公司合同章管理办法

公司合同章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同章的管理，规范合同章的使用行为，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位在对外签订、履行合同或协议过程中，涉及合同章使用的相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则：合同章的使用必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.严格审批原则：严格履行合同章使用审批程序，确保用章行为的合法性、真实性和必要性。3.责任明确原则：明确合同章使用过程中各环节的责任，做到责任到人。4.安全保密原则：加强合同章的保管和使用安全，防止合同章被盗用、冒用或滥用，确保公司商业秘密的安全。二、合同章的刻制与启用（一）刻制1.公司合同章的刻制由公司办公室统一负责，根据公司实际需要提出刻制申请，报公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.申请刻制合同章时，需提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关资料。（二）启用1.合同章刻制完成后，由公司办公室负责办理启用手续。启用前，应对合同章的印模进行留样备案，并将留样印模分别存放在公司档案室和办公室。2.合同章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确合同章的使用范围、审批程序、保管要求等相关事项。三、合同章的保管（一）保管部门公司合同章由公司办公室指定专人负责保管。（二）保管要求1.合同章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并指定专人负责钥匙的保管。2.保管人员应妥善保管合同章，不得擅自将合同章转借他人或带出公司使用。如因工作需要确需带出公司的，须经公司领导批准，并办理相关借用手续。3.保管人员应定期对合同章进行检查，确保合同章的完好无损。如发现合同章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、合同章的使用（一）使用范围公司合同章仅限于在公司对外签订、履行合同或协议时使用，不得用于其他任何用途。（二）使用流程1.合同承办部门在签订合同前，应填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、合同编号、对方单位名称、合同金额、签订日期等相关信息，并加盖部门公章。2.《合同章使用申请表》经合同承办部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。如合同金额较大或涉及重要事项的，还需报公司总经理审批。3.经审批同意后，合同承办部门将《合同章使用申请表》连同合同文本一并提交给公司办公室合同章保管人员。4.合同章保管人员对《合同章使用申请表》及合同文本进行审核，确认无误后，在合同文本上加盖合同章，并在《合同章使用登记表》上登记盖章日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、盖章份数等相关信息。5.合同承办部门领取加盖合同章的合同文本后，应及时与对方单位签订合同，并将合同副本一份交公司办公室存档。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要先盖章后补办审批手续的，合同承办部门应在盖章后的[X]个工作日内补办审批手续，并将审批结果及时告知公司办公室合同章保管人员。2.如因合同变更需要重新加盖合同章的，合同承办部门应重新填写《合同章使用申请表》，并按照上述使用流程办理审批和盖章手续。五、合同章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整等原因，需要停用合同章的，由公司办公室提出申请，报公司领导审批后，办理合同章停用手续。2.合同章停用后，应及时在公司内部发布停用通知，告知各部门及所属单位合同章已停用，并要求各部门及所属单位停止使用该合同章。（二）销毁1.停用的合同章由公司办公室负责统一销毁。销毁前，应填写《合同章销毁申请表》，报公司领导审批。2.经审批同意后，公司办公室应会同公司审计部门等相关人员对停用的合同章进行销毁，并在《合同章销毁登记表》上登记销毁日期、合同章名称、销毁方式等相关信息。3.合同章销毁后，应将销毁情况及时报告公司领导。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室负责定期对合同章的保管和使用情况进行检查，确保合同章的保管和使用符合本办法的规定。2.公司审计部门负责对合同章的使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）责任追究1.对违反本办法规定使用合同章的单位和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、责令改正、经济处罚等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因保管不善导致合同章被盗用、冒用或滥用，给公司造成经济损失或不良影响的，公司将追究保管人员及相关责任人的责任。3.合同承办部门在签订合同过程中，如因审核不严、提供虚假信息等原因导致合同纠纷或给公司造成经济损失的，公司将追究合同承办部门负责人及相关责任人的责任。七、附则（一）解释权本办法由公司办公室负责解释。