兰州市合同管理办法

兰州市合同管理办法一、总则（一）目的为加强兰州市合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护公司/组织的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于兰州市内公司/组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规及政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同内容应符合公平、公正的要求，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.合同管理部门：负责合同的统一归口管理，制定合同管理制度和流程，审核合同文本，监督合同履行等。2.业务部门：负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，及时向合同管理部门报送合同相关信息。3.法务部门：负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议，处理合同纠纷等法律事务。4.财务部门：负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付，进行财务核算等。二、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和行业标准的要求。2.合同文本应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。（二）合同的审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，并出具法律审查意见。3.财务部门应审核合同的财务条款，包括价款支付方式、结算期限、发票开具等，确保合同款项的收付符合财务管理制度的要求。4.各部门审核意见不一致时，由合同管理部门组织相关部门进行协商，达成一致意见后，对合同文本进行修改完善。（三）合同的签订1.经审核通过的合同文本，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司/组织公章或合同专用章。2.合同签订前，业务部门应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，必要时可要求对方提供相关证明文件。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程进行操作，确保合同签订的合规性和有效性。三、合同的履行（一）履行计划1.合同签订后，业务部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，确保合同能够按时、按质、按量履行。2.合同履行计划应报合同管理部门备案。（二）履行跟踪1.业务部门应按照合同履行计划，对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，对发现的问题及时督促业务部门整改，并向公司/组织领导汇报。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方当事人，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。四、合同的归档与保管（一）归档范围1.公司/组织签订的各类合同文本及相关附件，包括合同审批表、审核意见、变更协议、解除协议等。2.合同履行过程中产生的各类文件和资料，如往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。（二）归档要求1.合同管理部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同文件的及时、完整、准确归档。2.合同归档文件应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。3.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。档案保管期限应按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行。（三）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、销毁合同档案。2.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人和公司/组织分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，并确保档案的安全和完整。五、合同的风险防范（一）风险识别1.合同管理部门应定期组织开展合同风险识别工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面梳理和分析。2.风险识别应重点关注合同主体资格、合同条款、合同履行、合同变更与解除、合同纠纷处理等方面的风险。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。2.对于高风险合同，应制定专项风险应对措施，加强风险监控和管理。（三）风险应对1.针对不同类型的合同风险，制定相应的风险应对措施，如加强合同审核、完善合同条款、加强合同履行跟踪、建立合同纠纷预警机制等。2.合同管理部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.业务部门在合同履行过程中发现可能引发合同纠纷的迹象时，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的防范措施。2.合同管理部门应建立合同纠纷预警机制，对可能引发纠纷的合同进行重点监控，及时发现和处理潜在的纠纷隐患。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，与合同对方当事人进行协商解决。协商不成的，应及时向合同管理部门报告，并按照合同约定或法律法规的规定，通过仲裁、诉讼等方式解决纠纷。2.合同管理部门应协助业务部门处理合同纠纷，提供必要的法律支持和指导，参与纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等活动。3.法务部门应负责合同纠纷的法律事务处理，包括起草法律文书、参加庭审、提供法律意见等。4.财务部门应配合业务部门和法务部门处理合同纠纷，提供相关财务资料和证据，协助做好款项的收付和结算工作。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应建立合同管理监督检查制度，定期对合同管理工作进行监督检查，确保合同管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括合同签订、履行、归档、风险防范、纠纷处理等方面的工作情况。（二）考核评价1.公司/组织应建立合同管理考核评价机制，对合同管理部门和业务部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标应包括合同签订的合规性、合同履行的情况、合同风险防范的效果、合同纠纷处理的结果等方面。