新会计管理办法档案

新会计管理办法档案总则制定目的本办法旨在规范公司会计档案管理工作，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，为公司的财务管理和决策提供可靠依据，同时符合国家相关法律法规及行业标准要求。适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构的会计档案管理工作，涵盖会计凭证、会计账簿、财务会计报告等各类会计资料。基本原则1.依法合规原则：严格遵循国家有关会计档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证会计档案所记录的经济业务真实、准确、完整，不得篡改、伪造档案内容。3.安全保密原则：采取有效措施确保会计档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。4.便于利用原则：科学分类、整理会计档案，便于查询、检索和使用，提高档案利用效率。会计档案的内容与分类会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行回单等，是经济业务发生的原始证明。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。会计账簿1.总账：全面记录公司所有经济业务的总分类账，反映资产、负债、所有者权益、收入、费用等的总体情况。2.明细账：按照明细科目设置，详细记录各类经济业务的发生情况，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于补充记录特定资产或业务的详细信息。财务会计报告1.月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务报表：在月度报表基础上编制，提供更全面的季度财务信息。3.年度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等，是对公司全年财务状况和经营成果的综合反映。其他会计资料1.银行对账单：反映公司银行账户与银行之间资金往来的对账单据。2.银行存款余额调节表：用于核对公司银行存款日记账与银行对账单余额差异的调节表。3.纳税申报表：记录公司各项税费申报缴纳情况的报表。4.财务审计报告：由注册会计师出具的对公司财务报表真实性、合法性和公允性的审计意见报告。5.会计档案移交清册：记录会计档案在不同保管期限和保管地点之间移交情况的清册。6.会计档案保管清册：详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息的清册。7.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况的清册，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁原因等。会计档案的整理与归档整理要求1.分类清晰：按照会计档案的类别，如凭证、账簿、报表等进行分类整理。2.顺序排列：会计凭证按照编号顺序排列，会计账簿按照页码顺序排列，财务会计报告按照时间顺序排列。3.装订规范：会计凭证应使用统一的凭证封面和封底，整齐装订，装订线处加盖骑缝章；会计账簿应加装封面和扉页，装订牢固；财务会计报告应折叠整齐，加装封面装订成册。4.标识明确：在每册会计档案上应标明档案名称、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。归档流程1.收集：会计人员在完成经济业务的核算后，及时收集各类会计资料，确保资料齐全、完整。2.初步整理：对收集到的会计资料进行初步分类、排序和装订，使其符合整理要求。3.移交档案部门：会计人员定期将整理好的会计档案移交至公司档案管理部门，办理移交手续，填写会计档案移交清册。4.档案部门审核归档：档案管理部门对移交的会计档案进行审核，审核无误后按照规定的保管期限和存放地点进行归档。会计档案的保管保管期限1.永久保管：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等重要会计档案应永久保管。2.定期保管：会计凭证、会计账簿、月度和季度财务报表等会计档案的保管期限为30年；银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表等其他会计资料的保管期限为10年。保管地点1.档案库房：公司应设立专门的档案库房，用于存放会计档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.存放方式：会计档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，标明各类档案的存放位置。保管措施1.专人负责：档案管理部门应指定专人负责会计档案的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.定期检查：保管人员应定期对会计档案进行检查，查看档案是否完好无损，有无受潮、发霉、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.安全防护：加强档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案安全。同时，对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识。4.备份存储：对重要的会计档案应进行电子备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和更新，防止数据丢失。会计档案的查阅与借阅查阅规定1.内部查阅：公司内部因工作需要查阅会计档案的，应填写会计档案查阅申请表，经本部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。2.外部查阅：外单位因特殊原因需要查阅公司会计档案的，应持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应严格按照规定提供档案，并进行登记。查阅人员不得将会计档案带出公司指定地点，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。借阅规定1.内部借阅：公司内部人员因工作需要借阅会计档案的，应填写会计档案借阅申请表，经本部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。2.外部借阅：原则上不得对外单位借阅公司会计档案，如因特殊情况确需借阅的，应经公司总经理批准，并签订保密协议。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应严格按照保密协议的要求，妥善保管和使用借阅的会计档案，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。会计档案的销毁销毁条件1.保管期满：会计档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务已经结清，经公司档案管理部门和财务部门共同审核，确无继续保存价值的，可以销毁。2.其他特殊情况：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。销毁程序1.提出申请：档案管理部门会同财务部门对拟销毁的会计档案进行鉴定，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.审批：会计档案销毁清册报经公司分管领导和总经理批准。3.销毁实施：由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。监督与检查内部监督1.档案管理部门自查：档案管理部门应定期对会计档案管理工作进行自查，检查档案的整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合规定，发现问题及时整改。2.财务部门监督：财务部门应加强对会计档案管理工作的监督，定期检查会计档案的真实性、完整性和准确性，确保会计档案能够真实反映公司的财务状况和经营成果。外部检查1.接受审计监督：公司应积极配合注册会计师的审