入围库单位管理办法

入围库单位管理办法一、总则（一）目的为加强对入围库单位的管理，规范入围库单位的行为，确保入围库单位能够提供高质量的产品或服务，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于与公司/组织建立入围库关系的所有单位，包括但不限于供应商、服务商、合作单位等。（三）基本原则1.公平公正原则：入围库的评选和管理应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的单位都有平等的机会参与，评选过程和结果应客观、公正。2.择优选用原则：在入围库单位中，根据其综合实力、业绩表现、服务质量等因素，择优选择合作单位，以保障公司/组织能够获得优质的产品或服务。3.动态管理原则：对入围库单位实行动态管理，定期对其进行考核评估，根据考核结果调整入围库单位名单，确保入围库单位始终保持良好的合作状态。4.诚信合作原则：入围库单位应秉持诚信原则，严格履行与公司/组织签订的各项合同和协议，提供真实、准确、有效的信息和服务。二、入围库单位的准入（一）基本条件1.具有独立承担民事责任的能力：入围库单位应是依法设立并合法存续的法人或其他组织，能够独立承担民事责任。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度：在经营活动中无重大违法违规记录，财务状况良好，具备履行合同的经济实力。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力：拥有与提供产品或服务相适应的设备、设施和专业技术人员，能够保证产品或服务的质量和交付进度。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录：按时足额缴纳各项税费和社会保险费用，遵守国家税收和社会保障法律法规。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录：重大违法记录是指供应商因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚。（二）申请材料1.营业执照副本复印件：提供经年检合格的营业执照副本复印件，加盖单位公章。2.法定代表人身份证明书及授权委托书：明确法定代表人姓名、职务、联系方式，以及授权代表的姓名、职务、联系方式，并注明授权范围和期限。3.资质证书复印件：根据所提供产品或服务的要求，提供相应的资质证书复印件，如行业资质证书、质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书等，加盖单位公章。4.业绩证明材料：提供近三年类似项目的业绩清单，包括项目名称、项目内容、项目金额、客户名称、联系方式等，并附相关合同复印件或中标通知书复印件，以证明其具备履行合同的能力。5.财务状况证明材料：提供近一年的财务审计报告或财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以证明其财务状况良好。6.设备清单及证明材料：提供与履行合同所必需的设备清单，包括设备名称、型号、数量、购置时间等，并附设备购置发票复印件或设备租赁合同复印件，以证明其具备相应的设备条件。7.专业技术人员清单及证明材料：提供专业技术人员清单，包括人员姓名、职务、专业、资质证书等，并附人员劳动合同复印件或社保缴纳证明复印件，以证明其具备相应的专业技术能力。8.其他相关证明材料：根据具体项目要求，可能需要提供其他相关证明材料，如产品质量检测报告、售后服务承诺等。（三）评选程序1.发布公告：公司/组织通过官方网站、社交媒体、行业论坛等渠道发布入围库单位征集公告，明确入围库的类别、范围、基本条件、申请材料要求、评选程序等内容。2.受理申请：对申请单位提交的申请材料进行受理，审查申请材料的完整性和真实性。对不符合要求的申请材料，及时通知申请单位补充或更正。3.初步评审：组织相关部门和专家对申请单位的申请材料进行初步评审，根据基本条件和申请材料的完整性、真实性等因素，筛选出符合要求的申请单位进入实地考察环节。4.实地考察：对初步评审合格的申请单位进行实地考察，了解其生产经营状况、设备设施条件、专业技术能力、售后服务能力等情况。实地考察可采取听取汇报、查阅资料、现场查看、与相关人员座谈等方式进行。5.综合评审：组织相关部门和专家对实地考察合格的申请单位进行综合评审，根据申请单位的基本条件、业绩表现、服务质量、价格水平、信誉状况等因素，进行量化打分，按照得分高低确定入围库单位名单。6.公示：将入围库单位名单在公司/组织官方网站等渠道进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，接受社会各界的监督和举报。对公示期间收到的异议，及时进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。