发票管理办法十六条

发票管理办法十六条一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管等行为，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，确保发票管理活动合法、合规。2.准确及时原则发票开具、取得、记录等信息应准确无误，并及时处理，保证财务数据的及时性和准确性。3.安全保密原则加强发票保管，确保发票安全，防止发票信息泄露。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物或者提供应税劳务、服务时开具给购买方，购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.折叠票主要用于公司销售货物、提供应税劳务或服务给增值税小规模纳税人，以及其他不需要抵扣进项税额的客户开具。2.卷票适用于特定行业或业务场景，如餐饮、住宿等行业，根据实际经营需要选择使用。（三）机动车销售统一发票公司销售机动车时开具给购买方的发票，作为购买方办理车辆注册登记等手续的重要凭证。（四）通用机打发票在一些特定业务或地区，根据当地税务机关要求，可能使用通用机打发票，具体适用范围按当地规定执行。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.公司应根据实际发生的业务内容如实开具发票，不得虚开发票，不得开具与实际经营业务不符的发票。（二）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或达成交易意向后，应及时将相关信息传递给财务部门，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.财务部门根据业务部门提供的信息，审核无误后，按照发票开具系统的操作流程开具发票。开具发票前，应再次核对发票信息，确保准确无误。3.发票开具完成后，应及时将发票联和抵扣联交付给客户。如通过邮寄方式交付，应选择可靠的快递公司，并妥善保存邮寄凭证。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。2.由购买方或销售方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，经税务机关系统校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》。3.销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.应取得合法有效的发票，发票内容应与实际交易相符，包括发票的真实性、完整性、合法性等。发票上应加盖销售方发票专用章。（二）取得流程1.业务部门在采购货物或接受服务时，应主动向销售方索取发票。对于增值税专用发票，应要求销售方提供详细的开票信息。2.取得发票后，业务部门应及时将发票传递给财务部门。财务部门在收到发票后，应认真审核发票的各项内容，包括发票的真伪、开票日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。3.如发现发票存在问题，如发票内容有误、发票真伪不符等，应及时与销售方联系，要求其重新开具发票或进行更正。（三）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的情况，如购买农产品从农业生产者手中直接收购等，应取得对方开具的收款凭证，并注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息，作为税前扣除凭证。2.从境外购进货物或者劳务发生的支出，以对方开具的发票或者具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证作为税前扣除凭证。五、发票的保管（一）保管要求1.公司应建立健全发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作。2.发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、丢失等情况发生。3.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）保管方式1.纸质发票应分类存放，按照发票种类、号码顺序进行整理，并装订成册。同时，应建立发票台账，详细记录发票的取得、开具、作废、红冲等情况。2.对于电子发票，应定期进行备份，并存储在安全的存储介质中。电子发票的存储期限应与纸质发票相同。（三）发票丢失处理1.发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。2.对于丢失增值税专用发票的，应按照以下规定处理：同时丢失“发票联、抵扣联”：凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。丢失“发票联”：凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为记账凭证。丢失“抵扣联”：凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证。3.对于丢失增值税普通发票的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。六、发票的审核（一）审核内容1.发票的真实性审核通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等渠道，对发票的真伪进行查验。2.发票的合法性审核审核发票是否符合国家税收法律法规及发票管理相关规定，如发票的开具内容是否合规、发票的格式是否正确、发票专用章是否加盖等。3.发票的完整性审核审核发票的各项内容是否填写完整，包括购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。（二）审核流程1.财务部门在收到发票后，首先由发票审核岗位人员进行初步审核。审核人员应仔细核对发票的各项内容，确保发票的真实性、合法性和完整性。2.对于审核通过的发票，审核人员应在发票上加盖“审核通过”章，并签字确认。然后将发票传递给财务记账岗位人员进行账务处理。3.对于审核发现问题的发票，审核人员应及时与业务部门沟通，要求其与销售方联系，重新开具发票或进行更正。如问题发票涉及税务风险，应及时向财务负责人报告，并采取相应的措施进行处理。七、发票的风险防范（一）虚开发票风险防范1.加强对业务部门的培训，提高其对虚开发票风险的认识，要求业务部门严格按照实际经营业务签订合同、开展交易。2.建立健全发票开具与业务交易的匹配机制，财务部门在开具发票前，应与业务部门核对业务的真实性和完整性，确保发票开具与实际交易相符。3.加强对供应商的管理，定期对供应商进行评估，核实其经营资质和信誉情况，避免与存在虚开发票风险的供应商发生业务往来。（二）发票合规性风险防范1.持续关注国家税收法律法规及发票管理政策的变化，及时调整公司的发票管理制度和操作流程，确保公司的发票管理活动始终符合最新规定。2.定期组织财务人员和业务人员进行发票管理相关培训，提高其业务水平和风险意识，使其熟悉发票管理的各项规定和操作要求。3.加强内部审计和监督检查，定期对公司的发票管理情况进行审计和检查，发现问题及时整改，防范发票合规性风险。八、发票的信息化管理（一）发票开具系统1.公司应使用符合国家税务机关要求的发票开具系统，如增值税发票管理新系统等，确保发票开具的准确性和规范性。2.定期对发票开具系统进行维护和升级，保证系统的正常运行，及时处理系统出现的问题。（二）发票查验系统1.利用国家税务总局全国增值税发票查验平台等工具，对取得的发票进行及时查验，确保发票的真实性。2.建立内部发票查验台账，记录发票查验的结果，便于对发票的管理和跟踪。（三）发票数据统计分析1.定期对发票数据进行统计分析，如发票开具金额、发票取得情况、发票类型分布等，为公司的财务管理和决策提供数据支持。2.通过发票数据统计分析，发现发票管理中存在的问题和潜在风险，及时采取措施进行改进和防范。九、发票管理的监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对各部门的发票管理情况进行检查，包括发票的开具、取得、保管、审核等环节，发现问题及时督促整改。2.内部审计部门应定期对公司的发票管理进行审计，审