采购分购管理办法

采购分购管理办法一、总则（一）目的为规范公司采购分购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有采购分购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购分购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购分购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护公司利益。二、采购分购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购分购项目。2.组织采购分购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购物资和服务的质量控制，确保符合公司要求。4.协调处理采购分购过程中的问题和纠纷。5.建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购分购过程，提供技术支持和商务建议。3.协助采购部门进行供应商选择和评估。4.负责验收采购物资和服务，确保符合需求。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金合理安排。2.参与采购合同审核，监督采购资金支付。3.负责采购成本核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门职责1.对采购分购活动进行审计监督，确保采购行为合规。2.审查采购合同，防范采购风险。3.对采购分购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购分购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司业务发展和实际需求，提前[X]个月提交采购需求计划，明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合公司库存情况、资金预算等因素，制定年度采购计划和月度采购执行计划。3.采购计划应报公司领导审批，经批准后的采购计划作为采购分购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核。3.组织对合格供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。4.根据考察结果，对供应商进行综合评估，选择优质供应商列入合格供应商名录。5.与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。6.定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果调整供应商名录，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）采购分购实施1.采购部门根据采购计划和供应商名录，向选定的供应商发送采购订单或询价单。2.供应商收到采购订单或询价单后，应在规定时间内报价或确认订单。3.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择最优供应商进行采购谈判。4.采购谈判应明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。5.采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。6.对于分购项目，采购部门应根据项目进度和需求，合理安排分购计划，确保分购工作顺利进行。（四）验收与付款1.采购物资和服务到货后，需求部门应及时组织验收，按照合同约定的质量标准进行检验。2.验收合格的物资和服务，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货。3.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款申请应附采购合同、发票、验收报告等相关凭证，经财务部门审核后报公司领导审批。4.财务部门按照公司财务制度和审批流程，及时支付采购款项。四、采购分购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料短缺等风险。2.质量风险：采购物资和服务不符合质量要求，影响公司生产经营。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，导致合同纠纷。4.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等风险。5.法律风险：采购分购活动违反法律法规，引发法律纠纷。（二）风险评估1.采购部门会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态；与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格；拓展供应商渠道，降低供应商垄断风险；建立原材料储备制度，应对原材料短缺风险。2.质量风险应对：加强采购物资和服务的质量检验，严格执行验收标准；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺；定期对供应商进行质量评估，淘汰质量不合格的供应商。3.合同风险应对：加强采购合同管理，明确合同条款，确保合同合法合规；在合同签订前进行法律审查，防范合同风险；建立合同执行跟踪机制，及时解决合同履行过程中的问题。4.供应商风险应对：对供应商进行信用评估，选择信用良好的供应商；与供应商签订风险分担协议，明确双方的责任和义务；建立供应商应急管理机制，应对供应商突发风险。5.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识；在采购分购活动中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规；建立法律纠纷处理机制，及时应对法律纠纷。五、采购分购监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对采购分购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金是否合理使用等。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购分购过程中违规行为的举报。3.采购部门应定期向公司领导汇报采购分购工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。（二）考核指标1.采购成本控制指标：采购价格是否合理，采购成本是否降低。2.采购质量指标：采购物资和服务的质量是否符合要求，验收合格率是否达标。3.采购进度指标：采购合同是否按时履行，交货期是否满足公司需求。4.供应商管理指标：供应商评价得分、供应商投诉率等。5.采购合规指标：采购程序是否合规，采购合同是否合法有效。（三）考核方式1.采购部门定期对采购分购工作进行自我评估，填写考核自评表。2.审计部门根据审计结果和日常监督情况，对采购部门进行考核评价，出具考核报告。3.公司根据考核结果，对采购部门和相关人员进行奖惩。对采购工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对采购工作存在问题的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改；对违规违纪行