安保科印章管理办法

安保科印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司安保科印章的管理，规范印章的使用，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司安保科各类印章的管理与使用，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.安全性原则：确保印章的存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失。3.规范性原则：严格规范印章的使用流程，明确使用权限和审批程序。4.责任性原则：明确印章管理和使用过程中的责任，对违规行为进行严肃追究。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.根据工作需要，由安保科提出印章刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、材质、用途等信息。2.申请表经安保科负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由公司指定专人负责印章的刻制工作。刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章的质量和合法性。4.印章刻制完成后，由专人负责领取，并与印章制作单位进行核对，确保印章内容准确无误。（二）印章启用1.新印章启用前，应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用日期、使用范围等。2.公示无异议后，由安保科填写《印章启用登记表》，详细记录印章启用的时间、地点、启用人等信息。3.《印章启用登记表》经安保科负责人签字确认后，加盖印章留存备案。4.印章启用后，应及时将印章的印模报送公司办公室、财务部等相关部门备案。三、印章的保管（一）保管人员1.安保科应指定专人负责印章的保管工作，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。2.保管人员应与印章使用人员分离，不得兼任印章的使用工作。（二）保管地点1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由保管人员分别保管。2.印章保管地点应安装监控设备，确保印章存放环境的安全。（三）保管要求1.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告安保科负责人，并采取相应的措施。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出保管地点，不得将印章交与他人保管或使用。3.非工作时间，印章应存放在保险柜或保管箱内，如有特殊情况需要使用印章，应经安保科负责人批准，并在专人监督下使用。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议等的签署。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算等相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的相关业务。（二）使用流程1.印章使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、文件名称、份数等信息。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核后，报安保科负责人审批。3.安保科负责人根据申请事项的性质和审批权限进行审批，如涉及重大事项或金额较大的合同，应报公司主管领导审批。4.审批通过后，保管人员根据《印章使用申请表》的内容，在印章使用登记簿上进行登记，并注明使用时间、使用人、使用事项等信息。5.保管人员在使用印章时，应严格按照审批后的《印章使用申请表》的内容进行盖章，确保印章使用的准确性和规范性。6.使用完毕后，保管人员应及时收回印章，并在《印章使用申请表》上注明印章归还情况。（三）使用要求1.印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批程序进行，不得擅自扩大使用范围或越权使用印章。2.印章使用人员应在使用现场监督盖章过程，确保印章使用的真实性和合法性。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先盖章的，应在盖章后及时填写相关内容，并由使用部门或个人负责跟踪落实。4.印章使用后，应及时将相关文件、合同等归档保存，以备查阅。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用的，应由安保科提出印章停用申请，填写《印章停用申请表》。2.《印章停用申请表》经安保科负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，安保科应及时通知相关部门和人员印章停用的情况，并收回停用的印章。4.停用的印章应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示无异议后，将停用的印章交回公司办公室统一保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，应及时进行销毁。销毁印章必须填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、材质、停用原因等信息。2.《印章销毁申请表》经安保科负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由安保科指定专人负责印章的销毁工作。销毁印章应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁的时间、地点、方式、监督人等信息。5.《印章销毁登记表》经安保科负责人签字确认后，加盖印章留存备案。六、印章使用的监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合规定。（二）检查内容1.印章使用是否符合规定的使用范围和审批程序。2.印章保管是否安全可靠，是否存在印章被盗用、冒用或丢失等情况。3.印章使用登记簿的记录是否完整、准确。4.印章使用后相关文件、合同等的归档保存情况。（三）检查方式1.定期检查：公司办公室每季度对印章使用情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：公司办公室根据工作需要，不定期对印章使用情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，公司办公室应及时下达整改通知书，要求相关部门或个人限期整改。2.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理，包括但不限于警告、罚款、辞退等。3.如因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。七、附则（一）