市工会经审档案管理制度

市工会经审档案管理制度一、总则（一）目的为加强市工会经费审查档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经费审查工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《工会经费审查委员会工作条例》等相关法律法规及行业标准，结合本会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市工会经费审查委员会（以下简称经审会）在开展经费审查工作过程中形成的各类档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定、整改资料以及与经费审查相关的其他文件、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则经审档案由经审会办公室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存或拒绝归档。2.真实完整原则确保档案内容真实、准确、完整，如实反映经费审查工作的全过程及结果。3.便于利用原则档案的整理、保管和利用应方便快捷，满足经审工作及相关查询的需要。4.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）经审会办公室职责1.负责制定和完善经审档案管理制度，并组织实施。2.对经审工作中形成的各类文件材料进行收集、整理、分类、编目、装订等日常管理工作。3.建立经审档案保管库（室），配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。4.按照规定的期限保管经审档案，对到期档案进行鉴定和处置。5.负责为经审会及相关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.定期对经审档案管理工作进行总结和自查，及时发现问题并加以整改。（二）经审会委员职责1.按照档案管理要求，及时将各自工作中形成的应归档文件材料移交经审会办公室。2.配合经审会办公室做好档案整理、编目等工作，提供必要的协助和信息。3.在查阅、借阅档案时，严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。（三）审计人员职责1.在审计项目实施过程中，负责对审计工作底稿等文件材料的及时整理和初步归集，确保资料的完整性和准确性。2.审计项目结束后，按照档案管理规定，将审计项目相关档案资料移交经审会办公室。3.对已移交的档案资料的真实性和完整性负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计计划类：包括年度审计工作计划、专项审计工作计划、审计项目立项审批表等。2.审计工作底稿类：审计过程中形成的各类工作记录、调查取证材料、审计证据等。3.审计报告类：审计报告、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见及说明、审计报告审定表等。4.审计决定类：审计决定书、审计决定执行情况报告等。5.整改资料类：被审计单位整改方案、整改报告、整改跟踪检查记录等。6.其他类：与经费审查工作相关的会议记录、文件、通知、请示、批复、举报材料及处理结果等。（二）收集要求1.审计项目实施过程中，审计人员应及时收集和整理与项目相关的文件材料，确保资料的真实、完整。2.项目结束后，审计人员应在规定时间内将审计项目档案资料移交经审会办公室，不得拖延或留存。3.经审会委员在工作中形成的应归档文件材料，应主动及时移交经审会办公室。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素，将经审档案分为审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定、整改资料、其他等六大类。每大类下可根据实际情况进一步细分小类。2.编号对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度+类别代码+顺序号的方式，如“20XXSJ001”，其中“20XX”表示年份，“SJ”表示审计类别代码，“001”表示该类别下的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和管理。4.装订对纸张规格统一、内容相对完整的档案资料进行装订。装订应牢固整齐，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管期限经审档案的保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管涉及工会经费重大违法违纪问题的审计档案，以及具有长远查考利用价值的其他重要档案，应永久保管。2.定期保管其他审计档案的保管期限为[X]年，自审计项目结束次年起计算。（二）保管场所设立专门的经审档案保管库（室），保管库（室）应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。（三）保管要求1.按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.经审会委员因工作需要查阅经审档案的，可直接到经审会办公室查阅。2.本会其他部门因工作需要查阅经审档案的，需经经审会办公室负责人批准，并在指定地点查阅。3.外单位查阅经审档案的，应持有单位介绍信，经经审会主要领导批准，并办理查阅登记手续后，在经审会办公室指定人员陪同下查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《经审档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.经审会办公室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人在查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。查阅过程中，不得涂改、损毁、丢失档案。如需复印或摘录档案内容，应经经审会办公室负责人批准。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还经审会办公室，并在《经审档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况确需借阅经审档案的，需经经审会主要领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《经审档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等信息。2.经审会办公室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。3.借阅人凭借阅登记手续到经审会办公室领取档案，并在规定期限内归还。归还时，经审会办公室应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立经审档案鉴定小组，由经审会办公室负责人、审计业务骨干等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期满的档案，鉴定小组应根据档案的重要性、查考价值等因素进行全面审查。2.对仍有查考利用价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见。2.将档案鉴定意见书报经审会主要领导审批。3.经批准销毁的档案，应编制《经审档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.按照规定的程序和方法进行销毁，销毁过程应有专人负责监督，并在《经审档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的档案应在《经审档案销毁清册》上注明销毁时间、地点等信息，并将《经审档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立经审档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对电子档案进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全可靠。（三）信息化利用1.建立经审档