商场购物卡管理办法

商场购物卡管理办法一、总则（一）目的为加强商场购物卡的管理，规范购物卡的发行、销售、使用等行为，保障公司、客户及消费者的合法权益，维护商场正常的经营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司发行的各类商场购物卡，包括记名卡和不记名卡，以及涉及购物卡销售、使用的相关部门和人员。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保购物卡管理活动合法、规范。2.安全准确原则保障购物卡信息安全，准确记录购物卡的发行、销售、使用等情况，防止出现信息泄露和错误记录。3.便捷高效原则在保证安全和规范的前提下，为客户提供便捷的购物卡服务，提高工作效率。4.监督制衡原则建立健全监督机制，加强对购物卡管理各环节的监督，确保权力相互制衡，防止违规行为发生。二、购物卡的发行（一）发行主体公司负责商场购物卡的统一发行工作，未经公司授权，任何部门和个人不得擅自发行购物卡。（二）发行种类1.记名卡记名卡是指商场发行的，客户凭有效身份证件实名购买，可挂失、可赎回的购物卡。记名卡记载持卡人姓名、有效身份证件号码和联系方式等信息。2.不记名卡不记名卡是指商场发行的，无需实名购买，不可挂失、不可赎回的购物卡。不记名卡不记载持卡人身份信息。（三）发行流程1.申请各销售部门根据市场需求和业务情况，提前向公司提出购物卡发行申请，申请内容包括发行种类、数量、发行时间等。2.审批公司对各销售部门提交的购物卡发行申请进行审核，审核内容包括申请理由、市场需求、风险评估等。审核通过后，报公司领导审批。3.制作经公司领导审批同意后，由公司指定的制卡部门负责购物卡的制作。制卡部门应严格按照规定的格式和内容制作购物卡，确保购物卡信息准确、清晰、安全。4.入库购物卡制作完成后，由公司仓库管理部门负责验收和入库。仓库管理部门应对购物卡的数量、质量、信息等进行核对，确保购物卡符合要求后，办理入库手续。（四）发行限制1.记名卡单张限额不得超过5000元，不记名卡单张限额不得超过1000元。2.公司发行的购物卡有效期不得少于3年。三、购物卡的销售（一）销售渠道1.商场门店商场各门店设立专门的购物卡销售专柜，负责购物卡的销售工作。2.线上平台公司通过官方网站、手机APP等线上平台提供购物卡销售服务。（二）销售人员管理1.培训公司定期对购物卡销售人员进行培训，培训内容包括购物卡的种类、功能、使用方法、销售流程、客户服务等，确保销售人员熟悉业务，能够为客户提供准确、专业的服务。2.考核建立销售人员考核制度，对销售人员的销售业绩、客户满意度、合规操作等进行考核，考核结果与销售人员的薪酬、晋升等挂钩。（三）销售流程1.客户购买客户到商场门店或线上平台购买购物卡时，销售人员应向客户详细介绍购物卡的种类、功能、使用方法、有效期等信息，并协助客户填写购买申请表。2.信息录入销售人员将客户购买信息录入公司购物卡管理系统，包括客户姓名、有效身份证件号码、联系方式、购买金额、购买日期等。3.收款客户选择支付方式后，销售人员按照规定收取购物卡款项。收款方式包括现金、银行卡、微信支付、支付宝支付等。4.发卡销售人员根据客户购买信息，为客户发放购物卡。发放记名卡时，应核对持卡人身份信息，并在购物卡上打印持卡人姓名；发放不记名卡时，无需核对持卡人身份信息。5.开具发票客户购买购物卡后，销售人员应按照国家税收法律法规的规定，为客户开具发票。发票内容应包括购物卡金额、购买日期、购买人姓名等信息。（四）销售限制1.严禁向单位一次性销售单张金额超过5000元的记名卡。2.严禁任何单位和个人利用购物卡进行洗钱、套现、行贿受贿等违法犯罪活动。四、购物卡的使用（一）使用范围商场购物卡可在商场内指定的商户消费，包括百货、超市、餐饮、娱乐等业态。具体可消费的商户名单以商场公告为准。（二）使用流程1.消费结算消费者在商场内使用购物卡消费时，商户应按照规定的操作流程进行结算。