姑苏区合同管理办法

姑苏区合同管理办法一、总则（一）目的为加强姑苏区合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司/组织合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于姑苏区范围内公司/组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.公平公正原则合同双方应遵循公平、公正的原则，明确各自的权利和义务，不得损害对方的合法权益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则加强合同风险评估和防控，对可能出现的风险提前制定应对措施，确保合同顺利履行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会成立合同管理委员会，作为公司/组织合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项。2.对合同签订、履行、变更、终止等过程中的重大问题进行决策。3.协调解决合同管理工作中的争议和纠纷。（二）合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本模板。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。3.对合同进行分类登记、归档管理，建立合同台账。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。5.负责合同纠纷的处理和诉讼工作。（三）合同承办部门各业务部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作。合同承办部门的主要职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请。2.负责合同的起草、谈判工作，确保合同条款符合业务要求和公司/组织利益。3.组织合同的签订工作，确保合同签订程序合法合规。4.负责合同的履行工作，及时处理合同履行过程中出现的问题。5.配合合同管理部门做好合同的审核、归档等工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同签订的必要性、对方当事人情况、合同主要条款等内容，报合同管理部门审核。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行审核，重点审查合同签订的必要性、合法性、可行性、风险防控措施等内容。审核通过后，报合同管理委员会审批。3.合同管理委员会对合同进行审批，审批通过后，合同承办部门方可与对方当事人签订合同。4.合同签订前，合同承办部门应将合同文本提交合同管理部门进行法律审核。合同管理部门应从法律角度对合同文本进行审查，确保合同条款合法合规、权利义务明确、风险防控措施有效。5.合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，与对方当事人签订合同。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。（二）合同主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。对方当事人为法人的，应审查其营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等文件；对方当事人为自然人的，应审查其身份证等有效证件。2.合同承办部门应通过国家企业信用信息公示系统、中国裁判文书网等渠道，查询对方当事人的信用状况、涉诉情况等信息，确保对方当事人具有良好的信用记录和履约能力。3.对于重大合同或风险较高的合同，合同承办部门可委托专业机构对对方当事人的主体资格、资信状况等进行尽职调查。（三）合同条款审查1.合同管理部门应从法律角度对合同条款进行审查，重点审查合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的语言。对于重要条款，应进行详细约定，确保双方当事人的权利义务明确。3.合同中应约定明确的违约责任条款，明确双方当事人在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任和赔偿方式。违约责任条款应具有可操作性，能够有效约束双方当事人的行为。4.合同中应约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。争议解决方式应明确、具体，避免在合同履行过程中出现争议时无法确定解决途径。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度和存在的问题。对于发现的问题，应及时与合同承办部门沟通协调，共同制定解决方案。3.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。合同履行台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，合同承办部门应及时提出变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，报合同管理部门审核。2.合同管理部门对《合同变更申请表》进行审核，重点审查变更的必要性、合法性、可行性、风险防控措施等内容。审核通过后，报合同管理委员会审批。3.合同管理委员会对合同变更进行审批，审批通过后，合同承办部门方可与对方当事人签订合同变更协议。合同变更协议应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时办理合同终止手续，填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、方式等情况，报合同管理部门审核。2.合同管理部门对《合同终止申请表》进行审核，重点审查合同终止的合法性、合规性、后续事项处理等内容。审核通过后，报合同管理委员会审批。3.合同管理委员会对合同终止进行审批，审批通过后，合同承办部门应与对方当事人办理合同终止手续，如结算款项、交付标的物、返还财产等。合同终止后，合同承办部门应将合同相关资料整理归档，交合同管理部门保存。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能出现的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险、不可抗力风险等。2.合同管理部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险防控措施，明确风险防控责任人和防控期限，确保风险得到有效控制。3.对于重大合同或风险较高的合同，合同管理部门应组织相关部门和专家进行专题风险评估，制定详细的风险防控方案。（二）风险应对措施1.针对市场风险，合同承办部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化，合理确定合同价格和履行期限，降低市场风险对合同履行的影响。2.针对信用风险，合同承办部门应加强对对方当事人的信用管理，建立信用档案，定期进行信用评估，采取必要的担保措施或信用保险等方式，降低信用风险。3.针对法律风险，合同管理部门应加强合同法律审核，确保合同条款合法合规，及时咨询法律顾问，防范法律风险。4.针对不可抗力风险，合同承办部门应在合同中约定不可抗力条款，明确不可抗力的范围、通知方式、责任承担等内容。在不可抗力事件发生时，应及时通知对方当事人，并采取合理措施减少损失。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同签订申请表、合同变更申请表、合同终止申请表、往来信函、会议纪要、验收报告、付款凭证等，应及时收集整理，交合同管理部门归档。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、保管期限等进行编号、装订，建立合同档案目录。2.合同档案资料应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案资料的安全和可查阅性。电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案资料的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.合同管理部门应定期对合同档案进行清查盘点，确保档案资料的完整性和准确性。对于过期或不再需要保管的合同档案，应按照相关规定进行销毁处理。（四）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报合同管理部门审批。2.合同管理部门对《合同档案查阅申请表》进行审批，审批通过后，查阅人员方可在合同档案室查阅合同档案资料。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将合同档案资料带出合同档案室。3.查阅人员如需复印或摘抄合同档案资料的，应经合同管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印或摘抄的合同档案资料应与原件一致，并注明用途。4.涉及公司/组织商业秘密或敏感信息的合同档案资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.合同管理部门应建立合同管理监督检查台账，详细记录监督检查的时间、内容、发现的问题及整改情况等信息。3.对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告合同管理部门。（二）责任追究1.对于违反合同管理制度、流程，导致合同签订、履行、变更、终止等过程中出现问题，给公司/组织造成损失的，应依法追究相关部门和人员的责任。2.责任追究方式包括批