印鉴卡实物管理办法

印鉴卡实物管理办法一、总则（一）目的为加强公司印鉴卡实物的管理，规范印鉴卡的使用流程，保障公司资金安全和正常运营秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及印鉴卡实物管理与使用的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：印鉴卡实物管理必须符合国家法律法规及公司相关规章制度的要求。2.安全性原则：确保印鉴卡实物的存放安全，防止丢失、被盗用或未经授权使用。3.规范性原则：明确印鉴卡实物管理的流程和操作规范，保证各项工作有序进行。4.责任追究原则：对印鉴卡实物管理过程中的违规行为进行责任追究，确保制度的有效执行。二、印鉴卡实物的定义与分类（一）定义印鉴卡实物是指公司用于证明特定身份或授权某项业务操作的印章卡片，上面通常印有公司公章、法人章、财务专用章等各类印章的样式及相关信息。（二）分类1.财务印鉴卡：用于办理公司财务收支、结算等相关业务，包括财务专用章印鉴卡、法人章印鉴卡等。2.行政印鉴卡：用于公司行政管理事务，如文件盖章、合同签署等，主要包括公司公章印鉴卡。3.其他专用印鉴卡：根据公司业务需要设立的特定用途印鉴卡，如业务专用章印鉴卡等。三、印鉴卡实物的制作与启用（一）制作1.印鉴卡实物的制作由公司指定的专业部门负责，根据公司印章管理规定确定印鉴卡的样式、内容和材质。2.制作过程应严格保密，防止印鉴信息泄露。制作完成后，应对印鉴卡实物进行编号登记，并建立详细的制作档案。（二）启用1.印鉴卡实物制作完成后，需经公司相关领导审批同意方可启用。审批流程应明确各环节的责任人和审批权限。2.启用前，应在印鉴卡实物上加盖相应印章，并由专人进行核对确认。核对内容包括印章样式、印鉴卡编号、启用日期等。3.启用后的印鉴卡实物应及时移交至指定的保管部门，并办理交接手续。交接记录应详细记录印鉴卡的名称、编号、数量、交接时间、交接双方等信息。四、印鉴卡实物的保管（一）保管部门1.财务印鉴卡由公司财务部指定专人保管，行政印鉴卡由公司行政部指定专人保管，其他专用印鉴卡由相关业务部门指定专人保管。2.保管部门应设立专门的印鉴卡保管专柜或保险柜，确保印鉴卡实物存放安全。（二）保管人员职责1.负责印鉴卡实物的日常保管工作，确保印鉴卡存放安全，未经授权不得擅自将印鉴卡带出保管场所。2.严格按照规定的使用流程和审批手续办理印鉴卡的使用登记，对每一次使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人、使用事由、归还时间等。3.定期对印鉴卡实物进行检查，如发现印鉴卡有损坏、丢失等情况，应及时向部门负责人报告，并采取相应的措施进行处理。4.配合公司内部审计、监督等部门的工作，提供印鉴卡使用情况的相关资料。（三）保管环境要求1.印鉴卡保管场所应保持干燥、通风良好，避免印鉴卡受潮、发霉或因其他原因损坏。2.保管场所应安装必要的安全防护设施，如监控设备、报警装置等，确保印鉴卡实物的安全。五、印鉴卡实物的使用（一）使用范围1.财务印鉴卡主要用于办理公司各类资金收付业务，如支票开具、汇票背书、资金划转等。2.行政印鉴卡主要用于公司文件盖章、合同签署、对外函件出具等行政管理事务。3.其他专用印鉴卡根据其特定用途，用于公司相关业务领域的特定操作，如业务合同盖章、项目文件签署等。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写印鉴卡使用申请表，详细说明使用事由、使用时间、使用印鉴卡的名称和数量等信息，并经部门负责人审批签字。2.审核：申请表提交至印鉴卡保管部门后，保管人员对申请内容进行审核，重点审核申请事由是否合理、审批手续是否齐全等。审核通过后，在申请表上签字确认。3.使用：使用人凭审核通过的申请表到印鉴卡保管人员处领取印鉴卡实物，并在规定的时间内使用。使用过程中，应严格按照印鉴卡的使用范围和操作规范进行操作，确保使用安全和准确。4.归还：使用完毕后，使用人应及时将印鉴卡实物归还至印鉴卡保管人员处，并在申请表上签字确认归还情况。保管人员对归还的印鉴卡实物进行核对，确认无误后，将印鉴卡实物放回保管专柜或保险柜。（三）使用记录与档案管理1.印鉴卡保管人员应建立印鉴卡使用登记簿，对每一次印鉴卡的使用情况进行详细记录。使用登记簿应包括使用日期、使用人、使用事由、印鉴卡名称和编号、审批情况、归还时间等信息。2.印鉴卡使用申请表和使用登记簿应作为重要档案资料进行妥善保管，保管期限按照公司档案管理规定执行。六、印鉴卡实物的变更与注销（一）变更1.印鉴卡实物的变更包括印鉴样式变更、保管人员变更、使用范围变更等情况。2.印鉴卡实物发生变更时，应由相关部门提出申请，并填写印鉴卡变更申请表，详细说明变更原因、变更内容等信息。3.印鉴卡变更申请表需经公司相关领导审批同意后，由指定的专业部门负责办理变更手续。变更手续完成后，应对印鉴卡实物进行重新编号登记，并更新相关档案资料。（二）注销1.印鉴卡实物因公司业务调整、印章停用等原因需要注销时，应由相关部门提出申请，并填写印鉴卡注销申请表，详细说明注销原因等信息。2.印鉴卡注销申请表需经公司相关领导审批同意后，由印鉴卡保管人员将印鉴卡实物交回公司指定的销毁部门进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。3.印鉴卡注销后，应及时更新相关档案资料，确保档案信息与实际情况一致。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对印鉴卡实物管理情况进行审计监督，检查印鉴卡的制作、启用、保管、使用、变更和注销等环节是否符合本办法规定。2.公司行政部、财务部等相关部门应定期对印鉴卡实物的保管和使用情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）外部检查1.接受国家相关监管部门的检查和监督，积极配合监管部门的工作，如实提供印鉴卡实物管理的相关资料和信息。2.根据监管部门的要求，及时整改存在的问题，确保印鉴卡实物管理工作合法合规。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经授权擅自使用印鉴卡实物。2.未按照规定的使用流程和审批手续使用印鉴卡实物。3.印鉴卡保管人员未履行保管职责，导致印鉴卡实物丢失、被盗用或损坏。4.印鉴卡制作、变更、注销等环节未按照规定办理相关手续。5.其他违反本办法规定的行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为，公司将视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应