合同签订时管理办法

合同签订时管理办法一、总则1.目的本管理办法旨在规范公司合同签订行为，加强合同管理，维护公司合法权益，提高公司经济效益，保障公司各项业务活动的顺利进行。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在对外签订、履行合同过程中的管理活动。公司内部各部门之间签订的各类协议、文件等，可参照本办法执行。3.基本原则依法合规原则：合同签订与履行应严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保合同合法有效。审慎签约原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面审查，审慎决策，防范合同风险。全面管理原则：对合同签订、履行、变更、解除等全过程进行动态管理，确保合同管理的各个环节有序、规范。职责明确原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责，做到分工负责、相互协作，共同做好合同管理工作。二、合同签订前的准备1.合同项目的发起与立项各部门根据业务需要发起合同项目，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的背景、目的、内容、预计金额、履行期限等信息。合同立项申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大合同项目，需经公司总经理办公会或董事会审议通过。2.合同对方主体资格审查业务部门负责对合同对方的主体资格进行审查，收集并核实对方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件。对于涉及特殊行业或领域的合同对方，还需审查其相应的资质证书或许可证明，确保其具备从事相关业务的合法资格。财务部门负责对合同对方的信用状况进行调查，通过查询信用记录、银行征信报告等方式，评估对方的信用等级和偿债能力。法务部门负责对合同对方的主体资格和信用状况审查结果进行法律审核，提出法律意见和风险防范建议。3.合同条款的拟定与审核业务部门根据合同项目的具体情况，拟定合同条款。合同条款应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要内容，确保条款完整、准确、清晰。合同条款拟定后，业务部门应组织相关部门进行会审。会审部门包括法务部门、财务部门、审计部门等，各部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。法务部门重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性以及法律风险防范措施；财务部门重点审查合同价款、支付方式、结算办法等财务条款的合理性和可行性；审计部门重点审查合同的经济性和效益性。业务部门根据会审意见对合同条款进行修改完善，形成合同草案。合同草案经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大合同草案，需经公司总经理办公会或董事会审议通过。三、合同的签订1.合同文本的确定经审批通过的合同草案，由业务部门负责与合同对方协商确定合同文本。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，如因特殊情况需要使用非标准合同文本的，需经法务部门审核同意。在签订合同前，业务部门应将合同文本提交法务部门进行最后的法律审核。法务部门审核通过后，出具《合同法律意见书》，作为合同签订的法律依据。2.合同签订的授权委托公司法定代表人可以根据业务需要，授权公司其他人员作为代理人签订合同。授权委托应采用书面形式，明确代理人的姓名、职务、代理事项、权限范围、代理期限等内容，并由法定代表人签字或加盖公司公章。代理人在授权范围内签订的合同，其法律后果由公司承担。代理人应严格按照授权范围行使代理权，不得超越授权范围签订合同。3.合同的签署合同文本确定后，由双方当事人在合同上签字（或盖章）。签字（或盖章）应符合法律规定和合同约定，确保合同签字（或盖章）的真实性和有效性。合同一式多份，由业务部门负责按照公司档案管理规定进行编号、登记，并分送相关部门留存。留存部门应妥善保管合同原件，不得擅自涂改、销毁合同。四、合同的履行1.合同履行计划的制定合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容，并将合同履行计划报公司分管领导备案。合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同各项义务得到有效履行。2.合同履行过程的跟踪与监控业务部门负责对合同履行过程进行跟踪与监控，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。财务部门负责对合同价款的支付情况进行审核与监督，确保支付款项符合合同约定和公司财务管理制度。法务部门负责对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，及时发现并防范法律风险。各部门应定期向公司分管领导汇报合同履行情况，对于重大合同履行情况，应及时向公司总经理办公会或董事会报告。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商，签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照合同签订的审批程序进行审批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时通知合同对方，并按照合同约定或法律规定办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照约定或法律规定进行结算和清理。五、合同的归档与保管1.合同档案的建立业务部门负责在合同签订后及时将合同文本及相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同立项申请表、合同草案、合同文本、合同法律意见书、授权委托书、合同履行过程中的相关文件、资料等。合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，编制目录索引，便于查询和管理。2.合同档案的保管合同档案由公司档案管理部门负责保管。档案管理部门应建立健全合同档案管理制度，配备必要的保管设施和设备，确保合同档案的安全、完整。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。对于重要合同档案，应长期保存；对于一般合同档案，可根据实际情况确定保管期限。3.合同档案的查阅与借阅因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》或《合同档案借阅申请表》，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。查阅或借阅合同档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，并由档案管理人员负责监督。查阅或借阅人员不得擅自涂改、复印、拍照、损毁合同档案。查阅或借阅合同档案后，应及时归还档案管理部门。如因特殊情况需要延期归还的，应办理延期手续。六、合同的监督与检查1.监督检查职责公司审计部门负责对合同签订、履行、变更、解除等全过程进行审计监督，检查合同管理的各项制度执行情况，发现问题及时提出整改意见和建议。公司法务部门负责对合同签订、履行过程中的法律风险进行监督检查，对违反法律法规或合同约定的行为提出法律意见和处理建议。公司财务部门负责对合同价款的支付、结算等财务事项进行监督检查，确保财务收支符合公司财务管理制度和合同约定。2.监督检查方式定期检查：公司审计部门、法务部门、财务部门等应定期对合同管理情况进行检查，形成检查报告，报公司分管领导审阅。专项检查：针对合同管理中的重点问题或重大合同项目，公司可组织专项检查，深入调查合同管理情况，提出改进措施和建议。日常监督：各部门在日常工作中应加强对合同管理的自我监督，及时发现并纠正合同管理过程中的问题。3.问题整改与责任追究对于监督检查中发现的问题，责任部门应及时进行整改，并将整改情