新吴区档案管理办法

新吴区档案管理办法总则目的与依据为了加强新吴区档案管理，有效地保护和利用档案，为新吴区各项工作提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规，结合新吴区实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于新吴区行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位以及其他社会组织的档案管理活动。基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。档案机构与人员档案管理机构1.新吴区设立档案局，主管全区档案事业，对全区档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。2.各机关、团体、企事业单位和其他社会组织应设立档案工作机构或配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位的档案管理工作。档案工作人员职责1.档案工作人员应具备档案专业知识和技能，熟悉本单位业务工作，遵守档案管理规章制度。2.负责收集、整理、保管、统计本单位的档案资料，确保档案的完整与安全。3.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供及时、有效的档案信息服务。4.参与档案信息化建设，推进档案管理现代化。档案的收集与整理归档范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本单位具有保存价值的文件材料，包括会议文件、工作计划、总结、统计报表、合同协议、科研成果、声像资料等。收集要求1.各部门应按照归档范围，及时收集、整理本部门形成的文件材料，定期向本单位档案机构移交。2.对归档的文件材料应进行认真核对，确保文件材料齐全、完整、真实、准确，符合归档要求。3.对重要会议、重大活动等形成的文件材料，应指定专人负责收集，及时归档。整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。3.纸质档案应进行装订、编页、装盒，电子档案应进行分类存储，建立相应的数据库和目录索引。档案的保管保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案装具1.档案装具应符合国家标准，选用坚固耐用、便于使用的档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应按照档案分类编号顺序排列，便于查找和管理。档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.各单位应根据国家有关规定和本单位实际情况，确定档案的保管期限。档案清点与检查1.档案机构应定期对档案进行清点和检查，确保档案数量准确、存放有序。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，确保档案信息安全。档案的利用利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅涉及本人或本组织权益的档案的，应按照规定办理查阅手续。利用手续1.查阅、借阅档案应填写查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经本单位档案机构负责人批准后，方可查阅、借阅。2.查阅档案应在档案机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案机构。如需借阅档案，应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。利用服务1.档案机构应积极开展档案利用服务工作，为利用者提供必要的帮助和指导。2.根据利用者的需求，档案机构可以提供档案复印件、摘录等服务。档案的鉴定与销毁鉴定组织1.新吴区档案局应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织实施。2.各单位应成立档案鉴定工作小组，负责本单位档案鉴定工作的组织实施。鉴定标准1.档案鉴定应根据国家有关规定和本单位实际情况，按照档案的保管期限、价值大小等进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，应及时予以销毁。销毁程序1.档案鉴定工作小组应提出档案销毁意见，编制档案销毁清册，经本单位负责人批准后，方可销毁。2.档案销毁应在档案机构指定的场所进行，由档案机构工作人员和监销人员共同监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁清册应永久保存。档案信息化建设建设目标1.新吴区档案局应积极推进档案信息化建设，建立覆盖全区的档案信息管理系统，实现档案信息资源的共享和利用。2.各单位应加强档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化、智能化。数据采集与录入1.各单位应按照档案信息化建设的要求，对纸质档案进行数字化处理，将档案信息录入档案信息管理系统。2.档案数字化处理应符合国家有关标准和规范，确保档案信息的准确性和完整性。系统管理与维护1.档案信息管理系统应具备档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.档案机构应加强对档案信息管理系统的管理和维护，确保系统安全、稳定运行。信息安全与保密1.档案信息化建设应加强信息安全和保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.档案工作人员应严格遵守信息安全和保密制度，不得擅自将档案信息提供给无关人员。监督与检查监督检查主体1.新吴区档案局负责对全区档案管理工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位档案管理工作的监督检查，确保档案管理工作规范有序。监督检查内容1.档案管理规章制度的执行情况。2.档案机构和人员的配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作情况。4.档案信息化建设情况。检查结果处理1