单位合同章管理办法

单位合同章管理办法总则目的为加强本单位合同章的管理，规范合同章的使用，防范合同风险，维护单位的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及本单位的实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本单位合同章的刻制、保管、使用、废止等管理活动。本单位合同章包括单位合同专用章以及各部门经授权使用的合同专用章。定义本办法所称合同章，是指本单位在签订各类合同、协议及其他具有合同性质的文件时，代表本单位进行确认和签署的印章。合同章的刻制刻制申请因工作需要刻制合同章的部门，应向单位办公室提出书面申请。申请内容应包括刻制合同章的原因、用途、使用范围、拟刻制印章的规格等，并附相关证明材料。审核批准单位办公室收到刻制申请后，应进行初步审核。审核内容包括申请的合理性、必要性以及相关证明材料的真实性、完整性。初步审核通过后，报单位分管领导审批，重大事项需经单位领导班子会议研究决定。刻制流程经批准刻制合同章的，由单位办公室负责到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，合同章应及时送交单位办公室备案，并留存印模。合同章的保管保管部门及人员单位合同专用章由单位办公室指定专人负责保管，各部门经授权使用的合同专用章由各部门指定专人负责保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉合同章管理的相关规定。保管要求1.合同章应存放在专门的保险柜或其他安全的保管设备中，确保印章的安全。2.保管人员应严格遵守印章保管的相关规定，不得擅自将合同章带出保管场所。如因工作需要确需带出的，应经单位分管领导批准，并办理登记手续，采取必要的安全措施。3.保管人员应定期检查合同章的保管情况，如发现印章有异常情况，应及时向单位办公室报告。交接手续保管人员因工作调动、离职等原因需要交接合同章时，应办理交接手续。交接手续应包括印章的实物交接、印模交接以及相关使用记录的交接等。交接过程应有监交人在场，并在交接清单上签字确认。合同章的使用使用范围合同章仅限于本单位签订各类合同、协议及其他具有合同性质的文件时使用，不得用于其他用途。具体使用范围包括但不限于：1.与供应商、客户签订的采购合同、销售合同等；2.与合作伙伴签订的合作协议、联营协议等；3.与金融机构签订的借款合同、担保合同等；4.其他经单位领导批准需要使用合同章的文件。使用流程1.申请：需要使用合同章的部门或人员，应填写《合同章使用申请表》，详细说明使用合同章的原因、合同名称、合同金额、对方单位名称等信息，并附相关合同文本及审批文件。2.审核：《合同章使用申请表》应先经部门负责人审核，审核内容包括合同的合法性、合理性、完整性以及是否符合本单位的利益等。部门负责人审核通过后，报单位分管领导审批。3.审批：单位分管领导应根据合同的具体情况进行审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应经单位领导班子会议研究决定。4.用印：经审批同意使用合同章的，保管人员应核对《合同章使用申请表》与合同文本的一致性，并在合同文本上加盖合同章。用印时应确保印章清晰、完整，不得模糊或重叠。5.登记：保管人员应在《合同章使用登记簿》上详细记录用印情况，包括用印日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、用印人等信息。特殊情况处理1.如因紧急情况需要使用合同章，无法及时办理审批手续的，使用人员应先通过电话等方式向单位分管领导报告，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及法律纠纷或其他特殊情况需要使用合同章的，应经单位法律顾问审核，并报单位领导批准。合同章的废止废止情形合同章有下列情形之一的，应予以废止：1.单位名称变更、合并、分立等原因导致原合同章不再适用的；2.合同章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的；3.因业务调整或其他原因，合同章不再需要使用的。废止流程1.当出现合同章需要废止的情形时，相关部门应及时向单位办公室提出书面申请，说明废止的原因和时间。2.单位办公室收到申请后，应进行审核，并报单位分管领导审批。3.经批准废止的合同章，由单位办公室负责收回，并在《合同章使用登记簿》上注明废止日期和原因。4.对于收回的合同章，应进行妥善处理。如合同章损坏无法继续使用的，应进行销毁；如合同章遗失或被盗用的，应及时向公安机关报案，并在相关媒体上发布声明。监督与检查监督部门单位审计部门负责对合同章的管理和使用情况进行监督检查。检查内容1.合同章的刻制、保管、使用、废止等是否符合本办法的规定；2.合同章使用的审批手续是否齐全、合规；3.合同章的使用记录是否完整、准确；4.保管人员是否严格遵守印章保管的相关规定。检查方式审计部门应定期或不定期对合同章的管理和使用情况进行检查，检查方式包括查阅相关文件、记录，实地查看印章保管情况等。问题处理如在监督检查过程中发现合同章管理和使用存在问题的，审计部门应及时向单位办公室提出整改意见。单位办公室应根据整改意见及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。责任追究责任界定1.保管人员因保管不善导致合同章遗失、被盗用或损坏的，应承担相应的赔偿责任。2.使用人员未经批准擅自使用合同章或超越使用范围使用合同章的，应承担相应的法律责任。3.审批人员在审批过程中玩忽职守、滥用职权的，应承担相应的行政责任。追究方式对于违反合同章管理规定的人员，单位将根据情节轻重给予相应的处分。情节较轻的，给予批评教