销售公司合同章管理制度

销售公司合同章管理制度总则1.目的为加强公司合同章的管理，规范合同章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。本制度适用于公司及所属各部门在对外签订、履行合同过程中合同章的使用与管理。2.适用范围本制度所指的合同章是公司在对外签订合同、协议、意向书等具有法律约束力文件时使用的印章，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等各类涉及公司经济往来的合同。3.基本原则合同章的使用应遵循合法、合规、谨慎、规范的原则，确保合同的签订与履行符合法律法规及公司相关规定，保障公司利益不受损害。合同章的刻制与启用1.刻制合同章由公司指定的行政部门统一负责刻制。行政部门应根据公司业务需求，按照公安机关规定的印章刻制程序，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制合同章时，应明确印章的名称、样式、规格等要素，并报公司法定代表人批准。2.启用合同章刻制完成后，行政部门应填写《合同章启用申请表》，详细记录印章的启用时间、启用范围、保管人等信息，经公司法定代表人签字批准后，方可正式启用。同时，行政部门应将合同章的印模留存一份备案，并将印章的启用情况通知公司各部门。合同章的保管1.保管部门合同章由公司指定的专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司合同管理流程。一般情况下，合同章由公司行政部门或法务部门保管，具体保管部门根据公司组织架构和管理要求确定。2.保管要求保管人应设立专门的合同章保管台账，详细记录合同章的使用情况，包括使用日期、使用部门、合同编号、合同名称、盖章文件名称、盖章份数、用印人等信息。合同章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，确保印章的安全。未经批准，任何人不得擅自将合同章带出公司办公区域。如因工作需要携带合同章外出使用，必须经过公司相关领导的书面批准，并由保管人亲自携带，确保印章安全。3.保管人变更如因工作调动、离职等原因，合同章保管人需要变更时，原保管人应及时将合同章及相关保管资料移交给新保管人，并办理交接手续。交接手续应填写《合同章交接清单》，由交接双方及监交人签字确认。交接清单应一式三份，交接双方各执一份，公司存档一份。合同章的使用1.使用流程申请：各部门在使用合同章前，应填写《合同章使用申请表》，详细说明用印事项、合同名称、合同编号、对方单位名称、合同金额、付款方式、履行期限等合同主要条款，并附上拟盖章的合同文本或相关文件。申请表应由部门负责人签字确认，并注明申请日期。审核：申请表提交后，由公司相关审核部门按照职责分工进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性，合同签订的必要性、可行性，以及与公司业务政策的一致性等。审核部门应在规定时间内完成审核工作，并签署审核意见。一般情况下，合同金额在[X]元以下的合同，由部门负责人审核；合同金额在[X]元至[X]元之间的合同，由分管领导审核；合同金额在[X]元以上的合同，由公司总经理审核。重大合同或涉及公司重大利益的合同，还应提交公司董事会或股东会审议。批准：经审核通过的《合同章使用申请表》，由公司法定代表人或其授权的代理人签字批准。批准人应在审核意见的基础上，对用印事项进行最终审定，确保合同的签订符合公司利益和法律法规要求。盖章：合同章保管人在收到经批准的《合同章使用申请表》后，应认真核对申请表上的各项信息与拟盖章的合同文本或相关文件是否一致。核对无误后，在合同文本或相关文件规定的盖章位置加盖合同章，并在《合同章使用申请表》上记录盖章日期、盖章份数等信息。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。登记：盖章完成后，合同章保管人应及时在合同章保管台账上进行登记，并将《合同章使用申请表》及相关合同文件归档保存。归档资料应按照公司档案管理规定进行整理、分类，便于查阅和追溯。2.使用限制合同章仅用于公司对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件，不得用于其他任何非合同用途。严禁在空白合同、协议、文件上加盖合同章。如因特殊情况需要在空白合同文本上盖章，必须经过公司法定代表人的书面批准，并在盖章后及时填写合同具体内容，确保合同条款明确、完整。任何部门和个人不得私自使用合同章对外签订合同或进行其他经济活动。如发现未经授权使用合同章的行为，公司将依法追究相关人员的责任，并采取措施维护公司的合法权益。3.用印份数合同章的用印份数应根据合同实际需要确定，原则上每份合同文本加盖一式[X]份印章，具体份数由合同签订部门根据实际情况提出申请，并经审核批准后执行。如需增加用印份数，应重新填写《合同章使用申请表》，按照规定的审核流程进行审批。合同章的监督与检查1.内部监督公司内部审计部门或其他相关监督部门应定期对合同章的使用情况进行监督检查，检查内容包括合同章的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、合同签订与履行情况是否符合公司规定等。监督检查部门应定期向公司管理层提交监督检查报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部审计公司应按照法律法规要求，定期聘请外部审计机构对公司合同章的管理情况进行审计。外部审计机构应根据审计准则和公司实际情况，对合同章的刻制、保管、使用等环节进行全面审计，并出具审计报告。公司应认真对待外部审计机构提出的审计意见和建议，及时采取措施进行整改，不断完善合同章管理制度。3.违规处理对于违反本制度规定使用合同章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的违规行为，如未按规定流程使用合同章、用印手续不齐全等，公司将责令相关责任人立即改正，并给予警告处分；对于情节较重的违规行为，如私自使用合同章、在空白合同上盖章等，公司将依法解除相关责任人的劳动合同，并追究其法律责任；对于给公司造成经济损失的违规行为，公司将要求相关责任人承担相应的赔偿责任。合同章的废止与销毁1.废止情形当出现以下情形之一时，合同章应予以废止：公司名称变更、重组、分立、合并等原因，导致原合同章不再适用；合同章损坏、遗失或被盗，无法继续使用；公司决定不再使用合同章开展相关业务活动。2.废止程序合同章废止前，保管人应填写《合同章废止申请表》，详细说明废止原因、废止日期等信息，并附上相关证明材料。申请表经公司法定代表人签字批准后，合同章保管人应将废止的合同章及时交回公司行政部门。行政部门应将废止的合同章与留存的印模进行核对，确认无误后，在《合同章废止申请表》上签字确认，并将合同章进行封存。3.销毁合同章废止后，公司应按照国家有关印章管理规定，选择具有资质的销毁单位对废止的合同章进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息，并由销毁单位出具销毁证明。销毁证明应与《合同章废止申请表》等相关资料一并归档保存，以备查阅。附则1.解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。如遇本制度未尽事宜或与法律法规、行业标准相冲突的情况，由公司[具体部门]根据实际情况进行修订和完善，并报公司