发票管理办法财务章

发票管理办法财务章一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、使用、保管等行为，确保发票使用符合国家法律法规及财务制度要求，保障公司财务安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在与发票相关业务活动中的操作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，依法开具、取得、使用和保管发票。2.真实性原则：发票所反映的经济业务必须真实发生，内容与实际交易相符。3.准确性原则：发票开具的各项内容准确无误，包括发票抬头、金额、税率、税额等。4.完整性原则：确保发票各联次齐全、内容完整，不得擅自损毁、丢失发票。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.折叠票：主要用于公司与小规模纳税人或其他不需要抵扣进项税额的单位和个人发生交易时开具。2.卷式发票：适用于特定行业或业务场景，如餐饮、住宿等行业，根据实际经营情况选择使用。（三）机动车销售统一发票公司销售机动车时，应开具此发票，作为购买方办理车辆注册登记等手续的有效凭证。（四）通用机打发票在未纳入增值税发票管理新系统的特定业务中使用，如部分行业的小额交易等。三、发票的开具（一）开具要求1.必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.填写发票时，项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致。4.发票联和抵扣联应加盖财务专用章或者发票专用章。财务专用章的使用应严格遵循公司印章管理制度，确保印章使用的安全性和规范性。（二）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或达成交易意向后，应及时将相关信息传递给财务部门。信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.财务部门根据业务部门提供的信息，审核无误后，在发票管理系统中录入相关数据，并生成发票号码。3.发票开具人员根据系统生成的发票信息，使用针式打印机或其他合规的打印设备，将发票内容打印在发票专用纸上。4.打印完成后，检查发票各联次内容是否清晰、完整，发票号码是否与系统一致。确认无误后，在发票联和抵扣联加盖发票专用章（财务专用章）。5.将发票联交给客户，抵扣联由财务部门留存归档，记账联作为公司记账凭证的附件。（三）特殊情况处理1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应当开具红字发票。开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定进行操作，确保手续完备、合规。2.公司取得的外部发票如有错误，应当由对方单位重开或者更正，更正处应当加盖对方单位印章。对方单位拒绝重开或者更正的，公司应当及时向税务机关报告。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受应税劳务或应税服务时，应向销售方索取发票。取得的发票应符合国家法律法规及税务机关的要求，发票内容应真实、完整、准确。2.应取得发票而未取得发票，或者取得不符合规定发票的，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。（二）审核要点1.发票的真实性审核：通过国家税务总局发票查验平台等渠道，核实发票的真伪。检查发票的纸质、印刷质量、水印、防伪码等是否符合规定。2.发票的合法性审核：审核发票开具是否符合税收法律法规及发票管理规定，包括发票的种类、开具内容、加盖印章等是否合规。3.发票的完整性审核：检查发票各联次是否齐全，发票上的客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票号码、开票日期、开票人等信息是否填写完整。（三）取得流程1.业务人员在办理采购业务或接受服务时，应主动向销售方索取发票。取得发票后，应及时将发票传递给财务部门。2.财务部门收到业务人员提交的发票后，按照审核要点进行审核。审核无误后，在发票上加盖“发票已审核”章，并按照公司财务报销流程进行处理。3.对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知业务人员与销售方联系，要求对方重新开具或更正发票。业务人员应在规定时间内完成发票的更换或更正，并将新发票提交给财务部门重新审核。五、发票的保管（一）保管责任公司财务部门负责发票的保管工作，指定专人负责发票的收发、登记、存放等管理工作。发票保管人员应具备责任心强、熟悉财务制度等条件。（二）保管要求1.设立专门的发票存放场所，确保发票存放安全，防止发票被盗、丢失、损毁。存放场所应具备防火、防潮、防虫等条件。2.按照发票种类、号码顺序进行存放，建立发票登记簿，详细记录发票的购入、开具、使用、作废、结存等情况。发票登记簿应妥善保管，保存期限按照国家法律法规规定执行。3.定期对发票进行盘点，确保账实相符。如发现发票丢失、损毁等情况，应及时报告税务机关，并按照规定进行处理。（三）电子发票的保管1.对于取得的电子发票，应及时进行下载、打印，并按照纸质发票的保管要求进行保管。同时，应将电子发票的电子文件存储在安全的电子存储设备中，存储期限与纸质发票相同。2.公司自行开具的电子发票，应按照税务机关的要求进行数据备份，并确保备份数据的安全性和完整性。备份数据应存储在不同的存储介质上，分别存放于不同的地点。六、发票的使用与检查（一）使用规定1.发票仅限于公司自身经营业务使用，不得转借、转让、代开发票。严禁虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。2.任何部门和个人不得擅自扩大发票的使用范围，不得自行改变发票的用途。3.发票使用过程中如发现问题，应及时向财务部门报告，并按照财务部门的要求进行处理。（二）税务机关检查应对1.税务机关依法进行发票检查时，公司应积极配合，如实提供发票的相关资料，不得拒绝、隐瞒。2.对于税务机关提出的问题和整改要求，公司应及时进行整改，并将整改情况报告税务机关。3.如公司对税务机关的检查结果有异议，可依法申请行政复议或提起行政诉讼。在复议或诉讼期间，应按照税务机关的要求继续履行相关义务。七、财务章的管理（一）财务章的刻制1.公司财务章的刻制必须按照国家有关规定办理审批手续，由具有资质的刻章单位刻制。2.刻制财务章时，应向刻章单位提供公司营业执照副本等相关证明文件，确保刻制的财务章符合公司实际情况和法律法规要求。（二）财务章的使用1.财务章由财务部门指定专人保管，保管人员应严格遵守公司印章管理制度，不得擅自将财务章交予他人使用。2.使用财务章时，应填写《财务章使用申请表》，注明使用日期、用途、金额、审批人等信息。申请表应按照公司内部审批流程进行审批，经批准后方可使用财务章。3.财务章的使用范围仅限于公司财务结算、票据背书、财务报表盖章等与财务相关的业务。严禁在空白纸张、空白支票等上加盖财务章。（三）财务章的保管与交接1.财务章应存放在安全的保险柜中，确保印章安全。保管人员离岗时，应将财务章移交他人，并办理交接手续。交接手续应包括印章的名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容。2.如遇财务章遗失、被盗等情况，应立即向公司管理层报告，并及时采取挂失、登报声明等措施，同时向公安机关报案。在挂失期间，暂停使用财务章，并按照公司印章管理制度的规定进行补办。八、违规处理（一）对违反发票管理规定行为的处理1.对于违反发票开具、取得、使用、保管等规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违反发票管理规定导致公司遭受税务处罚、经济损失等，公司将追究相关责任人的经济赔偿责任。3.对于违反发票管理规定且情节严重，构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。（二）对违反财务章管理规定行为的处理1.对于违反财务章使用、保管等规定的人员，公司将按照印章管理制度给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违反财务章管理规定给公司