发票领用与管理办法

发票领用与管理办法一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票领用、开具、保管及核销等行为，确保公司财务活动的合法、合规、准确，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内涉及发票领用与管理的所有部门和人员，包括但不限于财务部门、业务部门、采购部门等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家发票管理法律法规及相关税收政策，确保发票管理活动合法合规。2.准确及时原则保证发票领用、开具、记录等信息准确无误，并及时处理相关业务，避免因发票问题导致财务风险和税务风险。3.安全保密原则加强发票保管，确保发票安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。同时，对涉及发票的各类信息严格保密，防止信息泄露。二、发票种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票（含电子普通发票）1.开具给不能抵扣进项税额的购买方，如小规模纳税人、消费者个人等。2.公司发生的部分业务，根据税收法规规定不得开具增值税专用发票的，应开具增值税普通发票。（三）机动车销售统一发票用于公司销售机动车时开具给购买方。（四）其他发票根据公司实际业务需要，涉及的其他特定种类发票，如通用机打发票、定额发票等，按照相关规定使用。三、发票领用管理（一）领用申请1.各部门因业务需要领用发票时，应填写《发票领用申请表》，详细注明领用发票的种类、数量、预计使用时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保领用发票的用途合理、数量准确。（二）审批流程1.《发票领用申请表》提交至财务部门后，财务人员应根据公司发票库存情况、业务需求及相关规定进行审核。2.对于领用金额较大或特殊业务的发票领用申请，需经财务负责人审批同意。3.审批通过后，财务人员在申请表上签字确认，并注明可领用发票的具体信息。（三）领用方式1.现场领用申请人凭审批通过的《发票领用申请表》到财务部门指定地点，当面领取发票。财务人员应与申请人共同核对发票的种类、数量、号码等信息，并做好领用登记。2.邮寄送达对于距离较远或其他特殊情况，经财务部门同意，可采用邮寄方式将发票送达申请人。财务人员应在发票寄出后，及时告知申请人单号等物流信息，并要求申请人在收到发票后进行确认。（四）领用数量限制1.每次领用发票的数量应根据公司业务实际需求和以往发票使用情况合理确定，原则上不超过一个月的使用量。2.对于业务量较大、发票使用频繁的部门，可适当增加领用数量，但需提前向财务部门提出申请并说明理由。（五）发票交接1.现场领用发票时，财务人员与申请人应在发票交接清单上签字确认，明确交接时间、发票种类、数量、号码等内容。2.采用邮寄方式送达发票的，以快递签收记录作为交接依据。财务人员应妥善保存快递单据及签收记录，以备查询。四、发票开具管理（一）开具要求1.发票开具应按照真实的业务内容、金额、客户信息等如实填写，确保发票内容与实际交易相符。2.发票上的各项信息应清晰、准确、完整，不得涂改、挖补。如填写错误，应按照规定作废并重新开具。3.开具发票应使用中文，民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。（二）开具流程1.业务部门在与客户达成交易后，应及时将开票信息传递给财务部门。开票信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。2.财务人员根据业务部门提供的开票信息及实际交易情况，在开票系统中录入相关数据，经核对无误后开具发票。3.发票开具后，应加盖公司发票专用章。发票专用章应按照规定刻制、使用和保管，确保印章清晰、有效。（三）作废与红冲1.当月开具的发票发现有误的，可即时作废。作废发票应全联次留存，并在各联次上注明“作废”字样。2.跨月或已抄报税的发票需要作废的，应开具红字发票进行冲销。开具红字发票应按照税务机关规定的流程办理，确保手续完备、合规。（四）发票开具时间1.原则上应在交易完成并确认收入实现时及时开具发票。如客户有特殊要求，需提前或延迟开具发票的，应经财务部门同意，并按照相关规定处理。2.对于分期付款业务，应按照合同约定的收款时间分期开具发票。五、发票保管管理（一）保管责任1.公司财务部门负责发票的统一保管工作，指定专人负责发票的日常管理，确保发票安全、完整。2.各部门领用发票后，应指定专人负责本部门发票的保管，不得擅自将发票转借、转让、代开或丢失。（二）保管场所1.发票应存放在安全、干燥、通风的专用场所，配备必要的防火、防盗、防潮等设施。2.财务部门应设置专门的发票保险柜，用于存放空白发票、已开具未核销发票及发票存根联等。（三）保管期限1.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.发票领用记录、发票开具清单等相关资料应长期保存，以备税务机关检查和公司内部审计等需要。（四）盘点与核对1.财务部门应定期对发票进行盘点，确保账实相符。盘点工作可每月或每季度进行一次，盘点结果应形成书面报告。2.每年年末，应对全年发票的领用、开具、保管及核销情况进行全面核对，发现问题及时查明原因并进行处理。六、发票核销管理（一）核销申请1.各部门在发票使用完毕后，应及时整理发票存根联，填写《发票核销申请表》，注明发票种类、号码、开具金额、使用起止日期等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。（二）核销流程1.财务人员收到《发票核销申请表》后，应认真核对发票存根联与申请表上的信息是否一致，并与开票系统记录进行比对。2.对于发票开具金额较大或存在疑问的发票，财务人员应进行实地核实或要求业务部门提供相关证明材料。3.经审核无误后，财务人员在申请表上签字确认，并办理发票核销手续。核销后的发票存根联应按照规定进行装订、归档。（三）逾期未核销处理1.对于超过规定期限未核销的发票，财务部门应及时通知相关部门进行清理。如因特殊原因无法按时核销的，应书面说明理由并报财务负责人批准。2.对逾期未核销发票涉及的相关责任人，公司将按照规定进行相应的处罚。七、发票风险防控（一）税务风险防控1.加强对税收法规政策的学习与培训，确保财务人员及相关业务人员熟悉发票管理的各项规定，准确把握税务风险点。2.定期开展税务自查工作，对发票领用、开具、保管及核销等环节进行全面检查，及时发现并纠正存在的问题，避免税务风险。3.积极配合税务机关的检查工作，如实提供相关资料，对于税务机关提出的问题，应及时整改落实。（二）内部管理风险防控1.建立健全发票管理制度和内部控制流程，明确各部门及人员在发票管理中的职责和权限，加强相互监督与制约。2.加强对发票管理人员的职业道德教育和业务培训，提高其风险意识和业务水平，防止因人为因素导致发票管理风险。3.利用信息化手段加强发票管理，如建立发票管理系统，实现发票信息的实时监控、查询和统计分析，提高发票管理的效率和准确性。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对发票领用与管理情况进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况、发票使用的合规性等。2.审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反发票管理规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）外部检查1.积极配合税务机关、财政部门等外部监管部门的检查工作，如实提供发票管理相关资料，接受监督检查。2.对于外部监管部门提出的问题和整改要求，应认真对待