疫情常态化采购管理制度

疫情常态化采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司在疫情常态化下的采购管理工作，规范采购行为，确保采购活动的顺利进行，保障公司运营的物资需求，同时有效防控疫情传播风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购的部门和人员，包括但不限于办公用品采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.防疫优先原则：在采购过程中充分考虑疫情防控要求，优先选择符合防疫标准的物资和供应商，保障采购环节的安全。3.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.透明性原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和审计。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据年度业务目标、工作任务以及疫情防控实际需求，提前制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等详细信息。2.对于疫情防控相关的特殊物资，如口罩、消毒液、测温设备等，应根据疫情形势变化和公司实际使用情况，及时调整采购计划，确保物资储备充足。3.采购计划需经部门负责人审核后，报公司采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门的采购计划进行综合平衡和审核，结合公司库存情况，编制年度采购总计划，并提交公司管理层审批。（二）采购预算编制1.采购预算应依据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应充分考虑物资价格波动、疫情防控措施变化等因素，确保预算的合理性和准确性。2.各部门在编制采购预算时，应严格按照公司财务制度和相关规定执行，不得随意扩大预算范围或提高预算标准。3.采购管理部门负责对各部门的采购预算进行审核，并将审核后的采购预算纳入公司年度预算体系，报公司管理层审批。经审批后的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，对拟合作的供应商进行严格筛选和评估。供应商应具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和财务状况，能够提供符合质量要求和疫情防控标准的物资或服务。2.在选择供应商时，优先考虑与本地供应商合作，以减少物流运输过程中的疫情传播风险。对于必须从外地采购的物资，应要求供应商采取有效的防疫措施，确保物资在运输和交付过程中的安全。3.采购部门应收集供应商的相关信息，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、疫情防控措施落实情况等，并建立供应商档案。对供应商档案进行动态管理，定期更新供应商信息，确保档案的真实性和完整性。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、疫情防控措施执行情况等方面。采购部门应制定详细的供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。2.根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.采购部门应及时向供应商反馈评估意见，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。对于整改不力的供应商，应采取相应的措施，直至终止合作。（三）供应商疫情防控管理1.要求供应商建立健全疫情防控管理制度，落实各项疫情防控措施，包括员工健康监测、工作场所消毒、个人防护用品配备等。2.在采购合同中明确供应商的疫情防控责任，要求供应商确保所供物资在生产、运输、存储等环节符合疫情防控要求。如因供应商原因导致疫情传播风险，供应商应承担相应的法律责任。3.采购部门应加强与供应商的沟通与协调，及时了解供应商的疫情防控情况，督促供应商做好各项防控工作。同时，采购部门应定期对供应商的疫情防控措施落实情况进行检查和评估。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并注明是否为疫情防控相关物资。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至公司采购管理部门。对于金额较大或涉及重要物资的采购申请，还需报公司管理层审批。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审。初审内容包括采购申请的合理性、合规性、预算执行情况等方面。2.对于初审通过的采购申请，采购管理部门按照公司审批流程，提交公司管理层或相关审批部门进行审批。审批部门应在规定时间内完成审批，并将审批结果反馈给采购管理部门。3.经审批同意的采购申请，采购管理部门方可组织实施采购活动；对于审批未通过的采购申请，采购管理部门应及时通知申请部门，并说明原因。（三）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等，应根据采购物资的特点和实际情况合理选择。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购流程和相关规定执行，确保采购活动的公开、公正、透明。对于疫情防控相关物资的采购，应优先采用线上采购方式，减少人员接触，降低疫情传播风险。3.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、疫情防控要求等条款。在签订采购合同时，应要求供应商提供疫情防控承诺书，确保供应商严格履行疫情防控责任。（四）验收与付款1.物资到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面，同时检查物资是否符合疫情防控要求。对于疫情防控相关物资，还应检查供应商提供的物资检验报告、消毒证明等相关文件。2.验收合格的物资，采购部门应填写验收报告，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期更换或处理。如因供应商原因导致物资不合格，采购部门有权按照合同约定扣除相应的货款，并要求供应商承担违约责任。3.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款流程应严格按照公司财务制度执行，确保付款的准确性和及时性。对于疫情防控相关物资的采购，应优先保障资金支付，确保疫情防控工作的顺利开展。五、疫情防控期间特殊采购管理（一）紧急采购1.在疫情防控期间，如遇紧急物资需求，各部门可在填写紧急采购申请表后，直接报公司管理层审批。公司管理层应在最短时间内完成审批，并通知采购管理部门组织实施紧急采购。2.紧急采购应优先选择本地供应商，确保物资能够快速供应。对于紧急采购的物资，采购人员应简化采购流程，采取灵活的采购方式，确保紧急物资及时到位。3.紧急采购完成后，采购部门应及时补办相关审批手续，并按照正常采购流程进行验收、付款等后续工作。（二）防疫物资采购1.加强防疫物资采购管理，确保防疫物资的质量和供应。防疫物资采购应严格按照国家相关标准和规定执行，优先采购符合国家标准的合格产品。2.建立防疫物资采购台账，详细记录防疫物资的采购日期、名称、规格、数量、供应商等信息。防疫物资采购台账应定期进行核对和更新，确保账物相符。3.加强对防疫物资的库存管理，定期盘点库存，确保防疫物资储备充足。同时，应合理安排防疫物资的发放和使用，避免浪费和滥用。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应风险、疫情防控风险等方面。2.针对识别出的风险，采购管理部门应分析风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解物资价格波动情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的产品质量认证和检验报告，在采购合同中明确质量标准和违约责任。加强物资验收环节的管理，确保采购物资符合质量要求。3.供应风险应对：与主要供应商建立战略合作伙伴关系，确保供应商的稳定供应。建立供应商备份机制，在原供应商出现供应问题时，能够及时切换到备份供应商，保障物资供应的连续性。4.疫情防控风险应对：要求供应商严格落实疫情防控措施，加强对采购物资的疫情防控检测和消毒处理。在采购过程中，采取必要的防护措施，减少人员接触，降低疫情传播风险。同时，制定应急预案，应对可能出现的疫情防控突发情况，确保采购活动的正常进行。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理、采购合同履行情况等方面。2.采购管理部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购人员严格遵守采购制度和相关规定。3.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反采购制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）审计管理1.公司审计部门应定期对采购项目进行专项审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购计划编制、采购方式选择、采购合同签订、物资验收、付款等环节。2.采购管理部门应积极配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。对于审计提出的问题，采购管理部门应认真整改，并将整改情况及时反馈给审计