结算时，商户应将购物卡信息与消费金额进行核对，确保消费金额不超过购物卡余额。2.折扣优惠商场根据促销活动和商户协议，为使用购物卡消费的消费者提供相应的折扣优惠。折扣优惠信息应在商场内显著位置公示。3.退货退款消费者使用购物卡消费后，如因商品质量问题或其他原因需要退货退款的，商户应按照商场规定的退货退款流程办理。退货退款时，商户应将购物卡余额退还消费者，或按照消费者要求将退款金额退还至原支付账户。（三）使用限制1.购物卡不得用于购买国家法律法规禁止的商品和服务。2.购物卡不得兑换现金或其他有价证券。3.购物卡不得转让给他人使用。五、购物卡的回收与注销（一）回收1.持卡人要求回收购物卡时，商场应按照规定的流程进行回收。回收时，商场应核对购物卡信息，确保购物卡真实有效。2.商场回收的购物卡应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。（二）注销1.商场定期对回收的购物卡进行清理和注销。注销时，商场应将购物卡信息在公司购物卡管理系统中进行注销，并确保购物卡余额清零。2.注销后的购物卡应进行妥善处理，可采取粉碎、销毁等方式，防止购物卡信息泄露和再次流通。六、购物卡的财务管理（一）账务处理1.公司财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对购物卡的发行、销售、使用、回收、注销等业务进行账务处理，确保财务信息真实、准确、完整。2.购物卡款项应及时足额入账，不得截留、挪用或坐支。（二）报表编制1.公司财务部门应定期编制购物卡业务报表，包括购物卡发行情况表、销售情况表、使用情况表、回收注销情况表等，向公司领导和相关部门提供购物卡业务信息。2.购物卡业务报表应按照规定的格式和内容编制，数据应真实可靠，不得虚报、瞒报或漏报。（三）资金管理1.公司应加强对购物卡资金的管理，确保资金安全。购物卡资金应存入公司指定的银行账户，实行专户管理。2.公司应定期对购物卡资金进行核对和盘点，确保账实相符。如发现资金差异，应及时查明原因，并进行处理。七、购物卡的信息管理（一）信息采集1.公司在购物卡发行、销售、使用等环节，应按照规定采集持卡人的相关信息，包括姓名、有效身份证件号码、联系方式、购买金额、购买日期、消费记录等。2.信息采集应遵循合法、合规、自愿的原则，不得强制持卡人提供信息。（二）信息存储1.公司应建立安全可靠的购物卡信息存储系统，对采集到的持卡人信息进行分类存储和管理。2.信息存储系统应具备数据备份、数据恢复、数据加密等功能，确保信息安全。（三）信息使用1.公司应严格按照规定使用持卡人信息，不得将持卡人信息泄露给任何第三方。2.公司使用持卡人信息时，应遵循合法、合规、正当的原则，仅限于购物卡管理、客户服务、市场调研等业务需要。（四）信息安全1.公司应加强对购物卡信息安全的管理，建立健全信息安全管理制度和操作规程。2.公司应采取必要的技术措施，如防火墙、入侵检测、数据加密等，防止信息泄露、篡改和丢失。3.公司应定期对信息安全状况进行评估和检查，及时发现和处理信息安全隐患。八、监督检查（一）内部监督1.公司建立内部监督机制，定期对购物卡管理工作进行检查和评估。检查内容包括购物卡发行、销售、使用、回收、注销等环节的合规性，信息管理的安全性，资金管理的规范性等。2.公司审计部门应定期对购物卡管理情况进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的购物卡专项整治等工作。2.公司应按照政府部门的要求，及时提供购物卡管理的相关资料和信息，如实反映购物卡管理情况。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经公司授权擅自发行购物卡的。2.违反购物卡发行、销售、使用、回收、注销等规定的。3.利用购物卡进行洗钱、套现、行贿受贿等违法犯罪活动的。4.泄露持卡人信息的。5.其他违反本办