集团分公司合同管理制度

集团分公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强集团分公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团分公司及其所属各部门、各分支机构在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由分公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责：审议重大合同事项，包括合同的签订、变更、解除等。协调解决合同管理中的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门1.设立：分公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一管理工作。2.职责：制定和完善合同管理制度。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。负责合同纠纷的处理和诉讼工作。（三）合同承办部门1.职责：负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门报告合同履行情况。配合合同管理部门做好合同的变更、解除等工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，起草合同文本。2.合同文本起草完成后，提交合同管理部门进行审核。3.合同管理部门对合同文本进行合法性、合规性、完整性审核，并提出修改意见。4.合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。5.修改后的合同文本经合同管理部门审核通过后，提交分公司领导审批。6.分公司领导审批通过后，合同承办部门与对方当事人签订合同。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：合同承办部门在签订合同前，应审查对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保对方当事人具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.合同条款审查：合同管理部门应重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性，包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。3.合同形式审查：合同应采用书面形式签订，合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，分公司合同管理部门留存一份。4.合同签字盖章：合同签订后，双方当事人应在合同文本上签字盖章，并注明签字日期。合同签字盖章应符合法律法规及公司相关规定。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门应按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门报告合同履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议提交合同管理部门备案。（三）合同解除管理1.合同履行过程中，如需解除合同，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。2.合同解除协议签订后，合同承办部门应将解除协议提交合同管理部门备案。3.合同解除后，合同承办部门应按照合同约定及法律法规规定，办理相关手续，如结算、清理等。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，如加强合同审核、完善合同条款、加强信用管理等。（二）风险应对措施1.法律风险应对：合同管理部门应加强合同审核，确保合同条款符合法律法规规定，避免合同纠纷的发生。如发生合同纠纷，应及时委托律师进行处理，维护公司合法权益。2.信用风险应对：合同承办部门应加强对对方当事人的信用管理，在签订合同前，对对方当事人的资信状况进行调查评估，确保对方当事人具有良好的信用记录。如发现对方当事人存在信用风险，应及时采取措施，如要求对方提供担保、增加付款条款等。3.市场风险应对：合同承办部门应加强市场调研，及时了解市场动态，合理确定合同价格和履行期限，避免因市场变化导致合同履行困难。如发生市场风险，应及时与对方当事人协商调整合同条款，降低市场风险对公司的影响。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门在合同签订后，应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理规定，对合同文本及相关资料进行整理、分类、编号，建立合同台账。（二）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别进行分类存放，并建立档案索引，便于查询。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还合同管理部门，并办理归还手续。七、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应及时与对方当事人协商解决。2.协商解决纠纷时，应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，妥善处理纠纷。（二）纠纷调解1.如协商不成，合同承办部门可以申请合同管理部门进行调解。2.合同管理部门应组织双方当事人进行调解，提出调解方案，促使双方当事人达成和解协议。（三）纠纷仲裁或诉讼1.如调解不成，合同承办部门可以根据合同约定及法律法规规定，申请仲裁或提起诉讼。2.申请仲裁或提起诉讼时，合同承办部门应及时收集相关证据，配合合同管理部门做好仲裁或诉讼工作。八、附则（一）制度解释本制度由集团分公司合同管理部门负责解