子公司印章管理办法

子公司印章管理办法一、总则（一）目的为加强对子公司印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，保障公司及子公司的合法权益，维护正常的经营管理秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司下属各子公司。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级负责、归口管理。3.审慎用印原则：用印审批必须严格、规范，确保用印事项真实、合法、有效。二、印章的种类及适用范围（一）公章1.定义：公司或子公司经登记机关核准登记后，具有法律效力的印章。2.适用范围：用于以公司或子公司名义对外发布的各类公文、函件、合同、协议等重要文件；代表公司或子公司参加各类会议、活动、诉讼等；其他需要以公司或子公司名义进行的重大事项。（二）合同专用章1.定义：专门用于签订各类经济合同的印章。2.适用范围：仅限于公司或子公司签订的各类经济合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同等。（三）财务专用章1.定义：用于公司或子公司财务核算、资金收付等财务事项的印章。2.适用范围：各类财务报表、凭证、票据、银行结算等财务文件的签章；与财务相关的其他文件的签章。（四）法定代表人章1.定义：代表公司或子公司法定代表人身份的印章。2.适用范围：在办理银行开户、预留印鉴、签署重要文件等特定事项时使用。（五）部门章1.定义：公司或子公司内部各部门为履行职责而使用的印章。2.适用范围：仅限于本部门内部使用的文件、通知、报表等，不得对外使用。三、印章的刻制（一）申请1.子公司因业务需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、种类、适用范围、刻制数量等信息，并经子公司负责人签字确认。2.申请表应附相关证明文件，如公司设立文件、业务合同、授权委托书等，以证明刻制印章的必要性和合法性。（二）审批1.《印章刻制申请表》提交至公司总部相关部门进行审批。审批部门应根据印章的种类和适用范围，按照公司的审批流程进行审核。2.一般情况下，公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的刻制申请需经公司总部法务部门、财务部门、行政部门等相关部门审核，并报公司主管领导批准。3.部门章的刻制申请由子公司负责人审批，并报公司总部行政部门备案。（三）刻制1.经审批同意后，子公司应选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照审批文件的要求进行刻制，确保印章的规格、样式、材质等符合规定。2.印章刻制完成后，子公司应及时将印章取回，并进行验收。验收内容包括印章的外观、尺寸、文字、图案等是否清晰、完整，是否与审批文件一致。（四）备案1.子公司刻制的印章应在刻制完成后[X]个工作日内，将印章的印模及相关信息报送公司总部行政部门备案。备案信息应包括印章的名称、种类、适用范围、刻制日期、刻制单位等。2.行政部门应建立印章管理档案，对备案的印章信息进行登记和保管，以便查询和核对。四、印章的使用（一）用印审批1.子公司使用印章前，应填写《用印审批表》，详细说明用印事项的内容、用途、用印文件名称、用印份数等信息，并经相关负责人签字审批。2.用印审批流程应根据印章的种类和适用范围进行设定。一般情况下，公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的使用需经子公司负责人、公司总部相关部门负责人等多层审批。3.部门章的使用由子公司部门负责人审批，并报子公司综合管理部门备案。（二）用印登记1.用印申请人应将经审批后的《用印审批表》提交至印章保管部门进行用印登记。登记内容包括用印日期、用印事项、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。2.印章保管部门应建立用印登记簿，对每一次用印情况进行详细记录，确保用印记录的完整性和可追溯性。（三）用印操作1.印章保管人员应严格按照用印审批表的内容进行用印操作。用印时，应确保印章清晰、端正，用印位置准确无误。2.用印完成后，印章保管人员应在用印文件上加盖印章，并在《用印审批表》和用印登记簿上签字确认。3.对于重要文件或涉及金额较大的合同等，应采用骑缝章的方式加盖印章，以确保文件的完整性和安全性。（四）用印限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因特殊情况需要提前加盖印章的，必须经子公司负责人批准，并在印章使用后及时跟踪文件的使用情况，确保文件内容的真实性和合法性。2.未经公司总部书面授权，子公司不得擅自将印章携带外出使用。如因业务需要确需携带外出的，必须经子公司负责人批准，并办理相关的携带外出手续。携带外出期间，印章应由专人保管，使用完毕后应及时归还。五、印章的保管（一）保管责任1.子公司应指定专人负责印章的保管工作。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章的安全。2.印章保管人员因工作变动或其他原因需要更换的，应及时办理印章交接手续。交接手续应包括印章的名称、种类、数量、印模等信息的核对，并由双方签字确认。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.对于重要印章，如公章、合同专用章、财务专用章等，应实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别保管印章的不同部分，使用时需两人同时在场。（三）保管环境1.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。2.印章保管人员应定期对印章进行检查和维护，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。六、印章的停用与销毁（一）停用1.印章因使用期满、机构变更、业务调整等原因不再使用的，应及时办理停用手续。停用印章应由子公司填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经子公司负责人签字确认。2.《印章停用申请表》提交至公司总部行政部门进行审批。审批同意后，行政部门应通知子公司将停用印章上缴，并办理相关的交接手续。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁。销毁印章时，应由子公司负责人、行政部门人员、审计部门人员等共同在场监督，确保销毁过程的合规性和安全性。2.印章销毁方式可采用切割、粉碎、熔化等方式，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章的名称、种类、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。3.印章销毁登记表应作为印章管理档案的重要组成部分，妥善保管，以备查询。七、监督与检查（一）内部监督1.公司总部应定期对子公司印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章的刻制、使用、保管、停用、销毁等环节是否符合本办法的规定。2.子公司应建立健全印章管理内部监督机制，定期对本公司印章管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部审计1.公司总部可委托外部审计机构对子公司印章管理情况进行审计，审计结果作为对子公司经营管理评价的重要依据。2.外部审计机构应按照国家审计准则和相关法律法规的要求，对印章管理的合规性、有效性等进行全面审计，并出具审计报告。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司总部将视情节轻重，给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、撤职等。2.因违规使用印章给公司或子公司造成经