审计询证函管理办法

审计询证函管理办法一、总则（一）目的为规范公司审计询证函的管理，确保审计工作的顺利开展，提高审计证据的可靠性和有效性，保障公司财务信息的真实性、准确性和完整性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部审计部门在审计工作中涉及的询证函的管理，包括但不限于财务审计、专项审计等各类审计业务。（三）定义1.审计询证函：是指审计人员为获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息，通过直接来自第三方对有关信息和现存状况的声明，获取和评价审计证据的过程中使用的一种书面文件。2.被询证者：是指接受审计人员函证的单位或个人，通常包括客户、供应商、金融机构等。（四）基本原则1.真实性原则：询证函的内容应真实、准确地反映审计事项，确保所获取的审计证据可靠。2.独立性原则：审计人员应独立于被审计单位和被询证者，以客观、公正的态度实施询证程序。3.保密性原则：审计人员应对询证过程中涉及的商业秘密和敏感信息予以保密，不得泄露给无关人员。4.及时性原则：询证函应及时发出和收回，确保审计工作的进度和质量。二、询证函的设计与编制（一）设计要求1.明确审计目标：根据审计项目的具体要求，确定询证函的目标，确保函证内容能够满足审计证据的需求。2.涵盖关键信息：询证函应涵盖与审计事项相关的关键信息，如账户余额、交易明细、往来款项等，确保信息的完整性。3.清晰易懂：函证内容应表述清晰、简洁，避免使用模糊或歧义的语言，以便被询证者能够准确理解并回复。（二）编制流程1.审计人员提出需求：审计项目负责人根据审计计划和具体审计事项，确定需要函证的内容和对象，并向函证管理人员提出询证函编制需求。2.函证管理人员审核：函证管理人员对审计人员提出的需求进行审核，确保函证内容符合审计目标和相关法律法规要求。审核通过后，安排专人进行询证函的编制。3.编制询证函：编制人员根据审核后的需求，按照统一的格式和内容要求，编制询证函。询证函应包括公司名称、被询证者名称、地址、联系方式、函证事项、函证金额、截止日期等基本信息，并明确要求被询证者直接将回函寄至公司审计部门或指定的会计师事务所。4.审核与批准：询证函编制完成后，由函证管理人员进行审核，确保函证内容准确无误。审核通过后，报审计项目负责人批准。（三）格式与内容1.格式：询证函应采用统一的格式，包括抬头、正文、回函地址、联系方式等部分。抬头应注明公司名称和被询证者名称，正文应清晰表述函证事项、要求被询证者确认的信息及回函方式等内容。2.内容：询证函的内容应根据审计事项的不同而有所差异。一般应包括以下方面：账户余额询证：用于核实被审计单位某一账户的期末余额，如银行存款、应收账款、应付账款等。函证内容应包括账户名称、账号、余额、截止日期等信息。交易明细询证：用于核实被审计单位某一期间内的交易明细，如销售交易、采购交易等。函证内容应包括交易日期、交易金额、交易对方名称、交易摘要等信息。往来款项询证：用于核实被审计单位与其他单位或个人之间的往来款项，如其他应收款、其他应付款等。函证内容应包括往来款项的性质、金额、发生日期、结算方式等信息。三、询证函的发送与回收（一）发送方式1.邮寄：审计人员应选择可靠的邮政服务，将询证函直接寄至被询证者的注册地址或主要经营地址。在邮寄询证函时，应保留邮寄凭证，作为函证发出的证据。2.专人送达：对于一些重要或紧急的询证事项，审计人员可安排专人将询证函直接送达被询证者，并要求被询证者在送达回执上签字确认。3.电子函证：在符合相关法律法规和被询证者意愿的前提下，审计人员可采用电子函证方式发送询证函。电子函证应通过安全可靠的电子平台进行，并确保函证内容的真实性和完整性。（二）发送程序1.确定发送时间：审计人员应根据审计计划和工作进度，合理确定询证函的发送时间。一般应在审计现场工作开始前或审计过程中适时发出询证函，确保回函能够及时收到并用于审计工作。2.填写函证信封：函证管理人员根据审核批准后的询证函，填写函证信封，包括被询证者地址、邮编、收件人等信息。3.封装询证函：将询证函装入信封，并在封口处加盖公司公章或审计部门印章，确保函证的安全性和完整性。4.记录发送信息：函证管理人员应记录询证函的发送日期、被询证者名称、地址、联系方式、函证事项、函证金额等信息，并建立询证函发送台账，以便跟踪和管理。（三）回收管理1.跟踪回函情况：审计人员应定期跟踪询证函的回收情况，及时与被询证者沟通，了解回函进度。对于逾期未回函的情况，应采取适当的措施进行催函。2.回函审核：收到被询证者的回函后，审计人员应对回函进行审核，核实回函内容与询证函要求是否一致，回函签字、盖章是否齐全。对于不符事项，应进一步调查核实，分析差异原因。3.回函记录：函证管理人员应记录回函的接收日期、回函内容、回函方式等信息，并将回函原件与询证函底稿一并归档保存。对于电子回函，应打印纸质回函并加盖被询证者电子印章后归档保存。四、询证函的控制与保密（一）控制措施1.建立询证函管理制度：明确询证函的管理流程、职责分工、操作规范等内容，确保询证函管理工作的规范化和标准化。2.加强人员培训：对参与询证函管理工作的人员进行培训，使其熟悉询证函的管理要求和操作流程，提高工作质量和效率。3.定期检查与监督：审计部门应定期对询证函的管理工作进行检查和监督，及时发现和纠正存在的问题，确保询证函管理工作的有效性。（二）保密措施1.签订保密协议：对于涉及商业秘密和敏感信息的询证事项，审计人员应与被询证者签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。2.限制接触范围：询证函管理工作涉及的人员应严格限制接触范围，确保询证函内容不被泄露给无关人员。3.加强档案管理：询证函的底稿和回函应作为重要的审计档案进行管理，严格按照档案管理制度进行保管，确保档案的安全性和完整性。五、询证函的替代程序（一）适用情形在以下情况下，审计人员可考虑实施替代程序获取审计证据：1.无法获取回函：由于被询证者地址错误、无法联系、拒绝回函等原因，导致审计人员无法获取询证函回函。2.回函不符：收到的回函与询证函要求不一致，且被询证者无法提供合理的解释或补充证据。（二）替代程序的选择审计人员应根据具体情况选择适当的替代程序，常见的替代程序包括：1.检查相关原始凭证：如检查与函证事项相关的销售合同、采购发票、出入库单、银行对账单等原始凭证，核实交易的真实性和金额的准确性。2.询问被审计单位相关人员：向被审计单位的销售、采购、财务等部门人员询问函证事项的具体情况，了解交易的背景、过程和结果，以获取相关证据。3.进行分析性程序：对与函证事项相关的财务数据进行分析，如比较不同期间的交易金额、分析客户或供应商的交易模式等，以评估函证事项的合理性。（三）替代程序的实施1.制定替代程序计划：审计人员根据函证事项的具体情况和无法获取回函的原因，制定详细的替代程序计划，明确替代程序的具体内容、实施步骤和时间安排。2.实施替代程序：按照替代程序计划，审计人员认真实施替代程序，收集相关证据，并对证据进行分析和评价。在实施替代程序过程中，应注意证据的充分性和适当性，确保能够获取足够的审计证据支持审计结论。3.记录替代程序实施情况：审计人员应详细记录替代程序的实施情况，包括实施的