合同专用章管理办法

合同专用章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同专用章的管理，规范合同专用章的使用，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在签订各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件时对合同专用章的使用管理。（三）定义1.合同专用章：是公司在签订合同等具有法律效力文件时使用的专用印章，具有特定的法律效力。2.印章使用部门：指公司内具体负责签订合同并申请使用合同专用章的部门。3.印章保管人：指负责保管合同专用章的人员。二、合同专用章的刻制、启用与废止（一）刻制1.合同专用章的刻制由公司办公室统一负责，根据公司相关规定及业务需求，填写《印章刻制申请表》，报公司领导审批。2.申请表应详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息。3.经审批通过后，办公室按照国家有关规定选择具有资质的印章制作单位进行刻制。（二）启用1.合同专用章刻制完成后，由办公室负责办理启用手续。2.启用时需填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等，并附印章印模。3.《印章启用申请表》经公司领导审批后，方可正式启用。（三）废止1.当合同专用章因磨损、遗失、变更等原因不再使用时，由印章保管人提出废止申请，填写《印章废止申请表》。2.申请表应说明废止原因，并附废止印章印模。3.《印章废止申请表》经公司领导审批后，由办公室负责将废止印章封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。三、合同专用章的保管（一）保管人员1.合同专用章由公司办公室指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员应与印章使用部门及其他相关部门保持密切沟通，确保印章使用的及时性和准确性。（二）保管要求1.合同专用章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，钥匙分别由保管人员和办公室主任或其授权人员持有。2.保管人员不得擅自将合同专用章带出公司办公区域，如因工作需要确需带出的，须经公司领导批准，并办理相关借用手续。3.保管人员应定期对合同专用章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章损坏或遗失，应立即报告公司领导，并采取相应的措施。（三）交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接时，应办理印章交接手续。2.交接时，交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，清单应详细记录印章名称、规格、数量、交接日期等信息。3.交接手续完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定。四、合同专用章的使用（一）使用范围1.合同专用章仅限于公司签订各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件时使用。2.严禁将合同专用章用于任何与合同签订无关的文件或事项。（二）使用流程1.申请：印章使用部门在签订合同前，应填写《合同专用章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订日期、对方单位名称、合同金额、付款方式等信息，并加盖部门公章。2.审核：申请表经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。分管领导应认真审核合同条款，确保合同内容合法合规、公平合理，并在申请表上签署审批意见。3.用印：经审批通过后，印章使用部门持《合同专用章使用申请表》到办公室办理用印手续。办公室印章保管人员应对申请表及合同文本进行再次核对，确认无误后，在合同指定位置加盖合同专用章，并做好用印登记。4.登记：用印登记应详细记录用印日期、合同名称、编号、对方单位名称、印章使用人、审批人等信息，以备查询和追溯。（三）使用限制1.合同专用章不得在空白合同、协议、意向书等文件上加盖。如因特殊情况需要先行加盖印章的，必须经公司领导批准，并由印章使用部门指定专人负责跟踪合同签订情况，确保合同及时签订并生效。2.严禁在未经审批的合同文本上加盖合同专用章。如发现违规用印行为，将追究相关责任人的责任。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室负责定期对合同专用章的使用情况进行监督检查，检查内容包括印章保管、使用流程、用印登记等方面。2.检查方式可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对于违反本办法规定使用合同专用章的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。2.如因违规用印给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、