北京市会议管理办法

北京市会议管理办法一、总则（一）目的为加强北京市会议管理，规范会议活动，提高会议效率和质量，节约会议经费，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于北京市各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及人民团体、事业单位和国有企业举办的各类会议。（三）基本原则1.精简高效原则严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，注重会议质量和效果，避免形式主义。2.规范有序原则会议的组织、安排、审批等各个环节都要严格按照规定程序进行，确保会议活动规范有序。3.厉行节约原则严格控制会议经费开支，杜绝铺张浪费，降低会议成本。（四）职责分工1.各级党政机关办公厅（室）负责本机关会议的统筹管理，制定会议计划，审核会议方案，控制会议经费等。2.财政部门负责会议经费的预算管理、审核和监督，确保经费合理使用。3.审计部门负责对会议经费使用情况进行审计监督，确保经费使用合规。二、会议分类与审批（一）会议分类1.一类会议主要是指市委、市政府召开的全市性重要会议，如市委全会、市人大会议、市政府全会、市政协全会等。2.二类会议主要是指市委、市政府召开的全市性工作会议，以及各部门召开的全市性业务会议等。3.三类会议主要是指各部门召开的本系统工作会议、专项业务会议等。4.四类会议主要是指各部门召开的小型会议，如座谈会、研讨会、协调会等。（二）会议审批1.一类会议由市委、市政府审批。2.二类会议由市委、市政府办公厅（室）审批。3.三类会议由各部门审批，报市委、市政府办公厅（室）备案。4.四类会议由各部门自行安排，报市委、市政府办公厅（室）备案。会议主办单位应提前填写《北京市会议审批表》，详细说明会议的名称、时间、地点、参会人员、会议内容、经费预算等信息，按照审批权限报送审批。未经批准，不得擅自召开会议。三、会议组织与安排（一）会议计划各部门应于每年年底前，将下一年度的会议计划报市委、市政府办公厅（室）。会议计划应包括会议名称、时间、地点、参会人员范围、会议内容、预计会期、经费预算等内容。市委、市政府办公厅（室）对各部门的会议计划进行审核汇总，报市委、市政府批准后实施。（二）会议通知会议主办单位应根据会议审批结果，提前印发会议通知。会议通知应包括会议的基本信息、参会人员要求、会议议程、报到时间和地点等内容。会议通知应提前送达参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。（三）会议材料会议主办单位应根据会议内容，准备齐全、准确的会议材料。会议材料应包括会议议程、领导讲话、工作报告、讨论稿、参阅资料等。会议材料应提前印发给参会人员，方便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。（四）会议场地会议主办单位应根据会议规模和要求，选择合适的会议场地。会议场地应具备良好的交通条件、会议设施和服务保障，能够满足会议的需要。会议场地的安排应提前确定，并与场地提供方签订相关协议。（五）会议用餐会议用餐应严格按照标准执行，不得超标准安排。会议用餐应选择安全卫生、经济实惠的餐厅，确保用餐质量。会议用餐的安排应提前与餐厅沟通协调，明确用餐标准、人数、时间等要求。（六）会议住宿会议住宿应根据会议需要和实际情况进行安排。会议住宿应选择安全舒适、交通便利的酒店，确保参会人员的住宿质量。会议住宿的安排应提前与酒店沟通协调，明确住宿标准、人数、时间等要求。（七）会议交通会议主办单位应根据会议规模和参会人员分布情况，合理安排会议交通。会议交通可以选择公共交通、租用车辆等方式，确保参会人员能够按时、安全到达会议地点。会议交通的安排应提前与交通部门或租车公司沟通协调，明确交通方式、车辆数量、时间等要求。（八）会议安全会议主办单位应高度重视会议安全工作，制定安全预案，确保会议期间的人员和财产安全。会议安全预案应包括消防安全、食品安全、人员安全、信息安全等方面的内容，并明确责任人和应急处置措施。会议期间，应加强安全检查和防范，及时处理各类安全隐患。四、会议经费管理（一）经费预算会议主办单位应根据会议的规模、会期、参会人员等情况，合理编制会议经费预算。会议经费预算应包括会议场地费、住宿费、用餐费、交通费、会议资料费、设备租赁费、其他费用等项目。会议经费预算应严格按照规定标准执行，不得虚报、冒领、超支。（二）经费审批会议经费预算应报财政部门审批。财政部门应根据会议的性质、规模、标准等因素，对会议经费预算进行审核，确保经费预算合理合规。会议主办单位应严格按照财政部门批准的经费预算执行，不得擅自调整。（三）经费支付会议经费的支付应严格按照财务制度执行。会议主办单位应凭合法有效的票据报销会议经费，报销票据应与会议审批表、会议通知、会议签到表等相关资料一致。会议经费的支付应通过国库集中支付系统进行，确保经费支付安全、规范、透明。（四）经费监督财政部门、审计部门应加强对会议经费使用情况的监督检查。会议主办单位应定期向财政部门、审计部门报送会议经费使用情况报告，接受监督检查。对违反规定使用会议经费的单位和个人，应依法依规进行处理。五、会议服务与保障（一）会议服务会议主办单位应选择专业的会议服务机构提供会议服务。会议服务机构应具备良好的服务意识、专业的服务技能和丰富的服务经验，能够为会议提供优质、高效的服务。会议服务机构应按照会议主办单位的要求，提供会议场地布置、会议设备租赁、会议资料印刷、会议餐饮服务、会议住宿服务、会议交通服务等全方位的会议服务。（二）会议保障会议主办单位应加强对会议的组织协调和保障工作，确保会议顺利进行。会议期间，应安排专人负责会议的组织、协调、服务等工作，及时处理各类突发情况。会议主办单位应与相关部门保持密切沟通协调，共同做好会议的安全保卫、环境卫生、电力供应、通信保障等工作，为会议提供良好的环境和条件。六、会议评估与反馈（一）会议评估会议结束后，会议主办单位应及时组织对会议进行评估。会议评估应包括会议内容、会议组织、会议效果、会议经费使用等方面的内容。会议评估可以采用问卷调查、现场访谈、小组讨论等方式进行，广泛征求参会人员的意见和建议。（二）反馈改进会议主办单位应根据会议评估结果，及时总结经验教训，提出改进措施和建议。会议主办单位应将会议评估结果和改进措施反馈给