某客运公司档案管理制度

某客运公司档案管理制度总则制定目的为加强本客运公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，按照规范的程序和方法进行操作，确保档案质量。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。档案管理职责综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司档案。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。6.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案管理人员，具体负责本部门档案管理工作，并接受综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交应归档的档案。4.在工作中积极配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施。4.积极开展档案信息化工作，录入和维护档案信息，提高档案检索和利用效率。5.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门和外部单位提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。6.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出合理的意见和建议。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。档案的收集与整理收集范围1.行政管理类：公司各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理文件等。2.业务管理类：客运业务合同、运输计划、调度指令、车辆运行记录、安全检查记录、票务资料等。3.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：市场调研报告、客户资料、营销活动策划与执行资料等。5.技术管理类：车辆技术档案、维修记录、设备台账、技术标准与规范等。6.人力资源管理类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利等相关资料。7.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书、重大事件记录、对外宣传资料等。收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并确保档案的齐全完整。2.档案收集应做到及时、准确、完整，不得拖延、遗漏或隐匿档案。对于重要文件和紧急事项形成的档案，应优先收集整理。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，采用科学合理的分类方法和编号系统。整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务管理类、财务管理类等。每一类再根据具体情况进一步细分二级类目和三级类目。2.编号：为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目：对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸张破损、规格不一或易散失的档案进行装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏档案原件。档案的保管保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和管理。保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.对重要和珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。4.做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁卫生，严禁在库房内吸烟、用火、存放易燃易爆物品等。电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、备份、安全保密等功能。2.对电子档案进行分类、编号、著录等处理，确保电子档案的规范性和完整性。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.加强电子档案的安全管理，设置严格的用户权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的价值。鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.综合评估法：综合考虑档案的形成背景、利用情况、保管状况等因素，对档案价值进行全面评估。保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案：主要是在较短时期内对公司工作有参考价值的档案。销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、数量、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁完毕后在《档案销毁清册》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明“已销毁”字样，并永久保存销毁记录。档案的利用利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务至上原则：以服务公司各项工作为宗旨，积极为公司内部各部门和员工提供档案利用服务，满足其工作需求。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。利用方式1.查阅：公司内部各部门和员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等内容，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。综合管理部门档案管理人员应根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和综合管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.复制：根据工作需要，经综合管理部门负责人批准，可对档案进行复制。复制档案应使用统一的复制设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖“复制件”印章，并注明复制日期、复制人等信息。利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限、归还日期等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保管，以便查询和统计。档案的统计统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅、借阅、复制的次数、人次、利用目的等。3.档案保管状况统计：包括档案库房面积、档案装具数量、档案完好率、破损率等。统计方法1.定期统计：档案管理人员应定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行统计，形成统计报表。统计周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度。2.实时统计：利用档案管理信息系统，实时记录档案的收集、整理、保管、利