青岛实验室设备管理制度

青岛实验室设备管理制度一、总则1.目的本制度旨在加强青岛实验室设备的管理，确保设备的正常运行，提高设备的使用效率，保障实验工作的顺利进行，为科研、教学及相关业务提供有力支持。2.适用范围本制度适用于青岛实验室所有设备的采购、验收、安装、调试、使用、维护、维修、报废等全过程管理。3.职责分工实验室管理部门负责制定和完善实验室设备管理制度，并监督执行。统筹实验室设备的规划、采购计划的审核等工作。协调解决设备管理过程中的重大问题。设备使用部门负责本部门设备的日常使用、维护保养等工作，确保设备的正常运行。提出设备采购、维修、报废等申请，并配合相关部门进行设备管理工作。设备管理人员负责设备的实物管理，包括设备的验收、登记、建账、立卡、调配等工作。定期检查设备的运行状况，协助使用部门进行设备维护和维修。负责设备档案的建立和管理。财务部门负责设备采购资金的预算安排和核算管理。参与设备采购合同的审核，监督设备采购资金的使用情况。二、设备采购管理1.采购计划制定各使用部门根据实验工作的需要，结合现有设备状况，每年年底前提出下一年度的设备采购计划。采购计划应详细说明设备的名称、规格型号、数量、用途、技术参数、预计采购时间等内容。实验室管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合实验室发展规划和预算情况，编制年度设备采购总计划，报主管领导审批。2.采购流程招标采购对于金额较大、技术复杂的设备采购项目，应按照国家相关法律法规和学校的规定，采用公开招标、邀请招标等方式进行采购。具体流程如下：实验室管理部门委托专业招标代理机构发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判采购对于采购时间紧迫、招标失败或因技术复杂等原因不能确定详细规格或具体要求的设备采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。具体流程如下：实验室管理部门发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判。组织谈判会议，与供应商进行谈判，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，由实验室管理部门提出申请，经主管领导批准后，与供应商进行协商，签订采购合同。询价采购对于规格、标准统一，货源充足且价格变化幅度小的设备采购项目，可以采用询价采购方式。具体流程如下：实验室管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。3.采购合同管理采购合同应明确设备的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、售后服务等条款。实验室管理部门负责采购合同的起草、审核和签订工作。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、设备管理人员等相关部门备案。严格按照采购合同的约定执行，确保设备按时、按质、按量到货。如因特殊原因需要变更合同条款的，应按照合同变更的相关规定办理手续。三、设备验收管理1.验收准备设备到货前，设备管理人员应根据采购合同和相关技术文件，准备好验收所需的工具、仪器、资料等。通知使用部门安排熟悉设备性能和操作的专业人员参与验收工作。2.验收内容数量验收核对设备的型号、规格、数量是否与采购合同一致。外观验收检查设备的外观是否有损坏、变形、锈蚀等情况。技术性能验收按照采购合同和相关技术文件的要求，对设备的技术性能进行测试和检验，确保设备达到规定的技术指标。资料验收检查设备的随机资料是否齐全，包括设备操作手册、维修手册、合格证、质量检验报告等。3.验收程序设备到货后，设备管理人员应及时通知供应商共同进行验收。验收人员按照验收内容进行逐项验收，填写设备验收报告。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应详细记录不合格情况，并要求供应商限期整改或退换货。设备验收合格后，设备管理人员应及时办理设备入库手续，并将设备验收报告、采购合同等相关资料整理归档。四、设备安装与调试管理1.安装调试计划设备到货验收合格后，实验室管理部门应根据设备的特点和使用要求，制定设备安装调试计划。安装调试计划应明确安装调试的时间、地点、人员、步骤、技术要求等内容。2.安装调试实施按照安装调试计划，由供应商或专业技术人员进行设备的安装调试工作。在安装调试过程中，使用部门和设备管理人员应密切配合，及时解决出现的问题。安装调试完成后，应进行试运行，试运行时间应符合相关规定和设备使用要求。3.验收交付设备安装调试完毕，试运行正常后，由实验室管理部门组织相关人员进行验收。验收合格的，办理设备交付使用手续；验收不合格的，应要求供应商或安装调试单位进行整改，直至验收合格。五、设备使用管理1.使用培训设备投入使用前，实验室管理部门应组织设备使用部门对使用人员进行培训。培训内容包括设备的性能、操作规程、维护保养知识、安全注意事项等。