医院政府采购内部控制管理制度

医院政府采购内部控制管理制度第一章总则一、目的为了规范医院政府采购行为，加强政府采购内部控制，提高资金使用效益，防范采购风险，保证医院政府采购活动合法、合规、公开、公平、公正进行，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》以及相关法律法规和规章制度，结合医院实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于医院使用财政性资金以及与财政性资金相配套的单位自筹资金进行的政府采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。三、基本原则1.合法性原则：医院的政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：内部控制应当贯穿政府采购的决策、执行和监督全过程，覆盖所有与政府采购相关的部门、岗位和业务环节。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要采购项目和高风险领域，采取更为严格的控制措施。4.制衡性原则：合理设置采购岗位，明确各岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。5.适应性原则：内部控制制度应当与医院的规模、业务范围、采购特点等相适应，并随着外部环境的变化、医院业务的发展和管理要求的提高及时进行调整和完善。第二章组织机构与职责一、政府采购领导小组1.组成：由医院院长任组长，分管副院长任副组长，财务、审计、纪检、采购、使用等相关部门负责人为成员。2.职责-贯彻执行国家有关政府采购的法律法规和政策，审定医院政府采购内部控制制度和相关工作流程。-研究决定医院政府采购工作中的重大事项，包括年度采购计划、采购方式变更等。-协调解决政府采购工作中出现的重大问题，监督政府采购活动的依法依规进行。二、采购部门1.职责-负责编制医院年度政府采购计划，报政府采购领导小组审定。-组织实施政府采购项目，包括采购文件的编制、发布，供应商的选择、评审，采购合同的签订、履行等。-建立和维护供应商信息库，对供应商进行资格审查和信用评价。-负责政府采购项目的档案管理，包括采购文件、合同、验收报告等资料的收集、整理和保管。三、财务部门1.职责-负责审核政府采购预算和资金安排，确保采购项目有足够的资金支持。-按照规定的程序和时间要求支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督和管理。-参与政府采购项目的合同审核，对合同中的财务条款进行审查。-定期对政府采购资金的使用效益进行分析和评价。四、审计部门1.职责-对政府采购活动进行审计监督，包括采购计划的执行情况、采购程序的合法性、采购资金的使用效益等。-对采购合同的签订、履行和变更情况进行审计，防范合同风险。-参与政府采购项目的验收工作，对验收过程和结果进行审计监督。五、纪检部门1.职责-对政府采购活动中的廉政情况进行监督检查，查处违法违纪行为。-受理有关政府采购的投诉和举报，对投诉和举报事项进行调查处理。-加强对采购人员的廉政教育，防范腐败风险。六、使用部门1.职责-根据医院的发展规划和实际需求，提出政府采购项目的申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量等要求。-参与采购文件的编制和评审工作，提供专业技术意见。-负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程或服务的质量、数量等进行检查和确认。-对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进建议。第三章政府采购预算管理一、预算编制1.使用部门应当根据医院的年度工作计划和实际需求，在规定的时间内提出下一年度的政府采购项目申请，详细说明采购项目的名称、用途、技术规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对使用部门提出的采购项目申请进行汇总和初审，结合医院的财力状况和采购政策，提出年度政府采购预算草案。3.财务部门对采购部门提交的预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和资金来源的可靠性。4.政府采购预算草案经政府采购领导小组审定后，报上级主管部门和财政部门审批。二、预算执行1.医院应当严格按照批准的政府采购预算执行采购项目，不得随意调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应当按照规定的程序报原审批部门批准。2.采购部门在执行采购项目时，应当根据预算安排和采购进度，合理安排采购资金的支付。3.财务部门应当加强对政府采购预算执行情况的监督，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、预算调整1.当出现以下情况时，可进行政府采购预算调整：-国家政策发生重大变化，导致原预算项目无法执行或需要新增采购项目。-医院业务发展需要，对原采购项目的技术规格、数量等进行调整。-其他不可抗力因素导致原预算无法执行。2.预算调整应当由使用部门提出申请，说明调整的原因、内容和金额，经采购部门和财务部门审核后，报政府采购领导小组审批。重大预算调整还需报上级主管部门和财政部门批准。第四章政府采购流程控制一、采购申请1.使用部门根据实际需求填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并附相关的技术资料和论证报告。2.《政府采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，报采购部门。二、采购方式选择1.采购部门根据采购项目的性质、金额、数量等因素，按照法律法规和相关政策的规定，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当按照规定的程序报财政部门批准。三、采购文件编制1.采购部门负责编制采购文件，采购文件应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等内容。2.采购文件编制完成后，应当组织相关部门和专家进行审核，确保采购文件的合法性、合理性和公正性。四、供应商选择与评审1.采购部门通过发布采购公告、邀请供应商等方式，广泛征集供应商。2.对供应商的资格进行审查，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等。3.组织评审小组对供应商的响应文件进行评审，评审小组由医院代表和有关专家组成。评审小组应当按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，确定中标供应商。五、合同签订与履行1.采购部门与中标供应商签订采购合同，采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.合同签订后，采购部门和使用部门应当监督供应商按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。3.财务部门应当按照合同约定的付款方式和时间支付采购资金。六、验收与结算1.使用部门负责组织对采购项目进行验收，验收小组应当由使用部门、采购部门、财务部门等相关人员组成。验收小组应当按照采购合同和相关标准对采购货物、工程或服务的质量、数量等进行检查和确认，出具验收报告。2.财务部门根据验收报告和采购合同的约定，办理采购资金的结算手续。第五章政府采购风险管理一、风险识别1.采购部门、财务部门、审计部门等应当定期对政府采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险因素，包括法律法规风险、市场风险、供应商风险、质量风险、廉政风险等。2.建立风险预警机制，对可能出现的风险及时发出预警信号。二、风险评估1.对识别出的风险因素进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险领域。三、风险应对1.针对不同类型的风险，采取相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险承受等。2.建立风险应急预案，当出现重大风险事件时，能够及时启动应急预案，减少风险损失。第六章信息沟通与监督检查一、信息沟通1.建立健全政府采购信息沟通机制，加强采购部门、财务部门、审计部门、纪检部门、使用部门等之间的信息交流和共享。2.及时向医院内部相关部门和人员通报政府采购活动的进展情况、存在的问题及处理结果。3.按照规定向社会公开政府采购信息，包括采购项目公告、中标公告、采购合同等，接受社会监督。二、监督检查1.审计部门和纪检部门应当定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购程序的合法性、采购资金的使用效益、采购人员的廉政情况等。2.对监督检查中发现的问题，应当及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。3.建立监督检查档案，对监督检查情况进行记录和保存。第七章档案管理一、档案内容政府采购档案包括采购项目的申请文件、采购计划、采购文件、供应商响应文件、评审报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。二、档案整理与保管1.采购部门负责政府采购项目档案的整理和装订，按照项目类别和时间顺序进行编号和归档。2.档案应当妥善保管，建立档案查阅制度，严格控制档案的查阅和复制。三、档案保管期限政府采购档案的保管期限按照国家有关档案管理的规定执行，一般不少于15年。第八章责任追究一、责任界