资产的密级、重要性和使用范围，设定不同的使用权限。使用权限分为只读、可编辑、可下载等，具体权限由数字资源资产管理部门根据公司规定和业务需求进行设定。2.用户应按照规定的使用权限使用数字资源资产，不得擅自超越权限访问和使用数字资源资产。如需变更使用权限，应向数字资源资产管理部门提出申请，经审批后进行调整。（二）使用流程1.用户如需使用数字资源资产，应向数字资源资产管理部门提交使用申请，说明使用目的、使用期限、使用范围等信息。2.数字资源资产管理部门对用户的使用申请进行审核，审核通过后为用户开通相应的使用权限，并提供数字资源资产的访问方式和使用说明。3.用户在使用数字资源资产过程中，应遵守公司的相关规定，不得对数字资源资产进行非法修改、删除、传播等操作。使用完毕后，应及时归还数字资源资产或按照规定进行妥善处理。（三）共享管理1.建立数字资源资产共享机制，明确共享的范围、流程和责任。对于公司内部各部门之间需要共享的数字资源资产，由数字资源资产管理部门进行协调和管理。2.共享数字资源资产时，应确保共享的合法性和安全性，对共享的数字资源资产进行必要的加密和授权处理，防止数字资源资产的泄露和滥用。3.共享数字资源资产的部门应及时更新共享数字资源资产的相关信息，确保共享数字资源资产的准确性和时效性。七、数字资源资产的处置（一）处置情形1.数字资源资产已超过有效期或失去使用价值的。2.数字资源资产因业务调整、技术更新等原因不再需要的。3.数字资源资产存在安全隐患且无法修复的。4.其他需要处置的情形。（二）处置方式1.销毁：对于涉及公司机密、敏感信息或已无保存价值的数字资源资产，应采用安全可靠的方式进行销毁，如物理粉碎、数据擦除等，确保数字资源资产的信息无法恢复。2.删除：对于一般性的数字资源资产，经数字资源资产管理部门审核同意后，可进行删除操作。删除操作应在备份完成后进行，确保删除彻底。3.转让：对于具有一定价值且其他单位或个人需要的数字资源资产，在符合法律法规和公司规定的前提下，可进行转让。转让时应签订相关协议，明确双方的权利和义务，并办理相关手续。（三）处置流程1.业务部门提出数字资源资产处置申请，说明处置原因、处置方式等信息，并提交相关证明材料。2.数字资源资产管理部门对业务部门的处置申请进行审核，审核内容包括数字资源资产的现状、处置方式的合理性、是否符合法律法规和公司规定等。3.审核通过后，数字资源资产管理部门根据处置方式组织实施处置工作。对于销毁和删除操作，应进行记录和监督；对于转让操作，应按照公司规定办理相关审批和手续。4.处置工作完成后，数字资源资产管理部门应及时更新数字资源资产目录和数据库，确保数字资源资产信息的准确性和完整性。八、监督与检查（一）监督机制1.建立健全数字资源资产监督机制，数字资源资产管理部门定期对公司各部门的数字资源资产管理情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.公司内部审计部门定期对数字资源资产管理情况进行审计监督，检查数字资源资产管理的合规性、安全性和效益性，对发现的问题提出审计意见和建议。3.鼓励公司员工对数字资源资产管理过程中的违规行为进行监督和举报，对举报属实的给予相应奖励。（二）检查内容1.数字资源资产管理制度的执行情况，包括数字资源资产的收集、整理、存储、使用、共享、处置等环节是否符合规定。2.数字资源资产的安全管理情况，如安全措施的落实、安全设备的运行、安全事件的处理等。3.数字资源资产的使用效益情况，如数字资源资产的利用率、对公司业务的支持程度等。4.数字资源资产的账实相符情况，是否存在数字资源资产的丢失、损坏、闲置等情况。（三）问题