广东省档案管理办法

广东省档案管理办法一、总则（一）目的与宗旨为了加强广东省档案管理，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本省实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本省行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。法律法规对电子档案等特殊领域档案管理另有规定的，从其规定。（三）基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）职责分工1.县级以上人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。2.各单位负责本单位的档案管理工作，保障档案工作所需经费，配备与档案工作任务相适应的工作人员，提供必要的工作条件。二、档案机构与人员（一）档案机构设置1.单位应当按照国家有关规定，设立档案工作机构或者配备档案工作人员，负责本单位的档案收集、整理、保管、利用等工作。2.规模较小的单位可以委托具备档案管理条件的机构代为管理档案。（二）档案人员配备1.档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，忠于职守，遵纪守法。2.档案工作人员应当接受档案行政管理部门组织的业务培训，不断提高业务水平。（三）档案人员职责1.负责制定本单位档案工作计划和规章制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位的各类档案，确保档案的完整与安全。3.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后实施。4.负责档案的利用工作，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供服务。5.负责对所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.单位各部门应当按照档案管理的要求，及时形成、收集和整理本部门在工作活动中产生的文件材料，并定期移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。2.工作人员在职务活动中形成的文件材料，由承办人负责收集齐全，整理规范后交本部门兼职档案员；兼职档案员按照规定的时间和要求，将整理好的文件材料移交本单位档案机构或者档案工作人员。（二）归档范围与要求1.单位应当按照国家和省有关规定，结合本单位职能和工作实际，制定本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。2.归档的文件材料应当齐全完整、真实准确、系统规范，载体和书写材料应当符合耐久性要求。（三）整理方法与标准1.档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件材料应当按照分类方案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，纸质档案应当符合《归档文件整理规则》等相关标准，电子档案应当符合国家和省有关电子档案管理的规范要求。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.单位应当设置专门的档案库房，档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等要求，确保档案的安全保管。2.档案库房应当配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备、档案装具等。（二）档案保管制度1.建立健全档案库房管理制度，明确档案库房管理人员的职责，严格执行档案库房出入库登记制度、档案清点核对制度等。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时采取措施解决。对破损、褪色的档案应当及时进行修复；对电子档案应当定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案的数字化1.积极推进档案数字化工作，按照国家和省有关电子档案管理的规定，对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的安全管理，采取数据加密、访问控制、备份恢复等安全措施，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。五、档案的利用（一）利用范围与方式1.单位应当依法向社会开放档案，为社会各方面利用档案提供便利。公民、法人和其他组织持有合法证明，可以利用已开放的档案。2.单位内部人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。查阅、借阅档案应当履行审批手续，填写查阅、借阅登记表，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。（二）利用服务措施1.档案机构应当建立健全档案利用服务制度，优化服务流程，提高服务质量。设立档案查阅窗口，为利用者提供热情、周到的服务。2.根据利用者的需求，积极提供档案复制件、摘录等服务。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应当按照国家有关规定进行管理，严格控制利用范围。（三）利用效果反馈1.鼓励利用者对档案利用工作提出意见和建议，档案机构应当及时收集、整理利用者的反馈信息，不断改进档案利用服务工作。2.对在档案利用工作中发挥重要作用的典型事例，应当进行总结和宣传，提高档案工作的社会影响力。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.单位应当成立档案鉴定工作小组，由档案机构负责人、相关业务部门负责人和档案工作人员组成，负责对本单位已到保管期限的档案进行鉴定。2.档案鉴定工作小组应当按照档案保管期限表，结合档案的实际情况，对档案的保存价值进行全面、客观的评估。（二）鉴定标准与程序1.档案鉴定应当以国家有关法律法规和本单位档案保管期限表为依据，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素。2.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，应当形成鉴定意见书，提出存毁意见。对拟销毁的档案，应当编制销毁清册，经单位负责人批准后实施。（三）销毁监督与记录1.档案销毁应当指定专人负责监销，确保销毁工作的安全、彻底。监销人应当在销毁清册上签字，并注明销毁方式和时间。2.档案销毁清册应当永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）档案统计工作1.单位应当建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计，并按照规定向同级档案行政管理部门报送档案统计报表。2.档案统计数据应当真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、拒报、迟报。（二）档案移交工作1.单位撤销、合并或者因其他原因终止的，应当按照国家有关规定，在终止之日起一定期限内，向有关档案馆或者单位移交档案。2.国有企业事业单位资产与产权变动时，应当按照国家有关规定，做好档案的处置工作，确保档案的安全和完整。八、奖励与处罚（一）奖励措施1.对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，由县级以上人民政府或者档案行政管理部门给予表彰和奖励。2.奖励可以采取荣誉称号、物质奖励等方式，以激励广大档案工作者积极进取，推动档案管理工作不断发展。（二）处罚规定1.单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员的；未按照规定收集、整理、保管档案的；未按照规定向社会开放档案的；擅自销毁档案的；拒绝向档案行政管理部门报送档案统计报表的。2.违反档案法律法规规定，造成档案损失的，依法承担赔偿责任；构