小单位合同管理办法

小单位合同管理办法一、总则（一）目的为加强本单位合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护单位合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本单位与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。3.负责合同的登记、归档、保管等工作。4.对合同履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。5.协调处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等活动。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订及履行等工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核。2.负责与合同对方进行谈判，争取有利的合同条款。3.按照合同约定，组织实施合同履行工作，确保合同目标的实现。4.及时向合同管理部门报告合同履行过程中出现的问题，并配合合同管理部门进行处理。（三）财务部门财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督。其主要职责包括：1.审核合同中的资金条款，确保资金收付的合理性和安全性。2.根据合同约定，及时办理资金收付手续。3.对合同执行情况进行财务分析，为合同管理提供财务支持。（四）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查。其主要职责包括：1.审查合同文本是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。2.为合同的签订、履行等提供法律咨询和建议。3.参与合同纠纷的处理，提供法律支持。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，避免出现模糊不清、歧义或容易引起纠纷的表述。2.合同文本应使用规范的语言文字，涉及专业术语的，应进行准确解释。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织相关部门（如法务部门、财务部门等）对合同进行联合审核。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性、风险防范措施等。审核部门应提出明确的审核意见，对存在的问题及时与业务部门沟通并要求修改。3.业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合要求后，方可提交单位领导审批。（三）合同审批1.合同经审核通过后，应提交单位领导审批。单位领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批。2.对于重大合同或涉及单位重大利益的合同，应提交单位领导班子会议审议决定。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。签订合同应使用单位统一的合同专用章，并严格按照规定的程序进行盖章。2.合同签订人员应确保合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息准确无误，并在合同上签字或盖章。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.合同履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门应定期对履行计划的执行情况进行检查。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划，组织实施合同履行工作，并及时向合同管理部门报告履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同管理部门应及时向单位领导报告，并提出相应的解决方案。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订的程序进行审核、审批和签订，并送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。（四）结算管理1.财务部门应根据合同约定，及时办理合同款项的收付手续。在办理款项收付前，应审核相关凭证，确保款项收付符合合同约定。2.业务部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，协助财务部门做好款项结算工作。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、往来函件、履行记录等相关资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类编号。2.整理后的合同档案应装订成册，并编制档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，定期对档案进行检查和清理，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.本单位内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。3.涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案的查阅，应按照相关保密规定进行审批和管理。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.合同管理部门和业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现合同纠纷的潜在风险，并采取相应的防范措施。2.对于可能引发合同纠纷的事项，应及时向单位领导报告，并组织相关部门进行分析研究，制定应对方案。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，应及时向合同管理部门报告，合同管理部门应组织法务部门等相关部门进行研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，维护单位的合法权益。七、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险排查，识别合同签订、履行过程中可能存在的风险，如法律风险、信用风险、市场风险等。2.各业务部门应结合本部门业务特点，协助合同管理部门做好风险识别工作，及时发现并报告潜在风险。（二）风险评估1.合同管理部门应组织相关部门对识别出的合同风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险领域和关键风险点。（三）风险应对1.针对不同等级的