建立询价库管理办法

建立询价库管理办法一、总则（一）目的为规范公司询价库的建立与管理，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有采购项目涉及的询价库建立、维护及使用管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保询价库管理活动合法合规。2.公平公正原则：对所有参与询价库的供应商一视同仁，营造公平竞争环境，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价库的建立、维护、使用等信息应及时公开，接受公司内部监督。4.动态管理原则：根据市场变化、供应商表现等情况，对询价库进行动态调整和优化。二、询价库建立（一）供应商征集1.征集渠道通过公司官网、行业媒体、专业平台等发布供应商征集公告，明确征集条件、范围、流程等要求。从现有合作供应商中筛选符合条件的，邀请其加入询价库。内部员工推荐、行业协会推荐等其他渠道。2.征集条件具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照等相关证照。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近[X]年内无重大违法违规记录。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能提供优质的产品或服务。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。符合特定采购项目的其他要求，如特定资质证书、业绩要求等。（二）供应商筛选1.初步审核对征集到的供应商资料进行初步审核，检查其是否满足征集条件，资料是否齐全、真实有效。2.实地考察对于重要采购项目或通过初步审核但存在疑问的供应商，安排实地考察。考察内容包括企业生产经营场所、设备设施、质量管理体系、人员配备等，评估其实际能力与所提供资料的一致性。3.综合评估成立评估小组，成员包括采购部门、技术部门、质量部门等相关人员。根据供应商的资质、业绩、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合打分评估，确定入围询价库的供应商名单。（三）询价库组建1.分类管理根据公司采购项目的类别，如原材料、设备、服务等，对入围供应商进行分类，建立不同类别的询价库。2.信息录入将入围供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等详细信息录入公司询价库管理系统，确保信息准确、完整。三、询价库维护（一）定期评估1.评估周期每年对询价库内供应商进行一次定期评估。2.评估内容供应商的经营状况，包括是否正常经营、有无重大经营变动等。产品质量情况，通过公司内部使用反馈、第三方检测报告等进行评估。交货期执行情况，统计按时交货率等指标。售后服务质量，收集客户投诉及处理情况等。价格水平，与市场同类产品或服务价格进行比较。3.评估方式问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷，了解对供应商产品和服务的评价。数据分析：分析采购数据、质量检测数据、交货期数据等。实地走访：对部分供应商进行实地走访，核实相关情况。（二）动态调整1.调整依据根据定期评估结果，对询价库进行动态调整。对于评估得分较高、表现优秀的供应商，可给予优先合作机会、增加合作份额等奖励；对于评估得分较低、出现重大问题的供应商，采取警告、限期整改、暂停合作、移出询价库等措施。2.调整流程采购部门根据评估结果提出调整建议。组织相关部门进行审核，必要时召开专题会议讨论。经公司领导审批后，发布调整通知，对询价库进行相应调整，并更新管理系统信息。（三）供应商淘汰与补充1.淘汰情形连续两次评估得分低于规定标准。提供虚假资料或在采购活动中存在严重违规行为。产品质量出现严重问题，给公司造成重大损失。因经营不善导致无法正常履行合同。其他不符合询价库管理要求的情形。2.补充机制当询价库内供应商数量不足或因业务发展需要增加新的供应商类别时，及时启动供应商补充征集工作，按照建立询价库的流程进行操作，确保询价库的完整性和有效性。四、询价流程（一）询价准备1.采购需求确定采购部门根据公司业务需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等详细需求。2.制定询价文件根据采购需求编制询价文件，包括询价函、采购需求明细、报价要求、合同条款等。询价文件应清晰、准确、完整，避免产生歧义。（二）询价发布1.选择询价对象从询价库中按照采购项目类别、供应商特点等因素，选择合适的供应商作为询价对象。2.发布询价通知通过询价库管理系统、邮件、电话等方式向选定的供应商发送询价通知，告知其询价项目的详细信息、报价截止时间等要求。（三）报价接收1.供应商报价供应商在规定时间内按照询价文件要求，以书面形式提交报价文件，包括报价明细、产品规格说明、售后服务承诺等。2.报价审核采购部门对供应商的报价进行审核，检查报价是否完整、准确，是否符合询价文件要求，对明显不合理的报价可要求供应商作出解释或重新报价。（四）评审与确定供应商1.成立评审小组由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成评审小组，负责对供应商的报价及其他响应情况进行评审。2.评审内容价格评审：比较各供应商的报价，评估价格合理性。技术评审：审查供应商提供的产品或服务是否满足技术要求。商务评审：评估供应商的商务条款响应情况，如交货期、售后服务等。3.确定供应商评审小组根据评审结果，综合考虑价格、质量、服务等因素，推荐成交供应商。采购部门将推荐结果报公司领导审批后，确定最终的供应商。（五）合同签订采购部门与确定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同的顺利履行。五、监督与管理（一）内部监督1.监督部门公司内部审计部门负责对询价库管理及采购询价活动进行监督检查。2.监督内容询价库建立与维护过程的合规性，包括供应商征集、筛选、评估、调整等环节。询价流程的执行情况，如询价文件编制、发布、报价接收、评审等是否符合规定。采购合同的签订与履行情况。3.监督方式定期检查与不定期抽查相结合，查阅相关文件资料、访谈相关人员、实地查看等，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）供应商管理1.诚信档案建立为询价库内供应商建立诚信档案，记录其在与公司合作过程中的表现，包括产品质量、交货期、售后服务、违规行为等信息。诚信档案作为供应商后续合作及动态调整的重要依据。2.违规处理对于在采购活动中存在违规行为的供