培训结束后，应对使用人员进行考核，考核合格后方可上岗操作设备。2.操作规程制定设备使用部门应根据设备的特点和使用要求，制定设备操作规程。操作规程应明确设备的启动、运行、停止操作步骤，以及日常维护保养要求、安全注意事项等内容。操作规程应张贴在设备显著位置，便于使用人员查阅。3.使用登记设备使用人员应如实填写设备使用登记表，记录设备的使用时间、使用情况、维修保养情况等信息。设备使用登记表应定期整理归档，保存期限不少于规定年限。4.使用安全管理设备使用人员应严格遵守设备操作规程和安全管理制度，确保设备的安全运行。设备使用现场应配备必要的安全防护设施和消防器材，防止发生安全事故。对存在安全隐患的设备，应立即停止使用，并采取相应的措施进行处理。六、设备维护保养管理1.维护保养计划制定设备管理人员应根据设备的使用说明书和运行状况，制定设备年度维护保养计划。维护保养计划应明确维护保养的内容、时间、人员等要求。2.维护保养实施设备使用部门按照维护保养计划，组织专业技术人员或设备操作人员对设备进行维护保养工作。维护保养工作应包括设备的清洁、润滑、紧固、调整、防腐等内容，确保设备的性能良好。对设备的关键部位和易损件，应定期进行检查和更换，做好记录。3.维护保养记录设备维护保养人员应认真填写设备维护保养记录，记录维护保养的时间、内容、更换的零部件等信息。设备维护保养记录应及时整理归档，作为设备管理的重要依据。七、设备维修管理1.维修申请设备使用过程中出现故障或损坏，使用人员应及时填写设备维修申请表，说明设备故障现象、发生时间、可能原因等情况。设备维修申请表经部门负责人审核后，提交给设备管理人员。2.维修审批设备管理人员接到维修申请后，应及时组织专业技术人员对设备故障进行诊断，确定维修方案和维修费用预算。维修费用预算在规定金额以内的，由设备管理人员审批；超过规定金额的，报主管领导审批。3.维修实施根据维修审批结果，设备管理人员安排维修人员进行设备维修工作。维修人员应按照维修方案进行维修，确保维修质量。维修过程中如需更换零部件，应选用符合质量要求的正品，并做好更换记录。维修完成后，维修人员应填写设备维修记录，详细记录维修情况。4.维修验收设备维修完成后，由设备管理人员组织使用部门和相关技术人员进行维修验收。验收内容包括设备故障是否排除、性能是否恢复正常、维修质量是否符合要求等。验收合格的，在设备维修记录上签字确认；验收不合格的，应要求维修人员重新维修，直至验收合格。八、设备计量管理1.计量器具配备根据实验工作的需要，配备相应的计量器具，并确保计量器具的精度和准确性符合要求。计量器具的配备应满足国家相关计量法规和行业标准的规定。2.计量器具校准定期对计量器具进行校准，确保计量器具的量值准确可靠。计量器具的校准周期应根据计量器具的使用频率、性能特点等因素确定，并按照国家相关规定执行。校准合格的计量器具应粘贴校准标识，并做好校准记录。3.计量器具管理建立计量器具台账，记录计量器具的名称、型号、规格、购置时间、校准情况等信息。计量器具应妥善保管，定期进行维护保养，防止损坏和丢失。对报废的计量器具，应按照相关规定进行处理，并及时在计量器具台账上注销。九、设备档案管理1.档案内容设备档案应包括设备的采购合同、验收报告、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、维修记录、计量校准记录、使用登记记录等相关资料。设备档案应确保资料的完整性、准确性和真实性。2.档案建立与保管设备管理人员负责设备档案的建立和管理工作。设备档案应按照设备类别、型号等进行分类整理，建立电子档案和纸质档案。设备档案应妥善保管，存放地点应安全、干燥、通风，防止档案资料损坏或丢失。设备档案的保管期限应符合相关规定，一般不少于设备使用寿命周期。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅设备档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，在设备管理人员的陪同下查阅。如需借阅设备档案的，应填写档案借阅申请表，经主管领导批准后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、复印、涂改档案资料。十、设备报废管理1.报废条件符合下列条件之一的设备，可以申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足实验工作需要的。因意外事故或自然灾害等原因造成设备严重损坏，无法修复的。因技术进步等原因，现有设备已被淘汰，不宜继续使用的。其他符合报废条件的情况。2.报废申请设备使用部门认为设备符合报废条件的，应填写设备报废申请表，详细说明设备的名称、型号、规格、购置时间、报废原因等情况。设备报废申请表经部门负责人审核后，提交给实验室管理部门。3.报废鉴定实验室管理部门接到报废申请后，应组织相关技术人员对设备进行鉴定，确定设备是否符合报废条件。对价值较高的设备报废，应邀请学校资产管理部门或相关专业机构进行鉴定。4.报废审批经鉴定符合报废条件