敬老院库存物品管理制度

敬老院库存物品管理制度一、总则1.目的为加强敬老院库存物品管理，规范物品采购、存储、使用及处置流程，确保物品安全、合理使用，提高资源利用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于敬老院各类库存物品的管理，包括但不限于食品、药品、生活用品、办公用品、维修材料等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保物品管理活动合法合规。安全性原则：保障库存物品的质量安全，防止物品损坏、变质、丢失及被盗等情况发生。合理性原则：根据敬老院实际需求，合理采购、存储和使用物品，避免浪费。规范化原则：建立健全各项管理制度和操作流程，实现物品管理的规范化、标准化。二、管理职责1.院长职责全面负责敬老院库存物品管理工作，制定和完善相关管理制度。审核物品采购计划、采购合同及重大物品处置方案。监督检查库存物品管理工作的执行情况，协调解决管理过程中出现的问题。2.后勤部门职责负责制定物品采购计划，组织实施物品采购工作。建立库存物品台账，定期进行盘点，确保账物相符。负责库存物品的存储管理，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作。对库存物品进行分类存放，标识清晰，便于查找和使用。按照规定办理物品出入库手续，严格控制物品流向。3.使用部门职责根据实际需求，提出物品使用申请。负责本部门领用物品的使用管理，合理使用物品，避免浪费。定期对本部门领用物品进行清查盘点，如有丢失、损坏等情况及时上报。4.财务部门职责负责审核物品采购费用，监督资金使用情况。协助后勤部门做好库存物品的成本核算工作。对物品处置收入进行账务处理，确保资金安全。三、采购管理1.采购计划各使用部门应于每月底前向后勤部门提交次月物品使用计划，详细注明所需物品的名称、规格、数量、用途等。后勤部门根据各部门提交的使用计划，结合库存物品实际情况，综合考虑物品的消耗规律、市场供应情况等因素，编制月度采购计划。采购计划应经院长审核批准后实施。如遇特殊情况需要临时采购的，应填写临时采购申请表，经院长批准后方可采购。2.供应商选择后勤部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择优质供应商合作。新增供应商时，应进行实地考察，收集相关资料，填写供应商评估表，经审核批准后纳入合格供应商名录。定期对供应商进行考核评价，对于不符合要求的供应商，应及时淘汰，并重新选择合适的供应商。3.采购实施采购人员应按照批准的采购计划进行采购，优先选择名录内的供应商。采购过程中应严格遵守采购流程，确保采购活动公开、公平、公正。对于批量采购或金额较大的物品，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式进行采购，确保采购价格合理、质量可靠。采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本交后勤部门备案，并跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。四、存储管理1.仓库设置敬老院应设置专门的仓库用于存放库存物品，仓库应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。根据物品的性质和用途，仓库应划分为不同的区域，如食品区、药品区、生活用品区、办公用品区、维修材料区等，并设置明显的标识牌。仓库内应配备必要的货架、货柜、搬运工具等设备，确保物品存放整齐、有序，便于查找和搬运。2.入库管理物品到货后，采购人员应及时通知后勤部门进行验收。验收人员应按照采购合同及相关标准对物品的数量、质量、规格等进行核对。对于验收合格的物品，验收人员应填写入库单，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息，并签字确认。入库单应一式三联，一联交采购人员，一联交财务部门，一联留存仓库。仓库管理人员应根据入库单及时办理入库手续，将物品存放到指定的位置，并更新库存台账。对于验收不合格的物品，采购人员应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货等。3.存储保管仓库管理人员应定期对库存物品进行检查，查看物品的存储状态是否良好，有无损坏、变质、过期等情况。