合同管理办法及流程

合同管理办法及流程一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定、修订和完善公司合同管理制度。对合同签订、履行情况进行监督检查，协调解决合同履行过程中出现的问题。参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。负责合同的归档管理，建立合同台账。2.业务部门负责合同的发起、谈判、起草等工作。对合同条款进行审核，确保合同内容符合业务实际需求。负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题。配合合同管理部门做好合同的监督检查和归档管理工作。3.法务部门负责对合同进行法律审核，确保合同的合法性、有效性。为合同签订、履行提供法律咨询和服务。参与重大合同纠纷的处理。4.财务部门负责对合同涉及的资金往来进行审核和监督。协助业务部门做好合同款项的收付工作。二、合同签订流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，填写《合同发起审批表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容。2.将《合同发起审批表》及相关资料提交给部门负责人审核。（二）部门审核1.部门负责人对合同的必要性、可行性、合法性等进行审核，签署审核意见。2.如审核通过，将《合同发起审批表》及相关资料提交给合同管理部门。（三）合同评审1.合同管理部门组织相关部门对合同进行评审，包括业务部门、法务部门、财务部门等。2.各部门根据职责分工，对合同条款进行审核，提出修改意见。3.业务部门根据评审意见对合同进行修改完善。（四）法律审核1.法务部门对修改后的合同进行法律审核，重点审查合同的合法性、有效性、风险防范条款等。2.如发现问题，及时与业务部门沟通，提出法律意见和建议，业务部门进行修改。（五）领导审批1.业务部门将经过评审和法律审核的合同提交给公司领导审批。2.公司领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批，签署审批意见。（六）合同签订1.经公司领导审批通过后，业务部门与合同对方当事人签订合同。2.签订合同应使用公司统一的合同文本，如因特殊情况需要使用对方提供的合同文本，应经法务部门审核同意。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的时间节点、工作内容、责任人等。2.将合同履行计划提交给部门负责人审核。（二）履行跟踪与监督1.业务部门按照合同履行计划组织实施合同履行工作，定期对合同履行情况进行跟踪检查。2.合同管理部门对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现合同履行过程中存在风险或问题，业务部门应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门报告。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面协议。2.变更或解除合同的协议应按照合同签订流程进行审批。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门。（四）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方当事人沟通协商，争取友好解决。2.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，合同管理部门组织相关部门进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理过程中，法务部门应提供法律支持和服务，必要时可委托律师代理诉讼或仲裁。四、合同档案管理（一）归档范围1.合同文本及相关附件，包括合同的初稿、修改稿、正式文本等。2.合同签订过程中形成的各类文件，如《合同发起审批表》、评审意见、法律审核意见、领导审批意见等。3.合同履行过程中形成的各类文件，如履行计划、跟踪检查记录、变更与解除协议、纠纷处理文件等。（二）归档要求1.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保档案的完整性和系统性。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存，电子档案应与纸质档案内容一致。3.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。（三）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.如需借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人、合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。3.借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自转借、复印、涂改或丢失，借阅期限届满后应及时归还。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门定期组织相关部门对合同风险进行识别和评估，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对合同风险进行等级划分，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施，如加强合同审核、完善合同条款、增加风险防范条款、加强合同履行监督等。2.对重大合同风险，应制定专项风险应对方案，并报公司领导批准后实施。（三）风险监控与预警1.合同管理部门对合同风险进行实时监控，及时发现风险变化