铁路印章管理办法

铁路印章管理办法一、总则（一）目的为加强铁路印章管理，规范印章使用行为，维护铁路企业合法权益，根据国家有关法律法规及铁路行业相关规定，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各单位印章的刻制、启用、保管、使用、变更、废止等管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：印章管理严格遵守国家法律法规和铁路行业相关标准，确保印章使用合法合规。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级部门和人员在印章管理中的职责，确保印章管理责任落实到位。3.安全保密原则：采取有效措施，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，严格保密印章使用信息。4.规范高效原则：规范印章管理流程，提高印章使用效率，保障公司各项工作顺利开展。二、印章种类及适用范围（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的重要标志，用于以公司名义签订合同、协议、文件、信函等各类具有法律效力的事务。（二）公司法定代表人章公司法定代表人章主要用于办理银行结算、签署重要文件等特定事项，代表公司法定代表人行使相应职权。（三）财务专用章财务专用章用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务相关业务，是财务工作的重要印鉴。（四）合同专用章合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确公司在合同中的权利和义务，具有特定的法律效力。（五）部门印章部门印章由各部门根据工作需要申请刻制，用于本部门内部文件、通知、报表等的签发，代表本部门行使相应职权，但不得对外签订合同或出具具有法律效力的文件。（六）其他专用章根据公司业务发展需要，经批准刻制的其他专用章，如发票专用章、报关专用章等，用于特定业务领域，具有相应的专用功能。三、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后，报公司办公室。2.涉及公司重要印章（如公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等）的刻制申请，需经公司分管领导审批后，方可提交办公室办理。（二）刻制审批公司办公室收到《印章刻制申请表》后，对申请事项进行审核，核实是否确有必要刻制印章。对于符合规定的申请，报公司主要领导审批。（三）印章刻制经批准后，公司办公室统一指定具有资质的印章制作单位进行印章刻制。印章制作单位应严格按照公司提供的印章样式、规格、材质等要求进行制作，确保印章质量。（四）印章启用1.印章刻制完成后，由公司办公室负责领取，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、制作日期、领取日期、保管人等信息。2.新印章启用前，公司办公室应发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管要求等事项。同时，将印章印模留存一份归档，以便日后查阅核对。四、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章，由公司办公室指定专人负责保管。保管人员应具备较强的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定。2.部门印章由各部门指定专人保管，保管人员名单应报公司办公室备案。3.其他专用章由相关业务部门指定专人保管，并报公司办公室备案。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并在交接记录上签字确认。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司办公室，并采取相应措施进行处理。五、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于以公司名义对外开展的各类业务活动，包括但不限于签订合同、协议、文件、信函，办理工商登记、税务申报、银行开户等手续，以及其他需要公司盖章确认的事项。2.公司法定代表人章用于办理银行结算、签署重要文件等特定事项，具体使用范围按照公司相关规定执行。3.财务专用章用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务相关业务，不得用于其他非财务事项。4.合同专用章用于签订各类经济合同，不得用于其他非合同类文件的盖章。5.部门印章用于本部门内部文件、通知、报表等的签发，不得对外使用。6.其他专用章按照其特定的用途使用，不得超出规定范围使用。（二）使用流程1.用印申请使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后，提交给印章保管部门或人员。2.用印审批印章保管部门或人员收到《印章使用申请表》后，对用印事项进行审核，核实是否符合印章使用范围和相关规定。对于涉及重要事项或金额较大的用印申请，需经公司分管领导或主要领导审批。3.用印登记经审批同意用印的，印章保管人员应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印部门或个人、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。4.印章加盖印章保管人员应严格按照审批意见在文件或材料上加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。加盖印章后，应在《印章使用登记簿》上注明盖章人姓名。5.用印文件存档用印后的文件或材料，由用印部门或个人负责按照公司档案管理规定进行存档保管，以备查阅。（三）特殊情况用印1.因紧急情况无法事先履行用印审批手续的，用印部门或个人应电话向印章保管部门或人员说明情况，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印的，原则上应通过传真、扫描等方式将用印文件传回公司进行审批，经同意后，由当地相关人员在当地具备资质的印章刻制单位刻制印章并加盖，或由公司办公室派人携带印章前往异地用印。六、印章的变更与废止（一）变更1.印章的名称、规格、材质、使用范围等发生变更时，由印章保管部门或人员填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因和变更内容，并经本部门或单位负责人审核签字后，报公司办公室。2.公司办公室收到《印章变更申请表》后，对变更事项进行审核，报公司主要领导审批。经批准后，由公司办公室负责办理印章变更手续，包括重新刻制印章、发布印章变更通知等。（二）废止1.印章因磨损、损坏、遗失等原因需要废止的，由印章保管部门或人员填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经本部门或单位负责人审核签字后，报公司办公室。2.公司办公室收到《印章废止申请表》后，对废止事项进行审核，报公司主要领导审批。经批准后，由公司办公室负责收回废止印章，并进行登记备案。3.废止的印章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。如需销毁，应按照公司档案管理规定进行登记造册，并经公司分管领导批准后，由公司办公室会同相关部门共同销毁。销毁过程应进行记录，留存相关资料。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室负责定期对印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章的保管、使用、变更、废止等环节是否符合规定，《印章使用登记簿》等相关记录是否完整准确等。2.公司审计部门负责对印章管理情况进行审计监督，检查印章管理是否存在违规行为，是否存在因印章管理不善给公司造成损失的情况等。（二）责任追究1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处分；造成经济损失或其他严重后果的，依法追究相关责任人的法律责任。2.因印章被盗用、冒用、丢失等原因给公司造成损失的，由印章保