印章及u盾管理办法

印章及u盾管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章及U盾的管理，规范印章及U盾的使用流程，保障公司合法权益，防范风险，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的印章及U盾管理。（三）定义1.印章：指公司在经营活动中使用的各类公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等具有法律效力的印章。2.U盾：指用于网上银行等电子支付渠道，存储数字证书并实现身份认证的安全工具。（四）管理原则1.严格审批原则：印章及U盾的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的合法性、合理性和必要性。2.专人负责原则：指定专人负责印章及U盾的保管、使用和登记工作，明确其职责和权限。3.安全保密原则：加强印章及U盾的安全管理，采取必要的安全措施，防止印章及U盾被盗用、冒用或遗失，确保公司信息安全。4.监督检查原则：定期对印章及U盾的管理情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，确保管理办法的有效执行。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并将印章移交指定的保管人员。（二）印章的保管1.公司设立专门的印章保管室，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等，确保印章的安全存放。2.各类印章应分别指定专人保管，不得由一人保管所有印章。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章带出保管室或交予他人使用。如因工作需要携带印章外出，必须经公司领导批准，并办理相关手续。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。（三）印章的使用1.印章使用前，必须填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，并按规定的审批流程进行审批。2.审批流程如下：一般事项：由使用部门负责人签字，经分管领导审批后，方可使用印章。重要事项：由使用部门负责人签字，经分管领导审核后，报公司总经理审批。涉及重大决策、合同签订等事项：由使用部门负责人签字，经分管领导审核后，报公司董事会审批。3.印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行用印，核对用印内容与申请表一致后，在用印处加盖印章，并留存申请表复印件。4.用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖空白纸张。用印后，应及时将印章归还原位，并做好用印登记工作。5.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经公司领导批准，并注明用途、有效期限等信息。（四）印章的停用与销毁1.因机构变更、业务调整等原因，印章不再使用时，应由保管人员填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，办理停用手续。2.停用的印章应及时交回行政部门，由行政部门统一封存保管。3.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，会同相关部门进行销毁。销毁过程应进行记录，并由参与销毁的人员签字确认。三、U盾管理（一）U盾的领取1.U盾由公司财务部门统一领取，并按照银行要求进行初始化设置。2.领取U盾时，财务人员应填写《U盾领取登记表》，注明U盾编号、领取人、领取时间等信息。（二）U盾的保管1.U盾应指定专人保管，保管人员应妥善保管U盾，不得擅自将U盾交予他人使用。2.U盾保管人员应将U盾存放在安全的地方，如保险柜、密码箱等，并设置安全的密码。3.如U盾保管人员发生变动，应及时办理U盾交接手续，并在《U盾交接登记表》上签字确认。（三）U盾的使用1.U盾使用前，必须填写《U盾使用申请表》，注明使用事由、使用金额、使用人、使用时间等信息，并按规定的审批流程进行审批。2.审批流程如下：一般事项：由使用部门负责人签字，经分管领导审批后，方可使用U盾。重要事项：由使用部门负责人签字，经分管领导审核后，报公司总经理审批。涉及重大资金支付等事项：由使用部门负责人签字，经分管领导审核后，报公司董事会审批。3.U盾保管人员应严格按照审批后的《U盾使用申请表》进行操作，输入正确的密码，完成支付流程。操作完成后，应及时将U盾归还原位，并做好使用登记工作。4.严禁在未经过审批的情况下使用U盾进行支付操作。如因特殊情况需要紧急支付，必须经公司领导批准，并在事后及时补办审批手续。（四）U盾的挂失与补办1.如U盾遗失或被盗用，保管人员应立即向公司财务部门报告，并及时到银行办理挂失手续。2.挂失后，财务部门应填写《U盾补办申请表》，经公司领导审批后，到银行办理补办手续。3.补办U盾后，应及时更新相关系统和资料，并做好记录。四、监督与检查（一）定期检查公司行政部门和财务部门应定期对印章及U盾的管理情况进行检查，检查内容包括印章及U盾的保管、使用、登记等情况。检查结果应形成书面报告，并提交公司领导。（二）不定期抽查公司领导或审计部门有权对印章及U盾的管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（三）违规处理对于违反本管理办法的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。五、附则（一）解释权本管理办法由公