对于易受潮、易变质的物品，应采取相应的防潮、防虫、防霉等措施，如密封包装、放置干燥剂、通风换气等。对于易燃易爆物品，应按照相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识，确保存储安全。仓库应保持整洁卫生，通道畅通，严禁在仓库内堆放杂物。4.库存盘点后勤部门应定期组织库存盘点工作，确保账物相符。盘点周期一般为每月一次，年终进行全面盘点。盘点前，仓库管理人员应整理好库存物品，核对库存台账，确保账账相符。盘点时，应安排专人负责清点物品数量，同时核对物品的规格、质量等信息。盘点结束后，应填写盘点表，注明盘点日期、物品名称、规格、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏情况等，并签字确认。对于盘盈盘亏的物品，应查明原因，填写盘盈盘亏报告表，经审批后进行相应的账务处理。如因管理不善造成的损失，应追究相关人员的责任。五、使用管理1.领用制度使用部门应指定专人负责物品领用工作，领用人员应填写物品领用单，注明物品名称、规格、数量、用途等信息，并签字确认。物品领用单应一式三联，一联交仓库管理人员，一联交财务部门，一联留存使用部门。仓库管理人员应根据物品领用单及时办理出库手续，减少库存数量，并更新库存台账。对于贵重物品、限量物品或有特殊用途的物品，领用人员应经院长批准后方可领用。2.使用监督各使用部门应加强对领用物品的使用管理，合理安排使用，避免浪费。后勤部门应定期对各部门领用物品的使用情况进行检查，查看物品是否按照规定用途使用，有无闲置、浪费等现象。对于发现的问题，应及时与使用部门沟通协调，督促其整改。如因使用不当造成物品损坏或丢失的，应追究相关人员的责任。3.物品回收对于可回收利用的物品，如废旧纸张、塑料瓶、金属制品等，使用部门应分类收集，定期交后勤部门统一处理。后勤部门应建立物品回收台账，记录回收物品的名称、数量、处理方式等信息。物品回收处理收入应及时上缴财务部门，纳入敬老院统一核算。六、处置管理1.处置范围库存物品因损坏、变质、过期、闲置等原因无法继续使用的，应进行处置。因机构调整、设施改造等原因不再需要的库存物品，也应进行处置。2.处置方式库存物品的处置方式主要包括报废、变卖、捐赠等。对于已损坏无法修复或已过期失效的物品，应进行报废处理。报废物品应填写报废申请表，经院长批准后，由后勤部门负责组织销毁或妥善处理。对于仍有使用价值但敬老院不再需要的物品，可进行变卖处理。变卖物品应按照相关规定进行评估作价，通过公开拍卖、竞价交易等方式进行处置，确保处置价格合理。变卖收入应及时上缴财务部门，纳入敬老院统一核算。对于符合条件的库存物品，可进行捐赠。捐赠物品应填写捐赠申请表，经院长批准后，按照相关规定办理捐赠手续，并做好捐赠记录。3.处置程序后勤部门应定期对库存物品进行清查盘点，发现需要处置的物品时，应填写处置申请表，详细说明物品的名称、规格、数量、处置原因、处置方式等信息。处置申请表应经相关部门审核后，报院长批准。经批准后的处置申请表交后勤部门组织实施处置工作。处置过程中应做好记录，确保处置活动公开、公平、公正。处置完成后，后勤部门应及时更新库存台账，并将处置情况报财务部门进行账务处理。七、信息化管理1.建立库存管理系统敬老院应建立库存管理信息化系统，实现对库存物品的采购、入库、存储、领用、盘点、处置等全过程的信息化管理。库存管理系统应具备物品信息录入、查询、统计、报表生成等功能，能够实时反映库存物品的动态情况。2.数据录入与维护后勤部门应安排专人负责库存管理系统的数据录入与维护工作，确保数据的准确性、及时性和完整性。采购合同、入库单、领用单、盘点表、处置申请表等相关单据应及时录入系统，更新库存信息。定期对库存管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。八、监督检查与考核1.监督检查院长应定期对库存物品管理工作进行监督检查，查看各项管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。后勤部门应加强对库存物品管理工作的日常监督检查，对采购、存储、使用、处置等环节进行不定期抽查，确保管理工作规范有序。财务部门应定期对库存物品的采购费用、资金使用情况等进行审计监督，确保资金安全合理使用。2.考核评价建立库存物品管理工作考核评价机制，对各部门及相关人员的管理工作进行考