需求采购管理办法

需求采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司需求采购管理工作，确保采购活动符合公司业务需求，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门因业务开展所需的各类物资、服务及工程项目的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购过程合法合规。2.需求导向原则：以满足公司业务需求为出发点，精准把握采购需求，避免盲目采购。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商的合法权益，营造良好的市场竞争环境。5.风险管理原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，确保采购活动顺利进行，降低潜在风险。二、需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展规划、年度工作计划及实际工作需要，提前制定物资、服务及工程项目的需求计划。需求计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等详细信息。2.对于临时性或紧急性需求，需求部门应填写《紧急采购申请表》，详细说明需求原因、预计采购时间及金额等，并经部门负责人审核后提交至采购部门。（二）需求审核1.采购部门收到需求计划或《紧急采购申请表》后，应组织相关部门对需求的合理性、必要性及可行性进行审核。审核内容包括但不限于业务需求的真实性、采购预算的合理性、技术规格的准确性等。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的需求，采购部门应会同财务部门、技术部门、法务部门等进行联合审核，确保需求符合公司整体利益和战略规划。（三）需求变更1.在采购合同签订前，如因业务调整、技术变更等原因需要对采购需求进行变更，需求部门应填写《采购需求变更申请表》，详细说明变更内容、变更原因及对采购成本、交货时间等的影响，并经原审核部门审核通过后提交至采购部门。2.采购部门收到《采购需求变更申请表》后，应及时与供应商沟通协商，评估变更对采购合同的影响，并根据协商结果调整采购计划和合同条款。如变更涉及采购成本增加或交货时间延迟等重大事项，需报公司领导审批。三、采购流程（一）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到国家规定招标规模标准的采购项目，应按照相关法律法规要求进行招标采购。对于未达到招标规模标准但符合其他采购方式适用条件的项目，可根据实际情况选择相应的采购方式。（二）供应商管理1.建立供应商信息库，对供应商的基本情况、资质证书、业绩表现、产品质量、价格水平、售后服务等进行全面记录和评估。2.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.与供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方合作的顺利进行。（三）采购实施1.采购部门根据审核通过的采购需求和选定的采购方式，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.发布采购信息，邀请合格供应商参与投标、谈判或询价。对于公开招标项目，应在指定的媒体上发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等项目，应向符合条件的供应商发出邀请书。3.组织开标、评标、谈判或询价活动，按照既定的评标标准或谈判规则进行评审，确定中标供应商或成交供应商。4.与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规要求，并报公司相关部门备案。（四）采购验收1.采购项目到货前，采购部门应通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.采购项目到货后，由质量检验部门按照采购合同约定的质量标准进行检验，出具检验报告。对于验收合格的项目，需求部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等处理方式。3.采购部门应及时整理采购项目的相关文件资料，包括采购需求文件、采购文件、采购合同、验收报告等，进行归档保存，以备查阅。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据采购需求计划，结合公司年度预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价等详细信息，并确保预算金额合理、准确。2.采购部门应会同财务部门对各部门提交的采购预算进行审核汇总，形成公司年度采购预算草案，报公司领导审批后执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、政策调整、业务需求变化等原因导致原采购预算无法满足实际采购需求，需要调整采购预算的，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容及调整金额等，并经原审核部门审核通过后报公司领导审批。2.公司领导审批通过后，财务部门应根据调整后的采购预算对相关财务数据进行调整，确保财务信息的准确性。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应会同相关部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，应分析其产生的原因、可能造成的影响及风险发生的可能性。（二）风险评估1.根据风险识别和分析的结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个级别，分别采取不同的风险应对措施。2.对于高风险等级的采购项目，应制定专项风险应对方案，加强风险监控和管理；对于中风险等级的采购项目，应采取适当的风险控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险等级的采购项目，可进行常规管理，但仍需关注风险变化情况。（三）风险应对1.针对不同类型和等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。市场风险可通过加强市场调研、建立价格预警机制等方式进行应对；供应商风险可通过加强供应商管理、多元化采购等方式进行应对；质量风险可通过加强质量检验、签订质量保证协议等方式进行应对；合同风险可通过加强合同审核、规范合同签订和履行等方式进行应对；法律风险可通过加强法务审核、咨询专业律师等方式进行应对。2.定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题，确保风险应对措施的有效性。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购活动的公正、公平、公开。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，配合做好各项监督工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应主动接受社会公众的监督，及时公开采购信息，保障公众的知情权和监督权。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购部门及采购人员的工作业绩、工作质量、工作效率等进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购进度完成情况、供应商管理水平、内部协作满意度等。2.根据考核评价结果，对表现优秀的采购部门