商品及合同管理办法

商品及合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司商品及合同管理，规范商品采购、销售、存储等环节以及合同签订、履行、变更、终止等流程，保障公司合法权益，提高经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及商品采购、销售、租赁、服务等各类合同的管理，以及相关商品从采购到交付或销售全过程的管理。（三）基本原则1.合法性原则：商品采购、销售及合同签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法合规。2.全面管理原则：涵盖商品管理的各个环节，包括采购、验收、存储、盘点、销售等，以及合同管理的全生命周期，从意向洽谈、起草、审核、签订、履行到终止。3.风险防控原则：对商品管理和合同履行过程中可能出现的风险进行识别、评估和防控，保障公司资产安全和业务稳定。4.效率效益原则：在确保合规和风险可控的前提下，优化管理流程，提高工作效率，降低运营成本，实现公司经济效益最大化。二、商品管理（一）采购管理1.需求计划各部门应根据业务需求，提前制定商品采购需求计划，明确商品名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。需求计划应经部门负责人审核后提交至采购部门。2.供应商选择采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式，从名录中选择合适的供应商。对新供应商，应进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核，并实地考察其生产能力、质量控制、信誉等情况。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确商品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。4.采购执行采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如遇供应商无法按时交货或商品质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，如要求供应商补发货物、换货、退货等，并追究其违约责任。（二）验收管理1.验收标准制定明确的商品验收标准，包括外观、数量、规格型号、质量等方面的要求。验收标准应符合国家法律法规、行业标准以及采购合同约定。2.验收流程商品到货后，采购部门应及时通知质量检验部门或相关业务部门进行验收。验收人员按照验收标准对商品进行检验，填写验收报告，记录验收情况。如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认；如验收不合格，应详细注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商解决。（三）存储管理1.存储设施公司应配备合适的存储设施，如仓库、货架、货柜等，确保商品存储安全、有序。存储设施应定期进行检查、维护和保养，保证其正常运行。2.库存管理建立库存管理制度，定期对库存商品进行盘点，确保账实相符。根据商品的特性和销售情况，合理控制库存水平，避免积压或缺货。对库存商品进行分类管理，标识清晰，便于查找和盘点。（四）销售管理1.销售计划销售部门应根据市场需求和公司业务目标，制定销售计划，明确销售商品的种类、数量、价格、销售区域等信息。销售计划应经部门负责人审核后实施。2.销售合同签订销售部门与客户签订销售合同，合同应明确商品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。销售合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同条款合法合规，保障公司权益。3.销售执行销售部门负责跟踪销售合同执行情况，及时与客户沟通协调，确保按时、按质、按量交付商品。如遇客户无法按时付款或提出变更合同等情况，销售部门应及时采取措施，如催收货款、协商变更合同条款等，并向公司领导汇报。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草根据业务需求，由相关业务部门负责起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和公司利益。合同文本应使用规范的法律术语和格式，避免模糊不清或歧义条款。2.合同审核合同起草完成后，应提交至法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、风险防范条款等内容。同时，财务部门应审核合同的付款方式、结算周期等财务条款，确保符合公司财务管理制度。其他相关部门根据职责对合同涉及的专业条款进行审核。3.合同签订经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。（二）合同履行1.履行责任合同签订后，各业务部门作为合同履行的责任主体，应按照合同约定全面履行自己的义务。业务部门应建立合同履行台账，记录合同履行情况，包括商品交付、款项收付、质量反馈等信息。2.监督检查公司设立专门的合同管理岗位或指定专人对合同履行情况进行监督检查。定期对合同履行情况进行跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。（三）合同变更1.变更申请在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时提出变更申请。变更申请应说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并提交相关证明材料。2.变更审核变更申请提交后，按照合同签订时的审核流程进行审核。法务部门、财务部门及其他相关部门对变更内容进行审核，确保变更后的合同条款合法合规，不损害公司利益。3.变更签订经审核通过的合同变更事项，由合同双方协商一致后签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.终止情形合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由导致合同无法履行等情况下，合同终止。合同承办部门应及时通知相关部门合同即将终止，并做好后续工作安排。2.终止结算合同终止后，财务部门应按照合同约定和公司财务管理制度进行款项结算。业务部门应清理合同履行过程中的相关文件、资料，归档保存。四、风险管理（一）风险识别1.商品管理风险包括采购风险（如供应商违约、商品质量问题、价格波动等）、库存风险（如积压或缺货、库存损耗等）、销售风险（如客户信用风险、市场需求变化等）。2.合同管理风险如合同条款不明确、合同履行过程中的纠纷、合同变更和终止的法律风险等。（二）风险评估1.建立风险评估机制，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的风险，采取规避措施，如放弃相关业务或合同。2.风险降低：通过加强管理、完善制度、优化流程等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。例如，加强供应商管理、完善合同审核机制等。3.风险转移：将部分风险转移给第三方，如购买保险、要求供应商提供担保等。4.风险接受：对于低风险且影响较小的风险，在做好充分准备的情况下，接受风险并采取相应的监控措施。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对商品及合同管理情况进行审计监督，检查相关制度的执行情况、业务流程的合规性、风险防控措施的有效性等。2.设立举报渠道，鼓励员工对商品及合同管理过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核制度1.制定商品及合同管理考核办法，明确考核