集团分公司印章管理制度

集团分公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强集团分公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，防范经营风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团分公司及其所属各部门、分支机构、全资及控股子公司。（三）印章定义本制度所指印章包括分公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、分支机构章、子公司章等各类具有法律效力或代表公司意志的印章。（四）管理原则1.依法合规原则：印章管理严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章使用合法、合规、有效。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各层级对印章管理的职责和权限，确保印章管理责任落实到人。3.审批规范原则：建立健全印章使用审批流程，严格审批程序，未经审批不得擅自使用印章。4.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、遗失等情况发生。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.分公司各类印章的刻制由综合管理部门统一负责，根据工作需要提出刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息。2.申请部门负责人签字确认后，报分公司负责人审批。审批通过后，由综合管理部门持分公司介绍信到公安机关指定的刻章单位进行刻制。3.印章刻制完成后，综合管理部门应及时将印章领取并登记备案，同时将印章图样存档。（二）印章启用1.新印章启用前，综合管理部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管部门及责任人等信息。2.印章启用时，综合管理部门应组织相关人员进行印章交接，填写《印章交接登记表》，交接双方签字确认。交接内容包括印章实物、印模、使用登记簿等。3.印章启用后，原印章同时废止，综合管理部门应及时将废止印章封存，并按规定进行销毁处理。三、印章的保管（一）保管部门及责任人1.分公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由综合管理部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管；分支机构章由分支机构负责人指定专人保管；子公司章由子公司综合管理部门指定专人保管。2.印章保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管和使用流程。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，原则上应存放于保险柜或带锁的文件柜内，确保印章存放环境安全，防止印章被盗用、遗失或损坏。2.印章保管责任人不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。因特殊原因需要委托他人代管的，应经分公司负责人批准，并办理书面委托手续。3.印章保管责任人应定期检查印章保管情况，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告综合管理部门，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用范围1.分公司公章用于以分公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等；出具各类证明、介绍信；办理工商登记、税务申报、银行开户等相关手续；以及其他需要使用公章的事项。2.合同专用章用于以分公司名义对外签订各类经济合同、协议等。3.财务专用章用于分公司财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务。4.法定代表人章用于分公司法定代表人授权范围内的相关业务，如签署文件、办理银行结算等。5.部门章用于各部门内部工作联系、文件往来、业务报表等，不得对外使用。6.分支机构章用于分支机构内部管理、业务联系等，不得对外使用。7.子公司章用于子公司对外经营活动、内部管理等，具体使用范围参照分公司相关规定执行。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人审核签字。2.审批流程：涉及重大事项、合同协议、资金收付等重要文件的用印，需经分公司负责人审批。一般文件、证明、介绍信等用印，由综合管理部门负责人审批。部门内部文件用印，由部门负责人审批。3.印章使用：印章保管责任人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应对用印文件进行认真核对，确认无误后，在规定的位置加盖印章，并在《印章使用登记簿》上进行登记，登记内容包括用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、申请人、审批人等信息。4.用印监督：对于重要文件的用印，原则上应实行双人监督用印制度，由综合管理部门指定专人负责监督用印过程，确保用印准确、规范。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需使用印章的，如合同签订、文件报送等，可先通过电话、短信等方式向审批人报告，经同意后先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.因出差、休假等原因，印章保管责任人无法履行职责时，应提前将印章移交指定的临时保管人员，并办理书面交接手续。临时保管人员在使用印章时，应按照本制度规定的流程进行审批和登记。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.分公司名称变更、机构撤销、业务调整等原因，导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。3.根据法律法规或公司规定，需要停用印章的其他情形。（二）停用程序1.印章保管责任人发现印章需要停用时，应及时报告综合管理部门。综合管理部门核实情况后，填写《印章停用申请表》，经分公司负责人审批后，发布印章停用通知。2.印章停用通知应明确印章名称、停用日期、停用原因等信息，并要求各部门停止使用该印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，综合管理部门应及时组织进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用日期、销毁原因等信息，并经分公司负责人审批。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。3.印章销毁后，综合管理部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档，以备查阅。六、印章管理的监督与检查（一）监督检查部门集团总部审计部门负责对分公司印章管理制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的建立和执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定。2.印章使用审批流程的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管情况，是否存在印章被盗用、遗失、损坏等安全隐患。4.印章使用登记簿的登记情况，登记内容是否完整、准确。（三）检查方式1.查阅文件资料，包括印章管理制度、印章使用申请表、审批文件、印章使用登记簿、印章交接登记表、印章销毁登记表等。2.实地查看印章保管情况，检查印章存放环境是否安全，印章保管责任人是否严格履行职责。3.访谈相关人员，了解印章管理工作的实际情况，听取意见和建议。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求分公司限期整改。2.分公司应针对存在的问题，制定切实可行的整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。3.整改完成后，分公司应将整改情况书面报告集团总部审计部门，审计部门将对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。七、法律责任（一）因保管不善导致印章被盗用、冒用、遗失等，给公司造成经济损失或其他不良影响的，印章保管责任人应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）未经审批擅自使用印章，或超越审批权限使用印章的，对直接责任人给予警告、罚款等处罚；情节严重的