7.签订协议：对公示无异议的入围库单位，与其签订入围库合作协议，明确双方的权利和义务、服务内容、服务标准、价格条款、付款方式、违约责任等事项。三、入围库单位的管理（一）日常管理1.建立档案：为每个入围库单位建立档案，档案内容包括单位基本信息、申请材料、实地考察报告、综合评审记录、合作协议、考核评估记录等。档案由专人负责管理，确保档案资料的完整性和准确性。2.信息更新：要求入围库单位定期更新其基本信息、业绩情况、人员变动等信息，确保公司/组织能够及时掌握入围库单位的最新情况。3.沟通协调：建立与入围库单位的沟通协调机制，定期召开座谈会、工作会议等，及时了解入围库单位的工作进展情况、存在的问题和困难，并协调解决相关问题。（二）考核评估1.考核评估周期：对入围库单位实行年度考核评估制度，每年[具体时间]对入围库单位进行一次全面考核评估。2.考核评估内容：考核评估内容包括入围库单位的服务质量、产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合同履行情况、遵守法律法规和公司/组织规章制度情况等方面。3.考核评估方式：考核评估采取定性与定量相结合的方式进行，通过查阅资料、实地检查、客户满意度调查、数据分析等方法，对入围库单位进行综合评价。4.考核评估结果：考核评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对考核评估结果为优秀的入围库单位，给予表彰和奖励；对考核评估结果为良好的入围库单位，提出改进意见和建议；对考核评估结果为合格的入围库单位，进行警告，并要求其限期整改；对考核评估结果为不合格的入围库单位，取消其入围库资格，并在一定期限内禁止其再次申请入围。（三）动态调整1.调整原则：根据考核评估结果、市场变化、公司/组织业务发展需要等因素，对入围库单位实行动态调整，确保入围库单位始终保持良好的合作状态和服务水平。2.调整方式：动态调整方式包括增补、退出、暂停合作等。对在考核评估中表现优秀、符合公司/组织业务发展需要的单位，可增补进入入围库；对在考核评估中表现不合格、违反合作协议或法律法规的单位，取消其入围库资格；对因特殊原因需要暂停合作的单位，经公司/组织研究决定后，可暂停其合作资格，暂停期限一般不超过[X]个月。四、入围库单位的权利和义务（一）权利1.平等参与权：入围库单位有权平等参与公司/组织组织的各类采购、服务等项目的竞争，享有公平的竞争机会。2.信息知情权：入围库单位有权了解公司/组织的采购政策、项目需求、评选标准等信息，公司/组织应及时、准确地向入围库单位提供相关信息。3.合理诉求权：入围库单位对公司/组织的管理措施、合作协议等有异议的，有权提出合理诉求，公司/组织应认真听取并及时给予答复。4.获得报酬权：入围库单位按照合作协议履行义务后，有权获得相应的报酬。（二）义务1.遵守法律法规和公司/组织规章制度：入围库单位应遵守国家法律法规和公司/组织的各项规章制度，诚实守信，合法经营。2.履行合作协议：入围库单位应严格履行与公司/组织签订的合作协议，按照协议约定的服务内容、服务标准、价格条款、交货期、售后服务等要求，提供优质的产品或服务。3.接受管理和监督：入围库单位应接受公司/组织的管理和监督，积极配合公司/组织开展的各项工作，按时参加公司/组织组织的会议、培训等活动。4.提供真实信息：入围库单位应向公司/组织提供真实、准确、有效的信息，不得隐瞒或虚报有关情况。如发现入围库单位提供虚假信息，公司/组织有权取消其入围库资格，并依法追究其法律责任。5.保守商业秘密：入围库单位应对在合作过程中知悉的公司/组织商业秘密、技术秘密等予以保密，不得泄露给任何第三方。如因泄露商业秘密给公司/组织造成损失的，应依法承担赔偿责任。五、违约责任（一）入围库单位违约责任1.若入围库单位未按照合作协议约定的服务内容、服务标准、价格条款、交货期、售后服务等要求提供产品或服务，应承担违约责任，负责采取补救措施，并赔偿因违约给公司/组织造成的损失。2.若入围库单位违反国家法律法规或公司/组织规章制度，公司/组织有权解除合作协议，并要求其承担相应的法律责任。3.若入围库单位在考核评估中被评为不合格，公司/组织有权取消其入围库资格，并要求其承担因取消资格给公司/组织造成的损失。4.若入围库单位提供虚假信息，公司/组织有权取消其入围库资格，并依法追究其法律责任。同时，入围库单位应赔偿因提供虚假信息给公司/组织造成的损失。（二）公司/组织违约责任1.若公司/组织未按照合作协议约定向入围库单位支付报酬或提供相关支持，应承担违约责任，负责支付拖欠的报酬，并赔偿因违约给入围库单位造成的损失。2.若公司/组织违反国家法律法规或公司/组织规章制度，给入围库单位造成损失的，应依法承担赔偿责任。六、争议解决（一）协商解决入围库单位与公司/组织在合作过程中发生争议的，应首先通过友好协商